การเปลี่ยนผ่านจากระบบดัชนีบัตรไปสู่ฐานข้อมูลอัตโนมัติในหน่วยงานภาครัฐ

นับตั้งแต่วินาทีที่มีความจำเป็นเกิดขึ้นในการรักษา (บันทึกอย่างถูกต้อง) ข้อมูล ผู้คนที่บันทึก (หรือบันทึก) บนสื่อต่างๆ พร้อมเครื่องมือทุกประเภท ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการใช้งานในภายหลัง เป็นเวลาหลายพันปีที่เขาแกะสลักภาพวาดบนหินและเขียนลงบนแผ่นหนังเพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้งานในภายหลัง (เพื่อโจมตีวัวกระทิงที่ดวงตาเท่านั้น)

ในช่วงสหัสวรรษที่ผ่านมา การบันทึกข้อมูลเป็นภาษาตัวอักษร “การเขียน” ได้แพร่หลายมากขึ้น ในทางกลับกัน การเขียนถึงแม้ว่าจะมีข้อได้เปรียบที่ไม่อาจปฏิเสธได้ (ความแพร่หลาย ความสะดวกในการอ่านและการเขียนข้อมูล ฯลฯ) ในแง่ของการจัดการข้อมูล แต่ก็ไม่อนุญาตให้นำไปใช้ได้เต็มรูปแบบ สิ่งที่ดีที่สุดที่บุคคลอาจเกิดขึ้นได้ในการจัดการข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือห้องสมุด (เอกสารสำคัญ) แต่ห้องสมุดยังต้องเสริมด้วยการค้นหาพิเศษ (การจัดทำดัชนี) และเครื่องมือการจัดการข้อมูล - ดัชนีการ์ด ดัชนีการ์ดโดยพื้นฐานแล้วจะเป็นการลงทะเบียนแค็ตตาล็อกของห้องสมุด ควรกำหนดว่าควรเข้าใจคำว่าห้องสมุด (เอกสารสำคัญ) ไม่เพียงแต่เป็นห้องสมุดที่เราคุ้นเคยเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่มีการจัดระเบียบและมีโครงสร้างอื่นๆ ด้วย (เช่น ไฟล์สำนักงานทะเบียน หรือกระทรวงกิจการภายใน บริการภาษีของรัฐ ).

เป็นการยากที่จะประเมินต่ำไปว่าระบบการยื่นบัตรมีผลกระทบต่อระบบทะเบียนของรัฐบาลมากเพียงใด ตัวอย่างเช่น สถาบันทะเบียนประชากรซึ่งที่อยู่อาศัยเป็นสถานที่ทางกายภาพของข้อมูลที่จัดเก็บเกี่ยวกับพลเมือง ดังนั้นข้อมูลทั้งหมดของพลเมืองที่อาศัยอยู่ในถนนและพื้นที่บางแห่งจึงถูกจัดเก็บไว้ในแผนกทะเบียนแห่งเดียวที่กำหนดโดยพื้นที่นั้น เนื่องจากวิธีนี้ทำให้คุณสามารถค้นหา อัปเดต นับ และสร้างข้อมูลทางสถิติและการวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียว ตัวอย่างเช่น สำนักงานหนังสือเดินทางหรือแผนกภาษีที่คุณเป็นเจ้าของร้านค้าที่เป็นลายลักษณ์อักษรและข้อมูลทางกายภาพเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ (รายงานภาษีหรือบันทึกทางแพ่ง) บุคคลหรือหน่วยงานของรัฐใดๆ ตามที่อยู่การลงทะเบียน สามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ที่สำนักงานทะเบียนแห่งใด และจะยื่นคำชี้แจงรายได้ที่แผนกเขตของบริการภาษีแห่งใด

บนรากฐานของความสามารถในการบัญชีบัตร ระบบการลงทะเบียนข้อมูลทั้งหมดถูกสร้างขึ้น: เกี่ยวกับพลเมือง (สำนักงานทะเบียน สำนักงานหนังสือเดินทาง) เกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจ (แผนกบริการภาษีเขต) เกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ (แผนกทะเบียนอสังหาริมทรัพย์เขต) เกี่ยวกับยานพาหนะ ( ฝ่ายทะเบียนและสอบ) ) เกี่ยวกับทหารเกณฑ์ (นายทหาร) เป็นต้น

การบัญชีบัตรถูกบังคับให้ใช้เครื่องหมายการลงทะเบียนของรัฐพร้อมการกำหนดอาณาเขต (ภูมิภาค S227NA69-ตเวียร์) ตั้งชื่อแผนกต่าง ๆ ตามลักษณะของอาณาเขต (กรมกิจการภายในเขต Pervomaisky) บังคับและบังคับให้ย้ายข้อมูลทางกายภาพ ฯลฯ

ฉันเสนอให้พิจารณาการเคลื่อนไหวของหน่วยข้อมูลในระบบการจัดเก็บบัตรจากดัชนีบัตรหนึ่งไปยังอีกดัชนีหนึ่ง ยกตัวอย่างที่ชัดเจน มาดูขั้นตอนการจดทะเบียนรถใหม่ในระบบทะเบียนรถกัน เมื่อขายรถให้กับบุคคลที่มีสถานที่จดทะเบียน (ทะเบียน) แตกต่างจากสถานที่จดทะเบียนของเจ้าของคนก่อน ตามกฎแล้วผู้ขายและผู้ซื้อจะต้องมาที่ REO “A” (ซึ่งเป็นผู้ขายอยู่) เพื่อจดทะเบียนรถใหม่ หลังจากลงนามในสัญญาจะซื้อจะขายและกรอกเอกสารที่เกี่ยวข้องแล้ว เจ้าของใหม่จะได้รับหมายเลขเปลี่ยนเครื่องที่ถูกต้องในระยะเวลาที่จำกัด เจ้าของใหม่ในช่วงระยะเวลาที่หมายเลขการขนส่งถูกต้องจะต้องมาถึง REO “B” ที่เขาอยู่โดยการลงทะเบียน (การลงทะเบียน) หลังจากที่เขามาถึง REO “B” หมายเลขเปลี่ยนเครื่องและเอกสารการลงทะเบียนอื่นๆ ของเขาจะถูกยึด และรถยนต์ได้รับการจดทะเบียนกับเจ้าของใหม่

เพื่อให้เข้าใจถึงความเคลื่อนไหวของหน่วยข้อมูลอย่างถ่องแท้ ด้านล่างนี้เราจะเปรียบเทียบความเคลื่อนไหวของหน่วยข้อมูลกับแต่ละขั้นตอนของการลงทะเบียน

การดำเนินงาน 1

ผู้ขายและผู้ซื้อมาถึง REO “A” เพื่อซื้อหรือขายรถยนต์และติดต่อผู้ประกอบการ ผู้ปฏิบัติงานพบบัตรลงทะเบียนในแฟ้มบัตรลงทะเบียน นั่นคือ เขาค้นหาข้อมูลทางกายภาพ ซึ่งต้องใช้เวลาระยะหนึ่ง หลังจากพบบัตรจะตรวจดูว่ามีการจับกุมหรือยึดรถหรือไม่ (ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในบัตรทะเบียนรถ)

การดำเนินงาน 2

หลังจากดำเนินการลงทะเบียนที่จำเป็นแล้ว ผู้ดำเนินการจะออกหมายเลขการขนส่งและเอกสารการลงทะเบียนในระยะเวลาที่จำกัด เนื่องจากข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของใหม่จะต้องจัดเก็บไว้ใน REO “B” (เนื่องจากฐานข้อมูลเป็นแบบการ์ดและในเครื่อง) กระบวนการต่อไปนี้ได้รับการพัฒนาเพื่อถ่ายโอนข้อมูลจาก REO “A” ไปยัง REO “B” ข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของใหม่และรถของเขาจะเคลื่อนที่ไปพร้อมกับเขาซึ่งเขาจะได้รับหมายเลขการขนส่ง บัตรทะเบียนที่มีเครื่องหมายพิเศษเกี่ยวกับการถอนทะเบียนจะยังคงอยู่ใน REO “A” เพื่อเป็นหน่วยข้อมูลในประวัติศาสตร์ของรถ การยกเลิกการลงทะเบียนในกรณีนี้หมายความว่าในฐานข้อมูล REO “A” หน่วยข้อมูลนี้จะไม่ใช้งานและจะไม่อยู่ในรายการการค้นหาข้อมูลทางกายภาพที่กล่าวถึงข้างต้นอีกต่อไป (บัตรทะเบียนของรถที่ถูกถอนทะเบียนจะถูกย้ายแยกจากที่อื่น ลูกกลิ้งที่ใช้งานอยู่) ข้อมูลที่ส่งจะถูกแสดงในหมายเลขการขนส่งและในเอกสารการลงทะเบียน

การดำเนินงาน 3

เจ้าของคนใหม่ซึ่งได้รับหมายเลขเปลี่ยนเครื่องอันเป็นผลมาจากการยกเลิกการลงทะเบียนรถจาก REO “A” จะออกเดินทางไป REO “B” ชื่อของประเภทหมายเลข “การขนส่ง” บ่งบอกว่าจำเป็นต้องใช้หมายเลขนั้นในการย้ายข้อมูล ข้อมูลจะถูกถ่ายโอนจาก REO “A” ไปยัง REO “B” ซึ่งเจ้าของใหม่ทำหน้าที่เป็นผู้ให้บริการข้อมูล เพื่อให้การถ่ายโอนข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ หมายเลขการขนส่งจะออกในช่วงระยะเวลาหนึ่งซึ่งในระหว่างนั้นเจ้าของใหม่จะต้องลงทะเบียนกับ REO “B” การควบคุมกระบวนการนี้ได้รับความไว้วางใจจากหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง เป็นไปตามที่กล่าวไว้ข้างต้นว่าบรรทัดฐานทางกฎหมายและทรัพยากรมนุษย์จำนวนมหาศาลเข้ามาเกี่ยวข้องและใช้เพื่อควบคุมการดำเนินการของกระบวนการเคลื่อนย้ายข้อมูล

การดำเนินงาน 4

หลังจากที่รถมาถึง REO “B” ก็มีการลงทะเบียน ซึ่งหมายถึงการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรถไว้ในตู้เก็บเอกสารของ REO “B” ผู้ดำเนินการถอนหมายเลขการขนส่งและออกหมายเลขสถานะใหม่ พร้อมพิมพ์บัตรลงทะเบียนและป้อนลงในดัชนีบัตร บัตรลงทะเบียนนี้จะแสดงข้อมูลทั้งหมดที่ถ่ายโอนจาก REO “B”

ซึ่งจะทำให้กระบวนการถ่ายโอนข้อมูล "อนาล็อก" จาก REO "A" ไปยัง REO "B" เสร็จสมบูรณ์ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าอัลกอริทึมสำหรับการเคลื่อนย้ายข้อมูลนี้มีความซับซ้อนและต้องใช้ต้นทุนจำนวนมากทั้งจากทรัพยากรมนุษย์และจากกิจกรรมทางกายภาพ ข้อมูลรถยนต์ที่ขนส่งมีปริมาตรไม่เกิน 3 กิโลไบต์ ในขณะที่ต้นทุนตลาดในการเคลื่อนย้ายข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ซึ่งมีปริมาตร 1024 กิโลไบต์คือ 3 ซอมส์ (ตามอัตราภาษีสูงสุดของผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถือ)

ยุคแห่งการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูล DBMS

การใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในกระบวนการลงทะเบียนอาร์เรย์ขนาดใหญ่ได้อย่างมาก ทำให้เป็นอัตโนมัติและให้ผลลัพธ์ที่รับประกันสำหรับการสืบค้นข้อมูล

เพื่อเป็นตัวอย่างที่ชัดเจน เราจะมาเปรียบเทียบกับกระบวนการจดทะเบียนรถใหม่ข้างต้นหากใช้ DBMS

การดำเนินงาน 1

ผู้ขายและผู้ซื้อมาถึง REO “A” เพื่อซื้อหรือขายรถยนต์และติดต่อผู้ประกอบการ ผู้ปฏิบัติงานพบบัตรลงทะเบียนในแฟ้มบัตรลงทะเบียน นั่นคือ เขาค้นหาข้อมูลทางกายภาพ ซึ่งต้องใช้เวลาระยะหนึ่ง หลังจากพบบัตรจะตรวจดูว่ามีการจับกุมหรือยึดรถหรือไม่ (ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในบัตรทะเบียนรถ) ผู้ปฏิบัติงานป้อนข้อมูลยานพาหนะลงใน DBMS และได้รับการตอบสนองทันทีเกี่ยวกับการจับกุมหรือยึดทรัพย์

การดำเนินงาน 2

หลังจากดำเนินการลงทะเบียนที่จำเป็นแล้ว ผู้ดำเนินการจะออกหมายเลขการขนส่งและเอกสารการลงทะเบียนในระยะเวลาที่จำกัด เนื่องจากข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของใหม่จะต้องจัดเก็บไว้ใน REO “B” (เนื่องจากฐานข้อมูลเป็นแบบการ์ดและในเครื่อง) กระบวนการต่อไปนี้ได้รับการพัฒนาเพื่อถ่ายโอนข้อมูลจาก REO “A” ไปยัง REO “B” ผู้ปฏิบัติงานป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของใหม่ลงใน DBMS

เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการลงทะเบียนใหม่ การดำเนินการอื่นๆ ทั้งหมดไม่เกี่ยวข้อง เนื่องจากฐานข้อมูลเป็นแบบรวมศูนย์ เจ้าของใหม่ไม่จำเป็นต้องได้รับ (ชำระเงิน) หมายเลขการขนส่ง ยืนเข้าแถวเพื่อจดทะเบียนรถ (จัดเตรียม) ชำระค่าสมัครที่เสร็จสมบูรณ์ ฯลฯ ในขณะเดียวกัน ภาระของพนักงาน REO จะลดลง เนื่องจากการดำเนินการไม่ต้องใช้แผนการลงทะเบียนซ้ำที่ซับซ้อนอีกต่อไป

นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องมีข้อจำกัดหลายประการ เช่น การใช้คุณลักษณะระดับภูมิภาคในป้ายทะเบียนของรัฐ (ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดภูมิภาค ซึ่งจะอนุญาตให้รถยนต์จดทะเบียนใน REO ใดก็ได้) การบันทึกที่อยู่ของเจ้าของในเอกสารการลงทะเบียน การลงทะเบียนใหม่ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่อาศัยและอื่น ๆ ในรายการจำนวนมาก

ความเป็นไปได้ของการปลอมแปลงเอกสารการลงทะเบียนนั้นแทบจะหมดสิ้นไป เนื่องจากข้อมูลเกี่ยวกับยานพาหนะนั้นได้มาจากฐานข้อมูล

กระบวนการรับข้อมูลในหน่วยงานภาครัฐที่มีอยู่นั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดเก็บบัตรและการจัดเก็บข้อมูล

จากที่กล่าวมาข้างต้น สามารถกำหนดข้อดีหลักของการใช้ระบบข้อมูลอัตโนมัติ (AIS) ดังต่อไปนี้:

• เอไอเอสจะลดความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงแนวทางกระบวนการลงทะเบียนอย่างมาก
• ในกระบวนการลงทะเบียนจำเป็นต้องใช้หลักการและกฎเกณฑ์ของการออกแบบ DBMS
• เพื่อให้สามารถใช้ความสามารถของเอไอเอสได้อย่างเต็มที่ ควรเปลี่ยนขั้นตอนการลงทะเบียนที่กำหนดไว้
• ความเป็นไปได้มากมายสำหรับการรวมระบบโดยตรงกับระบบอื่นๆ (เช่น ระบบธนาคาร)
• ลดข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด
• ลดเวลาที่ประชาชนใช้ในการรับข้อมูล

ที่มา: will.com