З того моменту, як виникла необхідність збереження (точного обліку) даних, людина зображувала (або зберігала) на різних носіях, всілякими інструментами, потрібну для подальшого використання інформацію. Тисячоліттями він вибивав на скелях малюнки і записував на шматку пергаменту, з метою подальшого застосування в майбутньому (бити бізона тільки в око).
У минулому тисячолітті широке поширення знайшла запис інформації мовою букв-«писемність». Писемність у свою чергу хоч і має незаперечну перевагу (поширеність, відносна легкість зчитування інформації та запису тощо) але в плані адміністрування даних не дозволяє повноцінно її використовувати. Найкраще, що людина змогла придумати для адміністрування письмових даних — бібліотека (архів). Але й бібліотеку довелося доповнювати спеціальним інструментом пошуку (індексування) та управління даними – картотекою. Картотека є реєстром-каталогом бібліотеки. Слід зазначити, що під терміном бібліотека (архів) потрібно розуміти не лише звичні нам бібліотеки, а й інші організовані та структуровані письмові дані (наприклад, картотека РАГС або МВС, ДПС).
Важко недооцінити, наскільки сильно вплинула картотечна система обліку даних на державні системи реєстрації. Наприклад, інститут реєстрації населення в якому адреса проживання виступає фізичним місцезнаходженням даних про громадянина, що зберігаються. Так, усі дані мешкаючих громадян певними вулицями та районами зберігаються в одному визначеному районному відділі реєстрації. Пов'язано це з тим, що цей спосіб дозволяє швидше знайти, оновити, рахувати, формувати статистичні та аналітичні дані, ніж якби інформація зберігалася в одному місці. Наприклад, паспортний стіл або відділ податкової служби до якого ви ставитеся, зберігає письмові — фізичні дані про вашу діяльність (податкові звіти або акти цивільних записів). Будь-яка особа або державний орган, за адресою реєстрації з легкістю, може визначити, в якому РАГС зберігаються документи і в якому районному управлінні податкової служби декларації про доходи.
На даному фундаменті можливостей картотечного обліку було побудовано всю систему реєстрації даних: про громадян (загс, паспортний стіл), про економічну діяльність (районні управлінь податкової служби), про нерухомість (районні департаменти реєстрації нерухомого майна), про транспортні засоби (реєстраційно — екзаменаційні відділи) ), про призовника (військові комісаріати) тощо.
Картотечний облік змушений використовувати державні реєстраційні знаки з територіальним позначенням (С227НА69-Тверська область), називати різні відділи за територіальними ознаками (Первомайський РВВС), змусив та змусив фізично переміщати дані тощо.
Пропоную розглянути рух одиниці даних у системі картотечного обліку з однієї картотеки до іншої. Як наочний приклад візьмемо процес перереєстрації транспортного засобу в системі реєстрації транспортних засобів, коли автомобіль продано фізичній особі, у якого місце реєстрації (прописка) відрізняється від місця реєстрації попереднього господаря. Згідно з правилами, продавець та покупець повинні прибути до РЕО «А» (до якого належить продавець) для перереєстрації машини. Після підписання договору купівлі продажу та оформлення відповідних документів новий власник повчає транзитний номер, який дійсний протягом обмеженого терміну часу. Новий власник у період дії транзитного номера зобов'язаний прибути до РЕО «Б» якого він належить за реєстрацією (пропискою). Після його прибуття до РЕО «Б» у нього вилучається транзитний номер та інші реєстраційні документи та машина реєструється на нового власника.
Для повноцінного розуміння руху одиниці інформації нижче проведемо аналогію руху одиниці даних з кожним етапом реєстраційних процесів.
Операція 1
Продавець та покупець прибувають у РЕО «А» для купівлі продажу автомобіля та звертаються до оператора. Оператор знаходить в обліковій картотеці реєстраційну картку - тобто здійснює фізичний пошук даних, що займає певний час. Після знаходження картки перевіряє на наявність арешту або застави автомобіля (дані записані в реєстраційній картці автомобіля).
Операція 2
Оператор після проведення необхідних реєстраційних дій видає транзитні номери та реєстраційні документи на обмежений період. Оскільки дані про нового власника повинні зберігатися в РЕО «Б» (оскільки база даних картотечна та локальна), для передачі інформації з РЕО «А» в РЕО «Б» розроблено наступний процес. Дані про нового власника та його машину переміщатимуться разом з ним, для чого йому будуть видані транзитні номери. Облікова картка зі спеціальною відміткою про зняття з обліку залишиться у РЕО «А» як одиниця інформації в історії транспортного засобу. Зняття з обліку у разі означає що у базі дані РЕО «А» дана одиниця інформації стане активної і більше не буде у списку фізичного пошуку даних згаданого вище (облікову картку знятої з обліку машини просто перекладуть окремо від інших активних каточек). Сама ж інформація, що передається, буде відображена в транзитному номері і в реєстраційних документах.
Операція 3
Новий власник, який отримав транзитні номери в результаті зняття з обліку автомобіля з РЕО «А», зменшується в РЕО «Б». Сама назва типу номера "транзитний" говорить про те, що номер потрібен для переміщення даних. Відбувається переміщення інформації з РЕО «А» до РЕО «Б», де новий власник виступає переносником даних. Для гарантованого завершення переміщення інформації транзитні номери видаються на певний термін дії, протягом якого новий власник зобов'язаний стати на облік у РЕО «Б». Контроль за цим процесом покладено на відповідні державні органи. З вищевказаного випливає, що за контролем виконання процесу переміщення даних задіяна та використовується колосальна правова норма та людські ресурси.
Операція 4
Після прибуття автомобіля в РЕО "Б" здійснюється його постановка на облік, що передбачає запис даних про автомобіль у картотеці РЕО "Б". Оператор вилучає транзитні номери та видає нові державні номери, при цьому роздруковує реєстраційну картку та вносить її до картотеки. У цій реєстраційній картці відображені всі дані, які були передані з РЕО «Б».
У цьому процес «аналогового» переміщення даних їх РЕО «А» у РЕО «Б» завершується. Безперечно, цей алгоритм руху інформації складний і потребує великих витрат як з боку людських ресурсів, так і з боку фізичної діяльності. Дані про автомобіль, що переміщуються, не перевищують обсяг 3 кілобайт, тоді як ринкова вартість переміщення інформації з використанням існуючих технологій обсягом 1024 кілобайт становить 3 сома (згідно з максимальними тарифами стільникових операторів).
Епоха застосування СУБД-Систем управління базами даних
Застосування систем управління базами даних дозволяє кардинально спростити процеси зміни даних великих масивах реєстраційних процесів. Автоматизувати та видавати гарантовані результати на запити за даними.
Для наочного прикладу поведемо аналогію з вищевикладеним процесом перереєстрації автомобіля якби були використані СУБД.
Операція 1
Продавець та покупець прибувають у РЕО «А» для купівлі продажу автомобіля та звертаються до оператора. Оператор знаходить в обліковій картотеці реєстраційну картку - тобто здійснює фізичний пошук даних, що займає певний час. Після знаходження картки перевіряє на наявність арешту або застави автомобіля (дані записані в реєстраційній картці автомобіля). Оператор вводить дані автомобіля в СУБД та отримує моментальну відповідь про наявність арешту чи застави.
Операція 2
Оператор після проведення необхідних реєстраційних дій видає транзитні номери та реєстраційні документи на обмежений період. Оскільки дані про нового власника повинні зберігатися в РЕО «Б» (оскільки база даних картотечна та локальна), для передачі інформації з РЕО «А» в РЕО «Б» розроблено наступний процес. Оператор вводить дані про нового власника до СУБД.
У цьому процес перереєстрації завершується. Решта операцій немає актуальності, оскільки база даних централізована. Новому власнику немає потреби отримувати (платити) транзитні номери. Стояти у черзі на реєстрацію транспорту (постановку), платити за сформовану заяву тощо. При цьому зменшиться навантаження на співробітників РЕО, оскільки операція вже не вимагатиме складної схеми перереєстрації.
Також відпадає потреба низки обмежень, таких як застосування регіональної ознаки в державних номерах (не будуть потрібні позначення регіону що дозволить оформляти машини в будь-якому РЕО), запис адреси власника в реєстраційних документах, перереєстрація у разі зміни місця проживання тощо за величезним списком.
Практично виключається можливість підробки реєстраційних документів, оскільки відомості щодо ТЗ надаються з бази даних.
Процеси отримання даних, що склалися в державних установах, засновані на можливостях картотечного обліку та зберігання даних.
З вищевикладеного можна визначити такі основні переваги застосування автоматизованих інформаційних систем (АІС):
- АІС суттєво спростять та змінять докорінно підхід реєстраційним процесам.
- У реєстраційних процесах необхідно використовувати принципи та правила побудови СУБД.
- Для повноцінного застосування можливостей АІС слід змінити порядок реєстрації.
- Широкі можливості прямої системної інтеграції коїться з іншими системами (наприклад банківськими).
- Зведення до мінімуму помилок пов'язаних із людським фактором.
- Скорочення часу одержання інформації громадянам.
Джерело: habr.com