سرکاری اداروں میں کارڈ انڈیکس سسٹم سے خودکار ڈیٹا بیس میں منتقلی۔

جس لمحے سے ڈیٹا کو محفوظ کرنے (درست طریقے سے ریکارڈ کرنے) کی ضرورت پیش آئی، لوگوں نے مختلف ذرائع ابلاغ پر ہر قسم کے ٹولز کے ساتھ، بعد میں استعمال کے لیے ضروری معلومات کو پکڑا (یا محفوظ کیا)۔ ہزاروں سالوں سے، اس نے چٹانوں پر نقش و نگار بنائے اور انہیں پارچمنٹ کے ٹکڑے پر لکھ دیا، تاکہ مستقبل میں بعد میں استعمال کیا جا سکے (صرف ایک بائسن کو آنکھ میں مارنے کے لیے)۔

پچھلی صدی میں، حروف کی زبان میں معلومات کو ریکارڈ کرنا - "لکھنا" - وسیع ہو گیا ہے۔ تحریر، بدلے میں، اگرچہ اس کے ناقابل تردید فوائد ہیں (واپسی، معلومات کو پڑھنے اور لکھنے میں نسبتاً آسانی، وغیرہ)، ڈیٹا ایڈمنسٹریشن کے لحاظ سے، یہ مکمل استعمال کی اجازت نہیں دیتا۔ تحریری اعداد و شمار کے انتظام کے لیے ایک شخص جو سب سے اچھی چیز لے سکتا ہے وہ ایک لائبریری (آرکائیو) ہے۔ لیکن لائبریری کو ایک خصوصی تلاش (انڈیکسنگ) اور ڈیٹا مینجمنٹ ٹول - ایک کارڈ انڈیکس کے ساتھ بھی ضمیمہ کرنا پڑا۔ کارڈ انڈیکس بنیادی طور پر لائبریری کیٹلاگ-رجسٹری ہے۔ یہ شرط رکھی جانی چاہئے کہ لائبریری (آرکائیو) کی اصطلاح کو نہ صرف ان لائبریریوں کے طور پر سمجھا جانا چاہئے جن کے ہم استعمال کرتے ہیں، بلکہ دیگر منظم اور منظم تحریری ڈیٹا (مثال کے طور پر، رجسٹری آفس فائل یا وزارت داخلہ، اسٹیٹ ٹیکس سروس) )۔

اس بات کو کم کرنا مشکل ہے کہ کارڈ فائلنگ سسٹم کا سرکاری رجسٹریشن سسٹم پر کتنا اثر پڑا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک آبادی کے اندراج کا ادارہ جس میں رہائشی پتہ شہری کے بارے میں ذخیرہ شدہ ڈیٹا کا طبعی مقام ہوتا ہے۔ اس طرح، مخصوص گلیوں اور علاقوں میں رہنے والے شہریوں کا تمام ڈیٹا علاقے کی طرف سے نامزد کردہ ایک رجسٹریشن ڈیپارٹمنٹ میں محفوظ کیا جاتا ہے۔ یہ اس حقیقت کی وجہ سے ہے کہ یہ طریقہ آپ کو اعداد و شمار اور تجزیاتی ڈیٹا کو تیزی سے تلاش کرنے، اپ ڈیٹ کرنے، شمار کرنے اور تخلیق کرنے کی اجازت دیتا ہے اگر معلومات کو ایک جگہ پر ذخیرہ کیا گیا ہو۔ مثال کے طور پر، پاسپورٹ آفس یا ٹیکس ڈیپارٹمنٹ جس سے آپ تعلق رکھتے ہیں آپ کی سرگرمیوں کے بارے میں تحریری اور جسمانی ڈیٹا (ٹیکس رپورٹس یا سول ریکارڈ) اسٹور کرتے ہیں۔ رجسٹریشن ایڈریس کی بنیاد پر کوئی بھی شخص یا حکومتی ادارہ آسانی سے یہ تعین کر سکتا ہے کہ دستاویزات کس رجسٹری آفس میں محفوظ ہیں اور ٹیکس سروس کے کس ضلعی محکمے میں انکم ڈیکلریشن فائل کی گئی ہے۔

کارڈ اکاؤنٹنگ کی صلاحیتوں کی اس بنیاد پر، ڈیٹا رجسٹریشن کا پورا نظام بنایا گیا تھا: شہریوں کے بارے میں (رجسٹری آفس، پاسپورٹ آفس)، معاشی سرگرمیوں کے بارے میں (ضلعی ٹیکس سروس کے محکمے)، رئیل اسٹیٹ کے بارے میں (ڈسٹرکٹ رئیل اسٹیٹ رجسٹریشن ڈیپارٹمنٹ)، گاڑیوں کے بارے میں ( رجسٹریشن اور امتحانی محکمے) ) بھرتی کے بارے میں (فوجی کمیشنریاں) وغیرہ۔

کارڈ اکاؤنٹنگ کو علاقائی عہدہ (S227NA69-Tver ریجن) کے ساتھ ریاستی رجسٹریشن کے نشانات استعمال کرنے پر مجبور کیا جاتا ہے، علاقائی خصوصیات کے مطابق مختلف محکموں کا نام دیا جاتا ہے (Pervomaisky ڈسٹرکٹ ڈپارٹمنٹ آف انٹرنل افیئرز)، ڈیٹا کو جسمانی طور پر منتقل کرنے پر مجبور کیا جاتا ہے، وغیرہ۔

میں کارڈ فائلنگ سسٹم میں ڈیٹا کی اکائی کی ایک کارڈ انڈیکس سے دوسرے کارڈ میں نقل و حرکت پر غور کرنے کی تجویز کرتا ہوں۔ ایک واضح مثال کے طور پر، گاڑی کے رجسٹریشن سسٹم میں گاڑی کی دوبارہ رجسٹریشن کے عمل کو لیتے ہیں، جب گاڑی کسی ایسے فرد کو فروخت کی جاتی ہے جس کی رجسٹریشن کی جگہ (رجسٹریشن) پچھلے مالک کی رجسٹریشن کی جگہ سے مختلف ہوتی ہے۔ قواعد کے مطابق، بیچنے والے اور خریدار کو گاڑی کو دوبارہ رجسٹر کرنے کے لیے REO "A" (جس سے بیچنے والا تعلق رکھتا ہے) پر آنا چاہیے۔ خرید و فروخت کے معاہدے پر دستخط کرنے اور متعلقہ دستاویزات کو مکمل کرنے کے بعد، نئے مالک کو ایک ٹرانزٹ نمبر ملتا ہے جو محدود مدت کے لیے درست ہوتا ہے۔ نیا مالک، ٹرانزٹ نمبر کی درستگی کی مدت کے دوران، REO "B" پر پہنچنے کا پابند ہے جس سے وہ رجسٹریشن (رجسٹریشن) سے تعلق رکھتا ہے۔ REO "B" پر اس کی آمد کے بعد، اس کا ٹرانزٹ نمبر اور رجسٹریشن کے دیگر دستاویزات ضبط کر لیے جاتے ہیں اور گاڑی کو نئے مالک کے پاس رجسٹر کر دیا جاتا ہے۔

معلومات کی اکائی کی حرکت کو مکمل طور پر سمجھنے کے لیے، ذیل میں ہم رجسٹریشن کے عمل کے ہر مرحلے کے ساتھ ڈیٹا کی اکائی کی نقل و حرکت کی مشابہت بنائیں گے۔

آپریشن 1

بیچنے والے اور خریدار کار خریدنے یا بیچنے کے لیے REO "A" پہنچتے ہیں اور آپریٹر سے رابطہ کرتے ہیں۔ آپریٹر کو رجسٹریشن کارڈ فائل میں ایک رجسٹریشن کارڈ ملتا ہے - یعنی وہ جسمانی طور پر ڈیٹا کی تلاش کرتا ہے، جس میں کچھ وقت لگتا ہے۔ کارڈ تلاش کرنے کے بعد، یہ کار پر کسی گرفتاری یا لین کی موجودگی کی جانچ کرتا ہے (ڈیٹا کار کے رجسٹریشن کارڈ میں درج ہوتا ہے)۔

آپریشن 2

آپریٹر، رجسٹریشن کے ضروری اقدامات کرنے کے بعد، محدود مدت کے لیے ٹرانزٹ نمبرز اور رجسٹریشن دستاویزات جاری کرتا ہے۔ اس حقیقت کی وجہ سے کہ نئے مالک کے بارے میں ڈیٹا کو REO "B" میں محفوظ کیا جانا چاہیے (چونکہ ڈیٹا بیس کارڈ پر مبنی اور مقامی ہے)، REO "A" سے REO "B" میں معلومات کی منتقلی کے لیے درج ذیل عمل تیار کیا گیا ہے۔ نئے مالک اور اس کی کار کے بارے میں ڈیٹا اس کے ساتھ منتقل ہو جائے گا، جس کے لیے اسے ٹرانزٹ نمبر جاری کیے جائیں گے۔ ڈی رجسٹریشن کے بارے میں ایک خاص نشان والا رجسٹریشن کارڈ گاڑی کی تاریخ میں معلومات کی اکائی کے طور پر REO "A" میں موجود رہے گا۔ اس معاملے میں رجسٹریشن ختم کرنے کا مطلب یہ ہے کہ REO "A" ڈیٹا بیس میں، معلومات کی یہ اکائی غیر فعال ہو جائے گی اور اوپر بتائی گئی فزیکل ڈیٹا کی تلاش کی فہرست میں نہیں رہے گی (ڈیرجسٹرڈ کار کا رجسٹریشن کارڈ آسانی سے دوسری گاڑیوں سے الگ کر دیا جائے گا۔ فعال رولرس)۔ منتقل شدہ معلومات خود ٹرانزٹ نمبر اور رجسٹریشن دستاویزات میں ظاہر ہوں گی۔

آپریشن 3

نیا مالک، جسے REO "A" سے کار کی رجسٹریشن ختم کرنے کے نتیجے میں ٹرانزٹ نمبر موصول ہوئے، REO "B" کے لیے روانہ ہو گئے۔ نمبر کی قسم "ٹرانزٹ" کا بالکل نام بتاتا ہے کہ ڈیٹا کو منتقل کرنے کے لیے نمبر کی ضرورت ہے۔ معلومات کو REO "A" سے REO "B" میں منتقل کیا جاتا ہے، جس میں نیا مالک ڈیٹا کیریئر کے طور پر کام کرتا ہے۔ معلومات کی منتقلی کی تکمیل کو یقینی بنانے کے لیے، ٹرانزٹ نمبر ایک مخصوص مدت کے لیے جاری کیے جاتے ہیں، جس کے دوران نئے مالک کو REO "B" کے ساتھ رجسٹر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس عمل پر کنٹرول متعلقہ سرکاری اداروں کے سپرد ہے۔ مندرجہ بالا سے یہ بات سامنے آتی ہے کہ ڈیٹا کی نقل و حرکت کے عمل کو کنٹرول کرنے کے لیے زبردست قانونی اصول اور انسانی وسائل شامل ہیں اور ان کا استعمال کیا جاتا ہے۔

آپریشن 4

کار کے REO "B" پر پہنچنے کے بعد، اسے رجسٹر کیا جاتا ہے، جس کا مطلب ہے کہ REO "B" کی فائل کیبنٹ میں کار کے بارے میں ڈیٹا ریکارڈ کرنا۔ آپریٹر ٹرانزٹ نمبر واپس لے لیتا ہے اور نئے اسٹیٹ نمبر جاری کرتا ہے، جبکہ رجسٹریشن کارڈ کو پرنٹ کرکے کارڈ انڈیکس میں داخل کرتا ہے۔ یہ رجسٹریشن کارڈ وہ تمام ڈیٹا دکھاتا ہے جو REO "B" سے منتقل کیا گیا تھا۔

یہ REO "A" سے REO "B" میں "اینالاگ" ڈیٹا کی منتقلی کا عمل مکمل کرتا ہے۔ بلاشبہ، معلومات کی نقل و حرکت کے لیے یہ الگورتھم پیچیدہ ہے اور اس کے لیے انسانی وسائل اور جسمانی سرگرمی دونوں سے بڑے اخراجات کی ضرورت ہوتی ہے۔ نقل و حمل شدہ کار ڈیٹا حجم میں 3 کلو بائٹس سے زیادہ نہیں ہے، جبکہ 1024 کلو بائٹس کے حجم کے ساتھ موجودہ ٹیکنالوجیز کا استعمال کرتے ہوئے معلومات کو منتقل کرنے کی مارکیٹ لاگت 3 سوم ہے (سیلولر آپریٹرز کے زیادہ سے زیادہ ٹیرف کے مطابق)۔

DBMS-Database Management Systems کے استعمال کا دور

ڈیٹا بیس مینجمنٹ سسٹم کا استعمال رجسٹریشن کے عمل کی بڑی صفوں میں ڈیٹا کو تبدیل کرنے کے عمل کو یکسر آسان بنا سکتا ہے۔ ڈیٹا کے سوالات کے لیے خودکار اور گارنٹی شدہ نتائج فراہم کریں۔

ایک واضح مثال کے طور پر، اگر DBMS استعمال کیا گیا ہو تو کار کی دوبارہ رجسٹریشن کے مذکورہ بالا عمل سے مشابہت پیدا کریں۔

آپریشن 1

بیچنے والے اور خریدار کار خریدنے یا بیچنے کے لیے REO "A" پہنچتے ہیں اور آپریٹر سے رابطہ کرتے ہیں۔ آپریٹر کو رجسٹریشن کارڈ فائل میں ایک رجسٹریشن کارڈ ملتا ہے - یعنی وہ جسمانی طور پر ڈیٹا کی تلاش کرتا ہے، جس میں کچھ وقت لگتا ہے۔ کارڈ تلاش کرنے کے بعد، یہ کار پر کسی گرفتاری یا لین کی موجودگی کی جانچ کرتا ہے (ڈیٹا کار کے رجسٹریشن کارڈ میں درج ہوتا ہے)۔ آپریٹر گاڑی کا ڈیٹا DBMS میں داخل کرتا ہے اور گرفتاری یا حقدار کی موجودگی کے بارے میں فوری جواب حاصل کرتا ہے۔

آپریشن 2

آپریٹر، رجسٹریشن کے ضروری اقدامات کرنے کے بعد، محدود مدت کے لیے ٹرانزٹ نمبرز اور رجسٹریشن دستاویزات جاری کرتا ہے۔ اس حقیقت کی وجہ سے کہ نئے مالک کے بارے میں ڈیٹا کو REO "B" میں محفوظ کیا جانا چاہیے (چونکہ ڈیٹا بیس کارڈ پر مبنی اور مقامی ہے)، REO "A" سے REO "B" میں معلومات کی منتقلی کے لیے درج ذیل عمل تیار کیا گیا ہے۔ آپریٹر نئے مالک کے بارے میں ڈیٹا DBMS میں داخل کرتا ہے۔

یہ دوبارہ رجسٹریشن کا عمل مکمل کرتا ہے۔ دیگر تمام آپریشنز متعلقہ نہیں ہیں، کیونکہ ڈیٹا بیس مرکزی ہے۔ نئے مالک کو ٹرانزٹ نمبر (ادائیگی) حاصل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ گاڑی کی رجسٹریشن (اسٹیجنگ) کے لیے لائن میں کھڑے ہوں، مکمل شدہ درخواست کے لیے ادائیگی کریں، وغیرہ۔ ساتھ ہی، REO ملازمین پر بوجھ کم ہو جائے گا کیونکہ آپریشن کے لیے دوبارہ رجسٹریشن کی پیچیدہ سکیم کی ضرورت نہیں رہے گی۔

متعدد پابندیوں کی بھی ضرورت نہیں ہے، جیسے کہ ریاستی لائسنس پلیٹوں میں علاقائی خصوصیات کا استعمال (علاقائی عہدوں کی ضرورت نہیں ہوگی، جس سے کاروں کو کسی بھی REO میں رجسٹر کیا جا سکے گا)، رجسٹریشن دستاویزات میں مالک کا پتہ درج کرنا، رہائش کی تبدیلی کی صورت میں دوبارہ رجسٹریشن، اور اسی طرح ایک بڑی فہرست میں۔

رجسٹریشن کے جعلی ہونے کا امکان عملی طور پر ختم ہو جاتا ہے، کیونکہ گاڑی کے بارے میں معلومات ڈیٹا بیس سے فراہم کی جاتی ہیں۔

سرکاری اداروں میں ڈیٹا حاصل کرنے کے موجودہ عمل کارڈ فائلنگ اور ڈیٹا اسٹوریج کی صلاحیتوں پر مبنی ہیں۔

مندرجہ بالا کی بنیاد پر، خودکار معلوماتی نظام (AIS) کے استعمال کے درج ذیل اہم فوائد کا تعین کیا جا سکتا ہے:

• AIS نمایاں طور پر آسان بنائے گا اور رجسٹریشن کے طریقہ کار کو یکسر تبدیل کر دے گا۔
• رجسٹریشن کے عمل میں DBMS ڈیزائن کے اصولوں اور قواعد کو استعمال کرنا ضروری ہے۔
• AIS کی صلاحیتوں کو مکمل طور پر استعمال کرنے کے لیے رجسٹریشن کے قائم کردہ طریقہ کار کو تبدیل کیا جانا چاہیے۔
• دوسرے نظاموں کے ساتھ براہ راست نظام کے انضمام کے وسیع امکانات (مثال کے طور پر، بینکنگ)۔
• انسانی عنصر سے وابستہ غلطیوں کو کم کرنا۔
• شہریوں کو معلومات حاصل کرنے میں لگنے والے وقت کو کم کرنا۔

ماخذ: www.habr.com