Семінар, конференція, мітап: вивчаємо статистику 18000 заходів

У крапках кипіння проходить до 800 заходів на тиждень. Одні знаходять свою аудиторію та викликають резонанс, інші губляться в інформаційному шумі.

Під катом трохи статистики, яка допоможе як відвідувачам, так і організаторам отримати відповіді на запитання: як заходи проходять в інших, куди і скільки людей приходить, які формати набирають популярність і який у них індекс планування, тобто скільки відсотків із тих, хто зареєструвався в У результаті візьмуть участь.

Більшість цифр отримано завдяки аналізу статистики Точок кипіння з січня 2016 року по травень 2019 року.

Перш ніж ми перейдемо до аналізу форматів, пара загальних метрик.

Усього за вказаний період у точках кипіння пройшло близько 18 тис. заходів. При цьому статистика за один лише 2019 рік говорить про кратне зростання — за попередніми даними, з січня минулого року до середини грудня в нас було проведено 19 тис. заходів.

Сума заходів щодо місяців за 2019 рік (за даними на середину грудня)

Однак ці дані не піддавалися глибокому аналізу, і всі нижченаведені цифри — результати обробки за період 01.2016-05.2019.

Аудиторія, яку охоплюють Точки, зростає щомісяця, і зараз на платформі зареєстровано понад 880 тис. осіб.

Які заходи проводять найчастіше

Йдеться про затребуваність форматів. Її можна уявити на координатній площині, де по одній осі відбито частоту використання, а за іншою — середню кількість учасників.

П'ятірка найпопулярніших форматів серед організаторів – це передача знань та обмін думками у різних формах:

• Семінар та тренінг. Завдання семінару – поширення нових навичок через вправи безпосередньо під час заходу. Зазвичай семінар веде один або кілька експертів, а присутні на ньому близько 30 учасників. Найчастіше виділяється координатор, який відповідає за комунікації при груповій роботі. Загалом із 2016 по середину 2019-го у Точках кипіння відбувся 5651 захід цього формату. Середня тривалість семінару – три години.
• Нарада. Цей формат передбачає обмін думками між учасниками з виробленням певної узгодженої позиції щодо заявленого питання. Один із учасників також веде збори, а от доповідачів може бути декілька. Загалом у нас пройшло 2245 заходів такого формату.
• лекція. Виступ експерта у цьому форматі служить передачі знань, уявлень чи думки лектора слухачам. Як і в інших форматах, крім спікера, тут часто присутній ведучий. За згаданий період у нас пройшло 1900 лекцій з різних тем.
• Засідання робочої групи. На відміну від наради, мета якої — лише ухвалення рішення, цей формат передбачає спільну роботу експертів для отримання певного результату. Залежно від завдання у робочій групі може бути складна організаційна структура, що включає голову, співголов, секретаріат тощо. Усього в Точках кипіння пройшло 1473 засідань робочих груп.
• Круглий стіл. Даний формат допомагає визначити, які існують точки зору щодо цього питання. На відміну від наради та засідання робочої групи, він не передбачає узгодження цих точок зору та вироблення якогось рішення. Однак набір ролей використовується той самий, що і на нараді. За цей час у нас пройшло 1433 подібні заходи.

Нижче — ще один рейтинг форматів із сортуванням за зменшенням середньої кількості учасників:

• Форум. Середня кількість учасників — 121. Цей формат використовується для обміну думками щодо досить глобальних питань. Іноді результатом стає прийняте рішення, а в інших випадках лише позначення порядку денного. Заходів цього формату пройшло всього 397. Середня тривалість форуму – шість годин.
• свято. Один з нових і, мабуть, найбільш вільних форматів у мережі Тічень кипіння. У середньому такі заходи відвідують 96 людей.
• Підписання угод. У нашій мережі пройшло всього близько 25 підписань, натомість середня кількість учасників перевалила за 72 особи.
• Конференція. Це ще одне масове обговорення проблеми чи питання з різних сторін, але в даному форматі акцент робиться на обмін досвідом. На середину травня 2019 року у нас пройшло 799 конференцій, а середня кількість учасників – 60 осіб.
• виставка. Подібний формат призначений для демонстрації досягнень у певній галузі з метою залучення кінцевих клієнтів чи інвесторів. У нас пройшло трохи менше ніж 100 виставок. У середньому на них приходила 51 особа.

Для масштабних заходів ми не вказували типові ролі учасників, оскільки їхня рольова структура найчастіше складна і варіюється в залежності від завдання.

Цікаві факти:

• Семінари та тренінги утворюють найдовший ланцюжок повернень. Це означає, що людина, котра відвідала захід цього формату, з більшою ймовірністю прийде в Точку кипіння ще раз, і не обов'язково саме на семінар.
• Здавалося б чим довше обговорення, тим менше людей погодиться прийти і сидіти до кінця. Але характерної залежності кількості учасників від тривалості заходів у нашій статистиці не простежується. Можна планувати тривалу взаємодію з аудиторією, головне не змушувати її нудьгувати.

• У різноманітності форматів виділяється кілька молодих аудиторій — до 30 років. Це опитування, конкурси, брифінги, прес-конференції, виставки, кінопокази з обговоренням, змагання, екскурсії та хакатони. Більшість цього списку спостерігається найбільший розкид учасників за віком. А у людей за 35 спостерігається явний потяг до сесій. Вони переважають на стратегічних сесіях, дизайн-сесіях та пітч-сесіях.

• Загалом для точок кипіння характерна сезонність. Загальна кількість заходів, як і кількість відвідувачів, скорочується під час довгих новорічних свят та у період літніх відпусток (з травня до кінця серпня). Однак багато залежить від типу заходу. Кількість відвідувачів семінарів та форумів, наприклад, скорочується більш ніж удвічі порівняно з активним періодом. А для більш камерних зустрічей, наприклад воркшопів, сезонний спад майже непомітний.

Що простіше спланувати – семінар чи хакатон?

Організація заходу – завдання складне. Щоб якось оцінити і відкалібрувати зусилля, необхідні для організації кожного з форматів, ми порівняли кількість учасників, що зареєструвалися, з кількістю реальних відвідувачів, отримавши зручну характеристику — індекс планування.

Середній індекс планування з усіх заходів становить 83%

У середньому найпередбачуванішими виявилися екскурсії, підписання угод, майстер-класи, воркшопи та мітапи. На іншому кінці «шкали передбачуваності» – свята, виставки, вебінари та хакатони. З практичної точки зору це означає, що організаторам хакатону треба розраховувати, що зі 100 осіб, які зареєструвалися до них, прийде трохи більше 30 осіб, і відповідним чином масштабувати рекламну кампанію заходу. З екскурсіями інша ситуація. На них, за нашою статистикою, приходить більше людей, ніж було заявлено. Можливо, під час організації цих заходів просто невірно оцінюється аудиторія. Формати, де організатори найкраще працюють із залученням відвідувачів, опинилися у «золотій середині».

Хоча наша статистика не виявляє зв'язку між популярністю в аудиторії та середньою тривалістю заходів, є кореляція тривалості та індексу планування. Найбільш передбачувані формати (з високим індексом планування) мають середню тривалість 2,5 чи 3,5 години. І, як правило, збирають аудиторію від 15 до 35 осіб.

Є тут інші цікаві залежності:

• Індекс планування коротких заходів вищий, якщо вони спочатку розраховані на невелику кількість осіб. А ось для довгих заходів все залежить від конкретного формату. Явний зв'язок не простежується. Однак у точках кипіння практично не проводяться заходи, розраховані на аудиторію понад 300 осіб, які тривають менше чотирьох годин.
• Незалежно від середньої тривалості заходів індекс планування понад 80% зустрічається у форматів, розрахованих аудиторію менше 40 людина.
• Індекс планування менше 50% найчастіше зустрічається у коротких заходів для великої аудиторії.

Цікаво, що індекс планування слабко пов'язаний із тим, чи запрошуються на нього всі бажаючі чи формуються закриті списки.

Серед популярних організаторів форматів є як типово відкриті, так і типово закриті. Наприклад, на семінар, лекцію та круглий стіл у переважній більшості випадків запрошують усіх бажаючих. А для засідання робочої групи та наради або формують повністю закриті списки учасників, або розширюють їх лише за запитом.

Серед форматів заходів, що збирають максимальну аудиторію, переважно відкриті. Що цілком логічно.

Цікавий факт:

• Якщо захід зробити закритим, це не означає, що його індекс планування відразу стане 100%. Серед типово закритих заходів є слабко передбачувані (ті ж хакатони, що проводяться для учасників будь-якого клубу). Правильне й протилежне: серед форматів із високим індексом планування є відкриті.

Експерименти із форматами

Найбільш резонансними форматами заходів останнього року можна назвати семінари та тренінги, лекції, майстер-класи, зустрічі та форуми. Присутні в цьому списку майстер-класи та зустрічі не увійшли до рейтингів популярних форматів, згаданих вище. Т. е. можна припустити, що саме ці формати викликають найбільш яскраву реакцію відвідувачів - відгуки в мережі з'являлися частіше (формати вийшли в топ за кількістю відгуків, незважаючи на порівняно невелику загальну кількість заходів).

До речі, зустріч — це новий формат для мережі, який поки що відсутній у реєстраційній формі за умовчанням. Разом з діловою грою, засіданням, програмою та фестивалем вона входить до п'ятірки нових форматів, що тиражуються, які використовуються в чотирьох і більше Точках кипіння.

Середня кількість форматів заходів, що використовуються в точках кипіння.

Для нас стало несподіванкою, що найактивніше з новими форматами експериментують у регіонах. Наприклад, у Точках кипіння у Челябінську та Томську проходять заходи 27 різних форматів. Якщо проаналізувати всі публікації в соцмережах, що згадують заходи Точка кипіння та їх формати, виявиться, що Білгород забезпечує 20% цього інформаційного потоку. Ще 18% дають публікації з Великого Новгорода та Якутська, де працюють із 16 форматами.

У деяких точках кипіння в регіонах вже встигли сформуватися улюблені нові формати. Наприклад, Точка кипіння у Великому Новгороді забезпечує 100% згадок квартирників по всій мережі філій. 75% згадок про кінопоказ з обговоренням дає Томськ, 67% згадок курсу — Ульяновськ.

Цікаві факти:

• Безпосереднє збільшення різноманітності форматів не пов'язане зі зростанням кількості точок кипіння в регіонах.
• Правило 80/20 діє так само, як і в бізнесі. Протягом усього часу роботи мережі 80% різноманітності форматів завжди забезпечує не більше п'яти точок кипіння.

Що залишилося за кадром

Взагалі ми зібрали багато будь-якої статистики, побудували графи, що показують зв'язки між форматами заходів та учасниками, а також провели морфологічний аналіз описів у спробі знайти кореляцію між темами та форматами. Одним із плодів даної роботи став Атлас форматів (pdf, 10 МБ), підготовлений нашою командою із Томська. У ньому можна знайти багато супутньої та додаткової інформації. Сподіваємося, ці цифри допоможуть організаторам визначитися з форматами та правильно співвіднести заплановану кількість учасників та обсяг зусиль, який необхідно докласти для їхнього залучення. А учасникам — приблизно уявляти, що на них чекає на тих чи інших заходах.

До зустрічі у наших Точках!

Джерело: habr.com