Hello!
ฉันชื่อ Masha ฉันทำงานเป็นวิศวกรประกันคุณภาพในกลุ่มบริษัท Tinkoff งาน QA เกี่ยวข้องกับการสื่อสารจำนวนมากกับผู้คนจากหลากหลายทีม และฉันก็เป็นผู้จัดการและผู้บรรยายของโปรแกรมการศึกษาด้วย ดังนั้นแผนที่การสื่อสารของฉันจึงกว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และเมื่อถึงจุดหนึ่งฉันก็ระเบิด: ฉันรู้ว่าฉันทำไม่ได้อีกต่อไป ฉันไม่สามารถ ฉันไม่สามารถกรอกตารางและเอกสารที่อ่านไม่ได้จำนวนมาก
แน่นอนว่าตอนนี้พวกคุณแต่ละคนจินตนาการถึงสิ่งที่ฉันกำลังพูดถึงและเหงื่อแตก: รายชื่อนามสกุลที่ไม่มีลำดับตัวอักษร, ตารางที่มีคอลัมน์หลายร้อยคอลัมน์พร้อมเลย์เอาต์ที่เลอะเทอะ, ตารางที่มีหลายพันบรรทัดที่คุณต้องลบนิ้วของคุณ บนล้อเลื่อนของเมาส์เพื่อดูหัวข้อ หน้าคำแนะนำที่ไม่มีเลขจำนวนหลายหน้า จดหมายหลายร้อยฉบับที่ส่งถึงกันด้วยข้อมูลที่จำเป็นต้องวิเคราะห์และจัดระบบและยัดลงในตารางเดียวกันที่อ่านไม่ออก
ดังนั้น เมื่อฉันใจเย็นลงเล็กน้อย ฉันจึงตัดสินใจเขียนบทความนี้ ฉันจะพูดถึงวิธีการตามปกติ (แม้บางครั้งสะดวก) รักษาเอกสารต่างๆ ที่ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ ฉันหวังว่าบทความจะกระจายไปทั่วเครือข่ายและระดับนรกในแผนกที่อยู่ติดกับการพัฒนาจะลดลงอย่างน้อยเล็กน้อย และผู้คน (รวมถึงฉันด้วย) จะมีความสุขมากขึ้นเล็กน้อย
เครื่องมือ
เอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์มักจะถูกเก็บไว้พร้อมกับรหัส ซึ่งเป็นสิ่งที่ดี และเอกสารที่ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์มักจะเก็บไว้ที่ใดก็ได้ บ่อยครั้งที่ผู้คนพยายามนำข้อมูลจากที่ต่างๆ มาสู่การบรรจบกัน และเราก็ไม่มีข้อยกเว้น ดังนั้นเรื่องราวที่เหลือก็เกี่ยวกับเขา
โดยทั่วไปแล้ว การบรรจบกันเป็นเครื่องมือวิกิขั้นสูง ช่วยให้คุณสามารถทำงานกับข้อมูลในการแสดงผลประเภทต่างๆ: ข้อความที่มีการจัดรูปแบบ ตาราง แผนภูมิต่างๆ นี่เป็นเครื่องมือที่น่าสนใจและทรงพลัง แต่ถ้าคุณไม่รู้วิธีทำ คุณจะได้รับเอกสารที่ไม่สามารถอ่านได้อีกกองหนึ่ง ฉันจะสอนคุณทำอาหาร!
แมโคร
ความมหัศจรรย์เกือบทั้งหมดของการบรรจบกันนั้นสร้างขึ้นจากมาโคร มีมาโครจำนวนมากและสามารถรวมเข้าด้วยกันได้ เป็นแบบชำระเงินและฟรี นอกจากนี้ จะมีตัวอย่างมาโครต่างๆ พร้อมลิงก์ไปยังเอกสารประกอบสำหรับพวกเขา
อินเทอร์เฟซสำหรับการทำงานกับมาโครนั้นเรียบง่ายที่สุด ในการเพิ่มมาโคร คุณต้องคลิกที่เครื่องหมายบวกและเลือกองค์ประกอบที่ต้องการจากรายการ
หากมาโครเป็นแบบพอเพียง นั่นคือไม่ต้องการการแทรกสิ่งอื่นภายในตัวมันเอง ดูเหมือนเป็นบล็อก
หากมาโครต้องการบางสิ่งภายในนั้นเพื่อให้ทำงาน จะมีลักษณะเป็นกล่อง
ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถใส่เฟรมอื่นๆ ได้มากเท่าที่คุณต้องการในเฟรมเดียว ตราบใดที่พีระมิดของคุณมีตรรกะ
มาโครแต่ละตัวมีการแสดงตัวอย่าง: มันจะแสดงทันทีว่าคุณกรอกและกำหนดค่ามาโครถูกต้องหรือไม่
แม่แบบ
นอกจากมาโครแล้วยังมีเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการเติมเนื้อหาล่วงหน้า - นี่คือเทมเพลต
สามารถใช้เทมเพลตเมื่อสร้างเพจใดก็ได้ เพียงคลิกที่จุดสามจุดถัดจากปุ่ม "สร้าง" แล้วเลือกเทมเพลตที่ต้องการ
จากนั้นเนื้อหาทั้งหมดที่อยู่ในเทมเพลตจะถูกเพิ่มไปยังหน้าที่สร้างขึ้น
ทุกคนสามารถสร้างเพจจากเทมเพลตได้ แต่เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์สร้างหรือแก้ไขเทมเพลตเองเท่านั้นที่สามารถสร้างเพจได้ คุณสามารถเพิ่มคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีดูแลเพจในเทมเพลตได้
เมจิกโต๊ะ
อันที่จริง ในฐานะนักเทคโนโลยี ฉันชอบโต๊ะมากและสามารถใส่ข้อมูลเกือบทุกอย่างลงในโต๊ะได้ (แม้ว่าจะไม่ได้ผลเสมอไปก็ตาม) ตัวตารางมีความชัดเจน มีโครงสร้าง ปรับขนาดได้ มีมนต์ขลัง!
แต่แม้กระทั่งสิ่งที่ยอดเยี่ยมเช่นตารางก็สามารถถูกทำลายได้ และสามารถนำไปใช้และปรับปรุงได้สำเร็จ เพิ่มเติมเกี่ยวกับด้านล่าง
การกรอง (ปลั๊กอินแบบชำระเงิน)
ตารางขนาดใหญ่ที่อ่านไม่ออกสามารถทำให้ใหญ่น้อยลงเล็กน้อยและอ่านง่ายขึ้นเล็กน้อยโดยใช้การกรอง ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้มาโครแบบชำระเงินได้ .
ภายในมาโครนี้ คุณต้องดันโต๊ะ (แม้แต่อันที่น่าเกลียดที่สุดก็เป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือต้องดันโต๊ะทั้งหมด) ในมาโคร คุณสามารถเลือกคอลัมน์สำหรับตัวกรองแบบเลื่อนลง ตัวกรองข้อความ ตัวเลข และตัวกรองวันที่
แค่จินตนาการว่าข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้สมัครสำหรับตำแหน่งงานว่างทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในรายการแบบตาราง โดยธรรมชาติไม่เรียงลำดับ - ผู้คนไม่มาสัมภาษณ์ตามลำดับตัวอักษร และคุณต้องเข้าใจว่าคุณเคยสัมภาษณ์ผู้สมัครรายใดรายหนึ่งมาก่อนหรือไม่ คุณเพียงแค่ใส่นรกนี้ในมาโครตัวกรอง เพิ่มตัวกรองข้อความตามนามสกุล - และ voila ข้อมูลจะอยู่บนหน้าจอของคุณ
เป็นที่น่าสังเกตว่าการกรองตารางขนาดใหญ่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของระบบและเวลาในการโหลดหน้าเว็บ ดังนั้นการใส่ตารางขนาดใหญ่ในตัวกรองจึงเป็นการค้ำชั่วคราว เป็นการดีกว่าที่จะสร้างกระบวนการที่ผู้คนไม่ต้องสร้างตารางขนาดใหญ่ที่อ่านไม่ออก (อัน ตัวอย่างกระบวนการจะอยู่ท้ายบทความ)
การเรียงลำดับ (ปลั๊กอินแบบชำระเงิน)
ด้วยแมจิกมาโคร คุณยังสามารถตั้งค่าการเรียงลำดับเริ่มต้นในคอลัมน์ใดก็ได้และกำหนดหมายเลขแถว หรือคลิกที่คอลัมน์ใดๆ ของตารางที่ใส่ไว้ในมาโครตัวกรอง แล้วการเรียงลำดับตามคอลัมน์นี้จะเกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่น คุณมีตารางเดียวกันกับผู้สมัครและคุณต้องทราบว่ามีการสัมภาษณ์กี่ครั้งในเดือนหนึ่งๆ - จัดเรียงตามวันที่และชื่นชมยินดี
Pivot Table (ปลั๊กอินแบบชำระเงิน)
ตอนนี้เรามาดูกรณีที่น่าสนใจกันดีกว่า ลองนึกภาพว่าโต๊ะของคุณมีขนาดใหญ่และคุณต้องคำนวณบางอย่างบนนั้น แน่นอน คุณสามารถคัดลอกไปยัง Excel คำนวณสิ่งที่คุณต้องการ และอัปโหลดข้อมูลกลับไปที่ Confluence คุณสามารถใช้มาโครครั้งเดียวได้หรือไม่? และได้ผลเหมือนกันอัพเดทเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น: คุณมีตารางที่มีข้อมูลของพนักงานทั้งหมด - ตำแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์และตำแหน่งที่พวกเขาดำรงตำแหน่ง ในการคำนวณจำนวนคนในแต่ละเมือง คุณต้องเลือกในมาโคร "ตาราง Pivot" แถวที่รวมข้อมูล (ตำแหน่ง) และประเภทการดำเนินการ (เพิ่มเติม)
โดยธรรมชาติแล้ว คุณสามารถจัดกลุ่มตามเกณฑ์ต่างๆ ได้พร้อมกัน คุณสามารถดูความเป็นไปได้ทั้งหมด .
แผนภูมิ (ปลั๊กอินแบบชำระเงิน)
อย่างที่ฉันบอกไป ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบนั่งโต๊ะมากเท่ากับฉัน น่าเสียดายที่ผู้จัดการส่วนใหญ่ไม่ชอบพวกเขาเลย แต่ทุกคนชอบแผนภูมิสีสดใส
ผู้สร้าง Confluence รู้เรื่องนี้อย่างแน่นอน (แน่นอนว่าพวกเขามีเจ้านายที่ชอบรายงานและแผนภูมิด้วย ดังนั้นคุณสามารถใช้มาโครเวทย์มนตร์ได้ . ในมาโครนี้ คุณต้องใส่ตารางเดือยจากย่อหน้าก่อนหน้า และ voila - ข้อมูลสีเทาที่น่าเบื่อของคุณจะแสดงเป็นภาพที่สวยงาม
โดยธรรมชาติแล้วมาโครนี้มีการตั้งค่าด้วย ลิงก์ไปยังเอกสารสำหรับแมโครใด ๆ สามารถพบได้ในโหมดแก้ไขของแมโครนั้น
ความง่ายในการรวม
ข้อมูลจากย่อหน้าก่อนหน้านี้อาจไม่ใช่การเปิดเผยสำหรับคุณ แต่ตอนนี้คุณรู้วิธีใช้มาโครแล้ว และฉันสามารถไปยังส่วนที่น่าสนใจกว่าของบทความได้
แท็ก
เป็นเรื่องไม่ดีเมื่อมีคนเก็บข้อมูลไว้ในบทความที่ไม่มีโครงสร้างหรือตารางขนาดใหญ่ ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือเมื่อบางส่วนของข้อมูลนี้ไม่เพียงแต่อ่านไม่ออกเท่านั้น แต่ยังกระจายอยู่ทั่วพื้นที่ที่กว้างใหญ่ของการบรรจบกันอีกด้วย โชคดีที่สามารถรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายได้ในที่เดียว สำหรับสิ่งนี้คุณต้องใช้ (แท็กที่ทุกคนคุ้นเคยบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก)
สามารถเพิ่มแท็กจำนวนเท่าใดก็ได้ในหน้าใดก็ได้ การคลิกที่แท็กจะนำคุณไปยังหน้ารวมที่มีลิงก์ไปยังเนื้อหาทั้งหมดที่มีแท็กนั้น ตลอดจนแท็กที่เกี่ยวข้องชุดหนึ่ง แท็กที่เกี่ยวข้องคือแท็กที่ปรากฏบ่อยครั้งในหน้าเดียวกัน
คุณสมบัติของเพจ
คุณสามารถเพิ่มแมโครที่น่าสนใจลงในหน้าสำหรับข้อมูลการจัดโครงสร้าง - . ภายในนั้น คุณต้องส่งตารางสองคอลัมน์ คอลัมน์แรกจะเป็นคีย์ และคอลัมน์ที่สองจะเป็นค่าของคุณสมบัติ นอกจากนี้ยังสามารถซ่อนแมโครจากเพจเพื่อไม่ให้รบกวนการอ่านเนื้อหา แต่เพจจะยังคงถูกทำเครื่องหมายด้วยคีย์ที่จำเป็น
ให้ความสนใจกับ ID - สะดวกที่จะตั้งค่าให้แขวนกลุ่มคุณสมบัติต่างๆ ในหน้าต่างๆ (หรือแม้แต่กลุ่มคุณสมบัติต่างๆ ในหน้าเดียว)
รายงาน
คุณสามารถรวบรวมรายงานโดยใช้แท็ก ตัวอย่างเช่นมาโคร รวบรวมทุกหน้าด้วยแท็กชุดหนึ่ง
แต่รายงานที่น่าสนใจกว่าคือมาโคร . นอกจากนี้ยังรวบรวมหน้าทั้งหมดที่มีแท็กชุดหนึ่ง แต่ไม่เพียงแค่แสดงรายการ แต่รวบรวมตาราง (คุณจับความเชื่อมโยงกับจุดเริ่มต้นของบทความหรือไม่) ซึ่งคอลัมน์เหล่านี้เป็นคีย์ของคุณสมบัติของหน้า
มันกลายเป็นตารางสรุปข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เป็นเรื่องดีที่มีฟีเจอร์อำนวยความสะดวก: เลย์เอาต์แบบปรับเปลี่ยนได้ การเรียงลำดับตามคอลัมน์ใดๆ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดค่าตารางการรายงานดังกล่าวภายในมาโครได้
เมื่อกำหนดค่า คุณสามารถลบบางคอลัมน์ออกจากรายงาน ตั้งค่าสถานะเริ่มต้นหรือจำนวนของเรคคอร์ดที่แสดง คุณยังสามารถตั้งค่า ID คุณสมบัติเพจเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ
ตัวอย่างเช่น คุณมีเพจพนักงานจำนวนมาก เพจเหล่านี้มีชุดคุณสมบัติเกี่ยวกับบุคคล: เขาอยู่ระดับไหน อยู่ที่ไหน เข้าร่วมทีมเมื่อใด และอื่นๆ คุณสมบัติเหล่านี้ถูกทำเครื่องหมายไว้ id = ลูกจ้าง_inf. และมีคุณสมบัติชุดที่สองในหน้าเดียวกัน ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลในฐานะส่วนหนึ่งของทีม: บุคคลนั้นทำหน้าที่อะไร อยู่ในทีมใด และอื่นๆ คุณสมบัติเหล่านี้ถูกทำเครื่องหมายไว้ ไอดี = team_inf. จากนั้นเมื่อรวบรวมรายงาน คุณสามารถแสดงเฉพาะข้อมูลสำหรับหนึ่งหรือสอง ID ในคราวเดียว แล้วแต่ว่าจะสะดวกกว่าแบบใด
ข้อดีของวิธีนี้คือทุกคนสามารถรวบรวมตารางข้อมูลที่ต้องการได้ ซึ่งจะไม่ซ้ำซ้อนและจะได้รับการอัปเดตเมื่อมีการอัปเดตหน้าหลัก ตัวอย่างเช่น: หัวหน้าทีมไม่สนใจว่านักพัฒนาของเขาจะได้งานเมื่อใด แต่สิ่งสำคัญคือบทบาทของแต่ละคนในทีม หัวหน้าทีมจะรวบรวมรายงานเกี่ยวกับทีม และนักบัญชีไม่สนใจว่าใครทำหน้าที่อะไร แต่ตำแหน่งมีความสำคัญ - เขาจะรวบรวมรายงานเกี่ยวกับตำแหน่ง ในกรณีนี้แหล่งข้อมูลจะไม่ถูกทำซ้ำหรือถ่ายโอน
กระบวนการสุดท้าย
การแนะนำ
ดังนั้นเราจึงสามารถจัดโครงสร้างและรวบรวมข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพใน Confluence โดยใช้มาโครเป็นตัวอย่าง แต่ตามหลักแล้ว คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลใหม่ได้รับการจัดโครงสร้างทันทีและเข้าสู่กลไกการรวมทั้งหมดที่ใช้งานอยู่แล้ว
มาโครและเทมเพลตจำนวนมากจะมาช่วยที่นี่ หากต้องการให้คนสร้างหน้าใหม่ในรูปแบบที่ถูกต้อง คุณสามารถใช้แมโครสร้างจากเทมเพลต มันเพิ่มปุ่มไปที่หน้าโดยคลิกที่หน้าใหม่จะถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตที่คุณต้องการ วิธีนี้ทำให้ผู้คนทำงานในรูปแบบที่คุณต้องการได้ทันที
ในเทมเพลตที่คุณอนุญาตให้สร้างเพจ คุณต้องเพิ่มป้ายกำกับ มาโคร "คุณสมบัติของเพจ" และตารางของคุณสมบัติที่คุณต้องการล่วงหน้า ฉันยังแนะนำให้เพิ่มคำแนะนำเกี่ยวกับค่าที่จะเติมหน้าและค่าคุณสมบัติ
จากนั้นกระบวนการสุดท้ายจะมีลักษณะดังนี้:
- คุณกำลังสร้างเทมเพลตสำหรับข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่ง
- ในเทมเพลตนี้ ให้เพิ่มป้ายกำกับและคุณสมบัติของหน้าในแมโคร
- ในที่ที่สะดวกให้สร้างรูทเพจด้วยปุ่มโดยคลิกที่เพจย่อยถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลต
- เริ่มต้นที่หน้ารูทของผู้ใช้ที่อาจสร้างข้อมูลที่จำเป็น (ตามเทมเพลตที่ต้องการโดยคลิกที่ปุ่ม)
- รวบรวมรายงานคุณสมบัติของเพจผ่านแท็กที่คุณระบุในเทมเพลต
- ชื่นชมยินดี: คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการในรูปแบบที่สะดวก
ข้อผิดพลาด
ในฐานะวิศวกรที่มีคุณภาพ ผมสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบในโลกนี้ แม้แต่โต๊ะศักดิ์สิทธิ์ก็ไม่สมบูรณ์ และมีข้อผิดพลาดในกระบวนการข้างต้น
- หากคุณตัดสินใจเปลี่ยนชื่อหรือส่วนประกอบของคุณสมบัติเพจ คุณจะต้องอัพเดตออบเจกต์ที่สร้างไว้แล้วทั้งหมด เพื่อให้ข้อมูลถูกดึงเข้าสู่รายงานสรุปได้อย่างถูกต้อง นี่เป็นเรื่องน่าเศร้า แต่ในทางกลับกัน มันบังคับให้คุณต้องคิดรายละเอียดเกี่ยวกับ "สถาปัตยกรรม" ของชุดข้อมูลของคุณ ซึ่งเป็นงานที่น่าสนใจมาก
- คุณจะต้องเขียนคำแนะนำในจำนวนที่เหมาะสมเกี่ยวกับวิธีการกรอกตารางข้อมูลและใช้แท็ก แต่ในทางกลับกัน คุณสามารถโยนบทความนี้ไปที่คนที่ใช่ได้เลย
ตัวอย่างการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์
ด้วยกระบวนการที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถจัดระเบียบการจัดเก็บข้อมูลได้เกือบทุกชนิด ความสวยงามของวิธีการคือมันเป็นสากล: เมื่อผู้ใช้ชินกับมันแล้ว พวกเขาจะหยุดสร้างความวุ่นวาย นอกจากนี้ข้อดีที่สำคัญ (แต่ไม่ฟรี) คือความสามารถในการรวบรวมสถิติต่าง ๆ ได้ทันทีและวาดไดอะแกรมที่สวยงาม
ฉันจะยกตัวอย่างกระบวนการของเราในการรักษาข้อมูลเกี่ยวกับทีม
สำหรับแต่ละคนในทีม เราตัดสินใจที่จะสร้างบัตรพนักงาน ดังนั้นเราจึงมีเทมเพลตตามที่แต่ละคนใหม่สร้างการ์ดนี้สำหรับตัวเองและเก็บข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดของเขาไว้ในนั้น
อย่างที่คุณเห็น เรามีตารางคุณสมบัติโดยละเอียดและมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีดูแลรักษาหน้านี้ทันที พนักงานติดแท็กบางส่วนตามคำแนะนำในเทมเพลตเฉพาะแท็กหลักเท่านั้น: แท็กการ์ด บัตรพนักงานแท็กทิศทาง ทิศทางที่เกี่ยวข้อง และแท็กคำสั่ง ทีม Qa.
เป็นผลให้หลังจากที่ทุกคนสร้างการ์ดสำหรับตัวเองแล้วจะได้รับตารางที่สมบูรณ์พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้ในจุดต่างๆ ผู้จัดการทรัพยากรสามารถรวบรวมตารางทั่วไปสำหรับตนเอง และหัวหน้าทีมสามารถรวบรวมตารางคำสั่งได้โดยการเพิ่มแท็กทีมไปยังส่วนที่เลือก
ตามแท็ก คุณสามารถดูข้อมูลสรุปต่างๆ เช่น โดย qa-อัพเกรดแผน งานทั้งหมดสำหรับการพัฒนา QA จะแสดงขึ้น ในขณะเดียวกัน แต่ละคนในบัตรพนักงานของเขาจะเก็บเรื่องราวที่สำคัญและแผนการพัฒนาของเขาเอง - เขาสร้างหน้าที่ซ้อนกันจากเทมเพลตแผนการพัฒนา
ข้อสรุป
เก็บเอกสารใด ๆ ในลักษณะที่คุณไม่ต้องละอายใจ และผู้ใช้จะไม่เจ็บปวดอย่างสุดซึ้ง!
ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์และคำสั่งซื้อจะมาในเอกสารทั้งหมดของโลก
ที่มา: will.com