ایک ہائی پروفائل برانڈ یا اعلی پوزیشن والے اسپیکر کا نام کانفرنس رومز کو بھرنے میں مدد کرتا ہے۔ لوگ رجحان پر رہنے اور اپنی غلطیوں اور فتوحات کے بارے میں جاننے کے لیے "ستاروں" تک پہنچتے ہیں۔ صرف تقریروں کے آخر میں شرکاء ایسے مقررین کو اعلیٰ ترین نمبر دیتے ہیں۔
VisualMethod، ایک پریزنٹیشن اور انفوگرافکس اسٹوڈیو، نے کاروباریوں اور کارپوریٹ ملازمین سے پوچھا کہ انہیں کانفرنس کی پیشکشوں کے بارے میں سب سے زیادہ کس چیز نے مایوس کیا۔ یہ پتہ چلتا ہے کہ جب تجربہ کار مقررین تنظیمی سلائیڈوں کو نظر انداز کرتے ہیں اور سیدھے کسی عمل یا کیس کو بیان کرنے کے لیے جاتے ہیں تو اعتماد ختم ہو جاتا ہے۔ کچھ جواب دہندگان نے بولنے والوں کے اس رویے کو متکبرانہ ("اپنا بالکل بھی تعارف نہیں کروایا") اور لاپرواہی ("موضوع ایک چیز ہے، لیکن الفاظ کچھ اور ہیں") کہا۔ ہم اس بارے میں تفصیل سے بات کرتے ہیں کہ کن سلائیڈز کو یاد رکھنا ضروری ہے۔
یہ کیوں ضروری ہے؟
یہاں تک کہ اگر آپ 1000 بار بول چکے ہیں، تو یہ 5 سلائیڈز آپ کی پیشکش میں ہونی چاہئیں:
- تقریر کا موضوع
- اپنے آپ کو متعارف کرانے
- تقریر کی ساخت
- ایجنڈا
- پریزنٹیشن کے نتائج اور رابطے
اگر پریزنٹیشن میں سوال و جواب کا سیکشن شامل ہے، تو سامعین پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے اس کے لیے ایک الگ سلائیڈ بنائیں یا پریزنٹیشن سمری سلائیڈ استعمال کریں۔
بولنے میں تجربہ جمع کرکے، مقررین پریزنٹیشن کے جوہر پر زیادہ توجہ مرکوز کرتے ہیں، یہ مانتے ہوئے کہ سامعین کے لیے صرف اسپیکر کے نتائج اور ذاتی تجربہ اہم ہیں۔ بلاشبہ، یہ اہم ہے، لیکن آپ کی حیثیت اور آپ کے کام کے نتائج سے قطع نظر، سامعین کے لیے جو کچھ ہو رہا ہے اس کی اہمیت اور ملکیت کا احساس حاصل کرنا قابل قدر ہے۔ تنظیمی سلائیڈز آپ کو اپنے موضوع کو دیکھنے میں مدد کرتی ہیں، اور یہ سمجھنے میں مدد کرتی ہیں کہ آپ کی پیشکش آپ کے سامعین کی پیشہ ورانہ زندگیوں کو کیوں متاثر کرتی ہے۔ یہاں تک کہ اگر آپ کی تقریر ایک یک زبان ہے، تنظیمی معلومات کمرے میں اسپیکر اور سامعین کے درمیان تعامل کا اثر پیدا کرتی ہے۔
موضوع کی طرف متوجہ ہو جاؤ
کوئی بھی پیشکش عنوان کے صفحے سے شروع ہوتی ہے۔ یہ عام طور پر کچھ عمومی کہتا ہے، حالانکہ پہلی سلائیڈ اصل میں سامعین کے لیے موضوع کی مطابقت کی وضاحت کے لیے بنائی گئی تھی۔ ایسا کیوں ہو رہا ہے؟ ہمارے کلائنٹ جو اکثر کارکردگی کا مظاہرہ کرتے ہیں وہ تسلیم کرتے ہیں کہ وہ منتظم سے موضوع وصول کرتے ہیں یا، اگر وہ خود اسے تشکیل دیتے ہیں، تو یہ واقعہ سے کئی مہینے پہلے ہوتا ہے اور وقت کی عدم موجودگی میں، ایک خاکہ کا موضوع ظاہر ہوتا ہے۔ وقت گزرنے کے ساتھ، یہ تمام پوسٹرز، بینرز اور میلنگ پر ظاہر ہوتا ہے، اور جب تیاری کی بات آتی ہے، تو کچھ بھی تبدیل کرنے میں بہت دیر لگتی ہے۔ VisualMethod ہمیشہ سامعین کے لیے اس کے فائدے کے اشارے کے ساتھ موضوع کو ترتیب دینے کا مشورہ دیتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر یہ اعلان کیا گیا تھا اس سے قدرے مختلف ہوگا۔ اس طرح آپ پہلے سیکنڈ سے لوگوں کی توجہ حاصل کر سکتے ہیں۔
اپنے موضوع کو ترتیب دینے کے لیے فعال آواز کا استعمال کریں اور جتنا ممکن ہو مخصوص رہیں۔ مثال کے طور پر، "تجارتی تجویز کی ترقی" کا لفظ "3 تجارتی تجویز کے سانچوں سے کمزور لگتا ہے جو آپ کو مشاورتی خدمات فروخت کرنے میں مدد کرے گا۔"
سننے والوں کے ساتھ مشترکہ دلچسپی تلاش کریں۔ تقریر سے پہلے، ایک اچھا مقرر منتظمین سے پوچھے گا کہ کون کمرے میں ہوں گے اور ایسے موضوعات پر سروے کے نتائج کیا ہوں گے جو زائرین سے متعلق ہوں۔ اس گفتگو میں پانچ منٹ لگتے ہیں، لیکن تیاری میں وقت بچانے میں مدد ملتی ہے کیونکہ آپ کو بالکل پتہ چل جائے گا کہ لوگ کیا توقع کرتے ہیں اور ان کے لیے دلچسپ معلومات کا انتخاب کریں گے۔ اگر آپ سال کے دوران اپنی واحد پیشکش دے رہے ہیں، تو آپ اپنے موضوع اور موجود لوگوں کی دلچسپیوں کو جوڑنے کے لیے صرف ایک جملہ استعمال کر سکتے ہیں۔
یہاں تک کہ جب ہال میں موجود لوگوں کے بارے میں کوئی اطلاع نہیں ہے، تقریر شروع کرنے سے پہلے یہ کافی ہے کہ سامعین کے قبضے کے بارے میں 2-3 واضح سوالات پوچھیں اور اس دلیل کے ساتھ آئیں کہ آپ کی معلومات کیوں کارآمد ہوں گی۔ انہیں
اپنی مہارت کی حمایت کریں۔
ایک بار جب آپ ایک موضوع تیار کر لیتے ہیں، تو لوگوں کے پاس اگلا سوال ہوتا ہے: آپ بالکل ماہر کیوں ہو سکتے ہیں اور انہیں آپ پر اعتماد کیوں کرنا چاہیے؟ یہ ردعمل خود بخود ہوتا ہے اور جواب حاصل کیے بغیر، سننے والا ہر بات دلچسپی سے سن سکتا ہے، لیکن اسے شک ہو گا کہ اس خاص معاملے میں معلومات قابل اعتبار ہے اور جو کچھ اس نے سنا ہے وہ عملی طور پر لاگو کرنے کے قابل ہے۔ لہذا، ہم تجویز کرتے ہیں کہ یہاں تک کہ "ستارہ" بولنے والے بھی بتائیں کہ انہیں اس یا اس معلومات کو آواز دینے کا حق کیوں ہے۔ یہ قدرتی طور پر کیسے کریں، بغیر "I" کو چسپاں کیے؟
تقریب کے کچھ فارمیٹس کا تقاضہ ہوتا ہے کہ مقرر کو منتظم کے ذریعے متعارف کرایا جائے۔ اس صورت میں، یہ ضروری ہے کہ پیش کنندہ کو صحیح معلومات دیں اور اسے اپنی تقریر کے موضوع سے جوڑیں۔ مثال کے طور پر، ہم نے تاجروں کے لیے ایک کانفرنس میں اپنے ایک کلائنٹ کو مشورہ دیا کہ وہ نہ صرف ملازمین کی تعداد کے لحاظ سے ملک کی سب سے بڑی کمپنی میں اپنے کام کی آخری جگہ کے بارے میں، بلکہ ایک چھوٹے دفتر میں اپنے سابقہ تجربے کے بارے میں بھی بات کرے۔ تقریر کے بعد، مقرر نے ایک تبصرہ کیا کہ وہ چھوٹے کاروباروں کے مسائل کو سمجھتے ہیں، حالانکہ پہلے سوال و جواب کے سیکشن میں اکثر یہ سوال پوچھا جاتا تھا کہ "اچھا، یہ طریقہ کار بڑے کاروباروں میں کام کرتا ہے، لیکن چھوٹے کاروباروں کا کیا ہوگا؟" جب آپ واضح طور پر سمجھ جاتے ہیں کہ آپ کے سامعین کون ہیں، تو آپ اپنی سرگرمیوں سے ایسی مثالیں منتخب کر سکتے ہیں جو آپ کے سامعین کی دلچسپیوں کے مطابق ہوں گی۔
اگر آپ اپنا تعارف کروا رہے ہیں تو اس کے لیے ایک الگ سلائیڈ وقف کریں۔ اس طرح، آپ اپنے تجربے اور موضوع کے درمیان تعلق کو صرف آواز دے سکتے ہیں، اور لوگ دوسرے حقائق کو خود پڑھ لیں گے - اور آپ ایسا نہیں لگیں گے کہ آپ شیخی مار رہے ہیں۔ "اعتماد کی مثلث" جیسی چیز ہے۔ اعتماد پیدا کرنے کے لیے، آپ کو تین چیزوں کو جوڑنے کی ضرورت ہے: آپ کا تجربہ، آپ کا موضوع، اور آپ کے سامعین کی دلچسپیاں۔
ایسا کرنے کا پہلا طریقہ ایک دقیانوسی تصور کا استعمال کرنا ہے۔ ایسا لگتا ہے:
میرا نام _______ ہے، میں _______ ہوں (پوزیشن): دقیانوسی تصور __________________۔ اگر آپ کمرشل ڈائریکٹر ہیں، تو آپ کی پیشکش اس طرح نظر آ سکتی ہے:
میرا نام پیٹر بروڈسکی (نام) ہے، میں ایک عام کمرشل ڈائریکٹر (پوزیشن) ہوں، جو ہر ماہ کئی تجارتی تجاویز کو منظور کرتا ہے اور کلائنٹس (سٹیریوٹائپ) سے رائے لیتا ہے۔ اس طرح آپ اس بات کی تصدیق کرتے ہیں کہ آپ کو کاروباری تجاویز لکھنے کے بارے میں بات کرنے کا حق ہے اور اگر آپ اسی پوزیشن والے لوگوں کے سامنے بات کر رہے ہیں تو کمرے میں موجود لوگ کیا کر رہے ہیں۔
دوسرا آپشن پچھلا تجربہ ہے۔ اگر آپ ایسے ڈویلپرز سے بات کر رہے تھے جو، مثال کے طور پر، تجارتی پیشکشوں کی تقسیم کو خودکار بنانے کے لیے خدمات تخلیق کر رہے ہیں، تو آپ درج ذیل کہہ سکتے ہیں:
میرا نام پیٹر بروڈسکی (نام) ہے، اور ہر روز میں اپنا 30% وقت ڈیولپمنٹ ٹیم میں گزارتا ہوں، کیونکہ مجھے یقین ہے کہ مستقبل پروسیس آٹومیشن میں مضمر ہے۔ اگر آپ کو ترقی کا تجربہ ہے، تو آپ اسے مزید واضح طور پر کہہ سکتے ہیں: میں ایک ڈویلپر ہوں اور ہمیشہ رہا ہوں۔ ضابطہ میرے خون میں ہے۔ لیکن ایسا ہوا کہ میں نے تجارتی پیشکشوں کے ساتھ کام کرنے اور سیلز میں 999 فیصد اضافہ کرنے کے لیے الگورتھم بنانے کا انتظام کیا، اور اب میں ایک بلاک مینیجر کے طور پر کام کرتا ہوں۔ یہ بھی اچھا ہے کیونکہ میں عمل کے دونوں رخ دیکھتا ہوں۔
اگر آپ کے پاس متعلقہ تجربہ نہیں ہے، تو آپ جذبات کی زبان پر جا سکتے ہیں اور کہہ سکتے ہیں کہ موضوع آپ کے لیے کیوں اہم ہے۔ یہ کچھ اس طرح کی آواز آئے گی: میں خود ہر روز خریدار ہوں اور جب بیچنے والا سنتا ہے کہ مجھے کیا ضرورت ہے اور کسی سانچے کے مطابق فروخت کرنے کی کوشش نہیں کرتا تو خوشی سے رونے کو تیار ہوں۔ لیکن یہ اچھی کمپنی کے سانچے کا نچوڑ ہے: ملازمین کو انسانیت اور کلائنٹ کو سمجھنے کی ٹیکنالوجی سے فائدہ اٹھانا سکھانا۔
جہاں تک تجربے کو بیان کرنے والی سلائیڈ کا تعلق ہے، آپ اس پر درج ذیل معلومات رکھ سکتے ہیں:
- ملازمت کا عنوان اور ان کمپنیوں کے نام جن کے لیے آپ نے کام کیا۔
- آپ کی تعلیم یا خصوصی کورسز جو موضوع سے متعلق ہوں۔
- ڈگریاں، ایوارڈز اور سرٹیفیکیشن
- مقداری نتائج۔ مثال کے طور پر، آپ نے اپنی زندگی میں کتنی تجارتی پیشکشیں کی ہیں؟
- بعض اوقات گاہکوں یا بڑے منصوبوں کا ذکر کرنا مناسب ہوتا ہے۔
اہم بات: وقت پر یاد رکھیں کہ سامعین آپ کی زندگی کی کہانی سننے نہیں آئے تھے۔ لہذا، پریزنٹیشن کا مقصد صرف یہ بتانا ہے کہ لوگوں کے لیے اس موضوع پر آپ کی بات سننا کیوں ضروری ہے۔
مواد میں دلچسپی حاصل کریں۔
اب آپ نے بتایا کہ موضوع اور آپ کی مہارت کیوں توجہ کا مستحق ہے، اب سامعین جاننا چاہتے ہیں کہ آپ علم کیسے منتقل کریں گے، عمل کیا ہوگا۔ اپنی پریزنٹیشن کے مواد کو سلائیڈ پر رکھنا اور میٹنگ کا ایجنڈا ترتیب دینا ضروری ہے تاکہ لوگ آپ کی پیشکش کے بعد مایوس نہ ہوں۔ جب آپ اپنی تقریر کی ساخت کے بارے میں انتباہ نہیں کرتے ہیں، تو لوگ اپنی توقعات خود بناتے ہیں اور یہ حقیقت سے شاذ و نادر ہی ملتی ہے۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں تبصرے "میرا مطلب بالکل نہیں تھا" یا "میں نے سوچا کہ یہ بہتر ہوگا۔" کے انداز میں ظاہر ہوتا ہے۔ سامعین کی ان کی خواہشات اور توقعات کے ساتھ مدد کریں - اصول طے کریں اور انہیں بتائیں کہ کیا توقع کرنی ہے۔
سلائیڈ کو "ایجنڈا" کہے بغیر ایجنڈے کے بارے میں بات کرنے کا ایک اچھا طریقہ۔ اس کے بجائے، آپ ٹائم لائن یا انفوگرافک بنا سکتے ہیں۔ اشارہ کریں کہ ہر حصے میں کتنا وقت لگے گا: نظریاتی، عملی، کیس اسٹڈی، سوالات کے جوابات، وقفے، اگر فراہم کیے جائیں۔ اگر آپ کسی پریزنٹیشن کو آگے بڑھاتے ہیں، تو بہتر ہے کہ مواد کو لنکس کے ساتھ مینو کی شکل میں بنائیں - اس طرح آپ قاری کا خیال رکھیں گے اور سلائیڈز کے ذریعے پلٹنے میں اس کا وقت بچائیں گے۔
VisualMethod تجویز کرتا ہے کہ نہ صرف تقریر کے مواد کی وضاحت کی جائے بلکہ سننے والوں کے لیے فائدہ کے ذریعے ایسا کریں۔ مثال کے طور پر، سلائیڈ پر ایک نقطہ ہے "تجارتی تجویز میں بجٹ کی حدود کی نشاندہی کیسے کریں"۔ اس نکتے پر آواز اٹھاتے وقت، ایک وعدہ کریں: "میری تقریر کے بعد، آپ جان لیں گے کہ تجارتی تجویز میں بجٹ کی حدود کی نشاندہی کیسے کی جاتی ہے۔" اس بات کو یقینی بنائیں کہ لوگ آپ کے الفاظ کو مفید سمجھتے ہیں۔
جیسا کہ الیگزینڈر میٹا نے اپنی کتاب "جہنم اور جنت کے درمیان سینما" میں نوٹ کیا ہے، فلم کے پہلے 20 منٹ پوری داستان میں دلچسپی کا باعث بنتے ہیں۔ پیشہ ور اسے ایک اشتعال انگیز واقعہ کہتے ہیں یا، جس کا تقریباً ترجمہ کیا جائے، "ایک اشتعال انگیز واقعہ"۔ تھیٹر کی کلاسیکی میں بھی ایسا ہی طریقہ ہے۔ آپ کی تعارفی سلائیڈیں اسٹیج کو سیٹ کرتی ہیں اور پوری کہانی میں دلچسپی پیدا کرتی ہیں۔
خلاصہ کریں۔
کسی فلم یا پروڈکشن کے اختتام پر ہونے والی مذمت کو یاد رکھیں: وہ لمحہ جب ناظرین روشن خیال ہوتا ہے اور عالمگیر علم حاصل کرتا ہے۔ آپ کی پیشکش میں یہ لمحہ مختصر نتائج کے ساتھ آخری سلائیڈ ہو گا۔ اگر آپ واقعی ایک نئی دریافت کے بارے میں بات کر رہے ہیں تو یہ ایک خلاصہ ہو سکتا ہے، بڑا لکھا گیا ہو، یا پوری تقریر کا خلاصہ کرنے کے لیے 3 اہم اصول یا نتائج۔
ایک الگ سلائیڈ پر خلاصہ کیوں؟ سب سے پہلے، آپ اپنی تقریر کے نتائج کی بنیاد پر ایک غیر مبہم اور درست نتیجہ اخذ کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ دوسرا، آپ سامعین کو پیشکش کے اختتام کے لیے تیار کرتے ہیں اور انہیں سوالات تیار کرنے کا موقع دیتے ہیں۔
تیسرا، آپ اپنی پیشکش میں قدر کا اضافہ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو اس حقیقت پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ کی تقریر کی بدولت سامعین نے کچھ سیکھا، محسوس کیا اور سمجھا۔ عام طور پر، اضافی قدر کا اثر پیدا کریں۔ مثال کے طور پر، آپ تین ٹیمپلیٹس کے ناموں کی فہرست بناتے ہیں جن پر ایک تجارتی تجویز تیار کی گئی ہے، اور کہتے ہیں: آج آپ نے یہ تین ماڈل سیکھے ہیں، اور ان کا استعمال کرتے ہوئے آپ اپنے گاہکوں کو آپ کے ساتھ تعاون کے فوائد زیادہ واضح طور پر دکھا سکتے ہیں اور فروخت کو تیز کر سکتے ہیں۔
خلاصہ سلائیڈ جامع اور واقعی حتمی ہونی چاہیے۔ اس کے بعد، آپ کو موضوع کی مزید تلاش جاری نہیں رکھنی چاہیے، چاہے آپ کو کچھ تفصیلات یاد ہوں۔ اپنی ماہرانہ حیثیت اور حتمی نتیجہ کو مستحکم کرنے کے لیے اس لمحے کا استعمال کریں۔ اس آخری مقام پر آپ جس چیز پر آگے بڑھ سکتے ہیں وہ سوال و جواب کا سیکشن ہے، حالانکہ زیادہ تر معاملات میں اسے تھوڑا پہلے رکھ دینا اور اپنی پسند کے نوٹ پر پیشکش ختم کرنا بہتر ہے۔
آپ سے رابطہ کرنے میں میری مدد کریں۔
ہر پیشکش کا ایک مقصد ہوتا ہے۔ اسٹیج پر جاتے وقت، اسپیکر سامعین کو کوئی پروڈکٹ، کمپنی، اپنی مہارت یا کسی قسم کا عمل فروخت کرتا ہے۔ آج کل پریزنٹیشن کے ذریعے براہ راست فروخت دیکھنے کو کم ہی ملتی ہے، سوائے شاید کاسمیٹکس یا جادوئی گولیوں کے لیے آن لائن اہرام اسکیموں کے۔ زیادہ تر معاملات میں، اسپیکر سامعین سے رابطے کی معلومات اکٹھا کرتا ہے۔ اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ وہ سوالنامے کے ساتھ ہال میں گھومتا ہے، لیکن وہ کہتا ہے کہ آپ کہاں سے بات چیت جاری رکھ سکتے ہیں۔
اگر آپ براہ راست رابطے فراہم کرنے کے لیے تیار نہیں ہیں، تو اختتامی سلائیڈ پر کمپنی کے ای میل کی نشاندہی کریں۔ مثال کے طور پر، ہم ایک عام پتہ استعمال کرتے ہیں۔ [ای میل محفوظ]یا اس سے بھی بہتر، ایک ایسے سوشل نیٹ ورک کا لنک فراہم کریں جہاں آپ اپنے سامعین کے ساتھ بات چیت کر سکیں یا جہاں آپ کے موضوع پر مفید مواد ظاہر ہو۔
اگر آپ ایک آزاد مشیر ہیں، تو آپ ایک عمومی، ذاتی پتہ بھی فراہم کر سکتے ہیں یا سوشل نیٹ ورک پر کسی ایسے صفحے کی نشاندہی کر سکتے ہیں جس کے ذریعے آپ سے رابطہ کیا جا سکتا ہے۔
اپنے سامعین کو فعال کرنے کے لیے، "کال ٹو ایکشن" بنائیں۔ اپنی پیشکش پر رائے طلب کریں، موضوع پر لنکس کا اشتراک کریں، یا تجویز کریں کہ آپ کی پیشکش کو کیسے بہتر بنایا جا سکتا ہے۔ جیسا کہ VisualMethod پریکٹس سے پتہ چلتا ہے، تقریباً 10% سامعین ہمیشہ جوابی اور کافی فعال ہوتے ہیں تاکہ کوئی تبصرہ کر سکیں، اور تقریباً 30% آپ کے گروپ کی خبروں کو سبسکرائب کرنے کے لیے تیار ہوں۔
PS
"قدیم" روایت کے مطابق، اس جملے کا ذکر ہونا چاہیے تھا "آپ کی توجہ کا شکریہ!" "الوداع" کہنا ہمیشہ مشکل ہوتا ہے اور آپ اسی طرح کے شکریہ کے ساتھ ایک سلائیڈ کے ساتھ عجیب و غریب توقف کو بھرنا چاہتے ہیں، لیکن ہم آپ کو رابطوں کے ساتھ سلائیڈ پر رکنے کی ترغیب دیتے ہیں۔ "تھینک یو سلائیڈ" آپ کے سامعین کو اشارہ کرتی ہے کہ آپ کا رشتہ ختم ہو گیا ہے، اور کسی بھی کاروبار کا مقصد اپنے سامعین کے ساتھ رابطے کو بڑھانا اور مسلسل برقرار رکھنا ہے۔ آپ کے رابطے اس کام کو بہتر طریقے سے نمٹائیں گے۔
ماخذ: www.habr.com