İşbirliği, geleneksel ofis araçlarının sıkıntılı noktasıdır. On kişi aynı anda bir dosya üzerinde çalışırken, düzenlemelere değil, değişiklikleri ve yazarlarını aramaya daha fazla zaman ve çaba harcanır. Bu, her zaman uyumlu olmayan birçok uygulama nedeniyle karmaşık hale gelir. Bu sorunu çözmenin bir yolu bulut tabanlı ofis paketlerine geçmektir. Bunlardan çok fazla yok ve size Forex Club çalışanlarının muhafazakarlığının üstesinden nasıl geldiğimizi ve yüz ofisi olan dağıtılmış bir şirketi sadece birkaç ay içinde G Suite'e nasıl aktarabildiğimizi anlatacağız.
Neden geçiş yapmaya karar verdiniz?
Forex Kulübü genellikle döviz kurları üzerinden çevrimiçi ticaret bağlamında hatırlanır. Ancak bu şirket dünyanın farklı ülkelerinde çeşitli para birimi araçlarıyla çalışmaktadır. Bu nedenle müşterilere yönelik kendi platformuyla oldukça karmaşık bir BT altyapısına sahiptir.
Tanıştığımız sırada şirketin arka ofisi birkaç farklı platform ve uygulama kullanıyordu. Çalışanların çoğu için ana çalışma aracı Microsoft ofis paketi ve Zimbra'daki postaydı. Her şeyden önce, ek depolama, yedekleme, antivirüs, çok sayıda bağlayıcı ve entegrasyonun yanı sıra periyodik denetimlerle Microsoft ve Zimbra lisans yönetiminden oluşan bir üst yapı vardı.
Forex Kulübü'nün BT departmanı, bu sistemi sürdürmenin maliyetli olduğunu tespit etti. Karmaşık altyapı, çok sayıda bilgisayarın kiralanmasını gerektiriyordu. sunucularSunucu kesintileri veya internet bağlantısı arızaları durumunda uygulanacak felaket kurtarma planları ve yedeklemeler. Kesintisiz çalışmayı sağlamak için, lisans denetimlerini de yürüten özel bir yönetici departmanı kuruldu.
Farklı programların çokluğu nedeniyle sıradan Forex Kulübü çalışanları arasında sorunlar ortaya çıktı. Belge sürümü takibi olmadan, bazı düzeltmelerin yazarını ve bir metnin veya tablonun son sürümünü bulmak zordu.
Bakım maliyetlerini azaltmak amacıyla Forex Club, aynı sorunları çözmenin daha basit bir yolunu arıyordu. İşte etkileşimimiz burada başladı.
Bir alternatif bulma
Tam teşekküllü işbirliğini uygulamak için yaklaşımın kendisini değiştirmek, yerel depolamadan buluta geçmek gerekiyordu. Forex Club, tüm ofis uygulamaları için ortak bir bulut çözümü aramaya başladı. İki aday vardı: Office 365 ve G Suite.
Birçok Microsoft lisansı Forex Club'dan satın alındığından Office 365 bir öncelikti. Ancak Office 365, ofis paketinin işlevlerinin yalnızca bir kısmını buluta getirir. Kullanıcıların yine de uygulamayı kişisel hesaplarından indirmeleri ve eski şemaya göre belgelerle çalışmak için kullanmaları gerekiyor: kopyaları sürüm dizinleriyle gönderin ve yeniden kaydedin.
Google Cloud'un G Suite'i daha fazla ortak çalışma özelliğine sahiptir ve daha ucuzdur. Microsoft ürünleri söz konusu olduğunda, Kurumsal Anlaşmayı kullanmanız gerekir ve bu tamamen farklı bir harcama düzeyidir (satın alınan yazılım dikkate alındığında bile). Bizim yardımımızla, büyük müşterilere şirket hizmetlerine geçiş maliyetlerini karşılayan Google programı kapsamında G Suite'in uygulanması gerçekleştirildi.
Çalışanların kullandığı hizmetlerin çoğunun G Suite'e aktarılması planlandı:
- Takvim ve e-posta (Gmail ve Google Takvim);
- Notlar (Google Keep);
- Sohbet ve çevrimiçi konferanslar (Sohbet, Hangouts);
- Office paketi ve anket oluşturucu (Google Dokümanlar, Google Formlar);
- Paylaşılan depolama (GDrive).
Olumsuzluğun üstesinden gelmek
Herhangi bir aracın uygulanması, en uygun olanı bile, her zaman son kullanıcılardan olumsuz tepkilerle karşı karşıya kalır. Bunun temel nedeni muhafazakarlıktır, çünkü insanlar hiçbir şeyi değiştirmek istemez ve yeni çalışma yaklaşımlarına alışmak istemezler. BT dışı çalışanlar arasında yaygın olan, web'deki varlığın yalnızca sitelerde yürümek (ancak bu sitelerde çalışmamak) şeklindeki spesifik algısı nedeniyle durum daha da karmaşık hale geldi. Bununla nasıl çalışacaklarını anlamadılar.
Forex CLub tarafında projenin uygulanmasından Dmitry Ostroverkhov sorumluydu. Uygulama aşamalarını izledi, kullanıcı geri bildirimlerini topladı ve görevleri önceliklendirdi. Ortak hazırlık, çalışan anketleri ve şirket kurallarına ilişkin açıklamalar başlamamızı kolaylaştırdı.
Softline'ın bu projedeki ana görevi, kullanıcıları ve sistem yöneticilerini eğitmek ve ilk aşamada teknik destek sağlamaktı. Bir dizi eğitimle ürünün nasıl çalışması gerektiğini anlattık. Toplamda 15’er saatlik 4 eğitim gerçekleştirdik. İlki - pilot uygulamadan önce - dönüşüme zemin hazırlayan sistem yöneticileri için. Ve sonrakiler sıradan çalışanlar içindir.
Ana eğitim programının bir parçası olarak, son kullanıcıların yeni araca alışmadaki zorluklarını telafi eden faydaları vurguladık. Ve her eğitimin sonunda çalışanlar kendi sorularını sorabildiler, bu da işin başlangıcındaki tuzakları ortadan kaldırdı.
Forex Club kendi müşterilerine yönelik eğitim seminerleri düzenlese de gerekli yetkinliklere sahip öğretmen eksikliği nedeniyle şirket G Suite eğitimlerini tek başına başlatamadı. Eğitimlerimizin etkisini değerlendirmek için Forex Kulübü, eğitimden önce ve eğitimden bir süre sonra öğrenci anketleri gerçekleştirdi. İlk anket, yaklaşan değişikliklere ilişkin çoğunlukla olumsuz bir algıyı ortaya koydu. İkincisi ise tam tersine pozitifliğin artmasıdır. İnsanlar bunun işlerine de yansıdığını fark etmeye başladı.
Pilot ofisi
Proje, 2017 yılının sonunda on sistem yöneticisinin G Suite'e geçmesiyle başladı. Bu kişilerin, çözümün artılarını ve eksilerini tespit edip dönüşüme zemin hazırlayan öncüler olmaları gerekiyordu. Geri bildirimlerini ve önerilerini dikkate aldık ve Ocak 2018'de BT dışı çalışanların ilk deneme geçişi için yerel sistem yöneticisinin bulunduğu orta büyüklükte bir şube seçtik.
Geçiş eş zamanlı olarak yapıldı. Evet, insanların yeni araçlara geçmesi zordur, dolayısıyla bulut çözümü ile masaüstü uygulaması arasında seçim yapılması durumunda kullanıcılar daha tanıdık bir masaüstüne yönelecek ve küresel yükseltme planlarını yavaşlatacaktır. Pilot ofis eğitiminin tamamlanmasının ardından herkesi hızla G Suite'e geçirdik. İlk birkaç hafta boyunca bir miktar direnç yaşandı; yerel sistem yöneticisi bu sorunla ilgilendi ve tüm zor noktaları açıkladı ve gösterdi.
Pilot ofisin ardından Forex Club'ın tüm BT departmanını tamamen G Suite'e aktardık.
Şube ağının değiştirilmesi
Pilot projenin deneyimini analiz ettikten sonra Forex Club BT departmanıyla birlikte şirketin geri kalanı için bir geçiş planı geliştirdik. Başlangıçta sürecin iki aşamada gerçekleşmesi planlanmıştı. İlk aşamada, ikinci aşamanın bir parçası olarak projeyi ofislerinde tanıtacak ve meslektaşlarının yeni platforma geçmesine yardımcı olacak yalnızca en sadık Forex Club çalışanlarını ürün konusunda eğitmek istedik. Şirketteki "evanjelistleri" seçmek için sonuçları tüm beklentileri aşan bir anket düzenledik: Forex Kulübünün yaklaşık yarısı yanıt verdi. Daha sonra süreci uzatmamaya karar verdik ve “çalışanlar aracılığıyla uygulama” aşamasını atladık.
Pilot projede olduğu gibi, ilk önce yerel bir sistem yöneticisinin bulunduğu merkez ofisler taşındı - ortaya çıkan zorluklarla başa çıkmaya yardımcı oldu. Her ofiste yeni araçlara geçişten önce eğitim verildi. Eğitimin farklı zaman dilimlerini ve çalışma programlarını dikkate alan esnek bir programa göre planlanması gerekiyordu. Örneğin, Kazakistan ve Çin'deki ofisler için eğitimin Moskova saatiyle sabah 5'te başlaması gerekiyordu (bu arada, G Suite Çin'de ne olursa olsun harika çalışıyor).
Merkez ofislerin ardından şube ağı da yaklaşık 100 puanla G Suite'e geçti. Projenin son aşamasının özelliği, bu şubelerde ağırlıklı olarak elektronik tablolarla çalışan satış elemanlarının görev yapmasıydı. Veri aktarımına yardımcı olmak için onlara iki hafta boyunca eğitim verdik.
Aynı zamanda, uzmanlarımız, G Suite'e geçişten hemen sonra teknik destek taleplerinin sayısının tahmin edilebilir şekilde artması nedeniyle Forex Club'ı desteklemek için perde arkasında çalıştılar. Taleplerin zirvesi şube ağının geçişi sırasında yaşandı, ancak talep sayısı kademeli olarak azalmaya başladı. En önemli azalmalar ofis ürünleri ve e-posta, yazılım lisans yönetimi ve çalışma ile ilgili konularda görüldü. sunucular ve ağ ekipmanlarının yanı sıra yedek iletişim kanalları aracılığıyla da çalışır. Bu, uygulamanın birinci hat destek ve arka ofis üzerindeki yükü azalttığı anlamına gelir.
Toplamda, ofislerin devri yaklaşık iki ay sürdü: Şubat 2018'de genel müdürlüklerde ve Mart ayında tüm şube ağı genelinde çalışmalar tamamlandı.
Tuzaklar
E-posta geçişinin hızı büyük bir sorun haline geldi. IMAP Sync'i kullanarak bir e-postayı Zimbra'dan Gmail'e aktarmak 1 saniye sürdü. Yüz Forex Club ofisinde yaklaşık 700 çalışan çalışıyor ve her birinin binlerce mektubu var (toplamda 2 milyondan fazla müşteriye hizmet veriyorlar). Bu nedenle, geçişi hızlandırmak için G Suite Geçiş Aracını kullandık; e-postaların kopyalanması süreci daha hızlı oldu.
Takvimlerden ve görevlerden veri aktarmaya gerek yoktu. Eski altyapıda bazı çözümler bulunmasına rağmen bunlar çalışanlar tarafından tam olarak kullanılmıyordu. Örneğin kurumsal takvimlerin Bitrix üzerinde portal şeklinde hayata geçirilmesi sakıncalıydı, dolayısıyla çalışanların kendilerine ait araçları vardı ve çalışanlar veri aktarımını kendi başlarına gerçekleştirdiler.
Ayrıca operasyonel belgelerin aktarımı da kullanıcıların elindeydi (sadece mevcut çalışmalara ilişkin verilerden bahsediyoruz - şirketin bilgi tabanı için farklı bir çözüm kullanılıyor). Burada hiçbir soru yoktu. Ancak bir noktada idari bir sınır çizildi; yerel olarak depolanan bilgilerin sorumluluğu kullanıcılara aktarılırken, Google Drive'daki verilerin emniyeti ve güvenliği zaten BT departmanı tarafından izleniyordu.
Maalesef G Suite'te tüm iş akışları için analog bulmak mümkün değildi. Örneğin Forex Club çalışanlarının kullanmaya alışkın olduğu genel posta kutularında Gmail'de filtreler bulunmadığından belirli bir mektubu bulmak zordur. Google Chat'te TOA yetkilendirmesinde de benzer bir zorluk yaşandı ancak bu sorun, Google desteğine yapılan bir taleple çözüldü.
Kullanıcılar için temel sorunlar, Google hizmetlerinin Skype veya Office 365 gibi rakiplerin bazı işlevlerine henüz sahip olmamasıyla ilgiliydi. Hangouts yalnızca arama yapmanıza izin veriyor, Google Sohbet'te alıntı yok ve Google E-Tablolar'da destek yok Microsoft Excel makroları için.
Ayrıca Microsoft ve Google Cloud ürünleri, tablo düzenleme araçlarına farklı şekilde yaklaşır. Tablolar içeren Word dosyaları bazen Google Dokümanlar'da yanlış biçimlendirmeyle açılıyor.
Yeni altyapıya alıştıkça bazı zorluklar alternatif yaklaşımlarla çözüldü. Örneğin elektronik tablolardaki makrolar yerine Forex Club çalışanlarının daha da uygun bulduğu komut dosyaları kullanılıyor. Yalnızca Forex Club'ın 1C raporlarıyla (komut dosyaları, karmaşık biçimlendirmeyle) ilgilenen finans departmanı için bir analog bulmak mümkün değildi. Bu nedenle yalnızca ortak çalışma için Google E-Tablolar'a geçti. Diğer belgeler için ofis paketi (Excel) halen kullanılmaktadır.
Toplamda Forex Club, Microsoft Office lisanslarının yaklaşık %10'unu elinde tuttu. Bu, bu tür projeler için normal bir uygulamadır: Çalışanların azınlığı ofis paketlerinin gelişmiş işlevlerini kullanıyor, dolayısıyla geri kalanlar bu değişikliği kolayca kabul ediyor.
Altyapının geri kalanında büyük ölçekli dönüşümlerin yapılmadığını belirtmek gerekir. Forex Club, operasyonel görevler için Google Keep'i uygulamaya koymasına rağmen Jira ve Confluence'tan vazgeçmedi. Jira ve Confluence'ı G Suite'e entegre etmek için verileri hızlı bir şekilde aktarmanıza olanak tanıyan eklentiler kullandık. İzleme sistemi ve birçok ek araç korunmuştur: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, vb. Doğal olarak sistem yöneticileri şubelerde kaldı.
Chromebook denemesi
Maliyetleri azaltmanın bir yolunu arayan Forex Club, herkesin Chromebook'larla desteklenen mobil iş istasyonlarına taşınmasını öngördü. Cihazın kendisi son derece ucuz ve bulut hizmetlerinin kullanılmasıyla üzerine bir iş istasyonunu hızlı bir şekilde dağıtmak mümkün oldu.
Satış departmanındaki 25 kişilik küçük bir kullanıcı grubunda mobil iş istasyonlarını test ettik. Bu departmandaki çalışanların, yalnızca web üzerinden çalışmalarını engelleyecek herhangi bir görevi yoktu, bu nedenle geçişin onlar için sorunsuz olması gerekiyordu. Ancak test, ucuz bir Chromebook'un donanımının Forex Club'ın tüm kurumsal uygulamalarını düzgün bir şekilde çalıştırmak için yetersiz olduğunu ortaya koydu. Dahası, teknik özelliklere uyan daha pahalı modellerin, aynı işletim sistemine sahip geleneksel dizüstü bilgisayarlarla fiyat açısından karşılaştırılabilir olduğu görüldü. WindowsSonunda projeyi terk etmeye karar verdiler.
G Suite'in gelişiyle neler değişti
Tüm önyargıların ve güvensizliğin aksine, eğitimden 3 ay sonra bile anketlerde çalışanların %80'i G Suite'in belgelerle çalışmayı gerçekten kolaylaştırdığını belirtti. Geçiş sonrasında çalışanların mobilitesi arttı ve giyilebilir cihazları kullanarak daha fazla çalışmaya başladılar:
Forex Club'a göre mobil cihaz kullanım istatistikleri
Google Formlar büyük bir popülerlik kazandı. Departmanlar içinde, daha önce posta kullanımını gerektiren anketlerin hızlı bir şekilde yürütülmesini ve sonuçların manuel olarak toplanmasını mümkün kılarlar. Google Chat ve Hangouts Meet'e geçiş, genellikle daha az işleve sahip olmaları nedeniyle en çok soru ve şikayete neden oldu, ancak bunların kullanımı, şirket içindeki birçok anlık mesajlaşma uygulamasının terk edilmesini mümkün kıldı.
Projenin sonuçları birlikte çalıştığımız Dmitry Ostroverkhov tarafından formüle edildi: “Proje, Forex Club'ın BT altyapısı maliyetlerini azalttı ve desteğini basitleştirdi. Bu sorunlar Google tarafından çözüldüğü için süreç bakım görevlerinin tamamı ortadan kalktı. Artık tüm hizmetler uzaktan yapılandırılabiliyor, birkaç Google yöneticisi tarafından destekleniyorlar ve BT departmanı başka şeyler için zaman ve kaynak ayırdı."
Kaynak: habr.com
