Samewerking is 'n pynpunt vir tradisionele kantoorgereedskap. Wanneer tien mense op dieselfde tyd aan 'n lêer werk, word meer tyd en moeite nie aan wysigings bestee nie, maar aan die soek na veranderinge en hul outeurs. Dit word bemoeilik deur die baie toepassings wat nie altyd versoenbaar is nie. Een manier om hierdie probleem op te los, is om na wolkgebaseerde kantoorsuites te beweeg. Daar is nie baie van hulle nie, en ons sal jou vertel hoe ons die konserwatisme van Forex Club-werknemers oorkom het en binne 'n paar maande 'n verspreide maatskappy met honderd kantore na G Suite kon oordra.
Hoekom het jy besluit om die oorgang te maak?
Forex Club word gewoonlik onthou in die konteks van aanlyn handel op buitelandse wisselkoerse. Maar hierdie maatskappy werk met verskeie soorte valuta-instrumente in verskillende lande van die wêreld. As gevolg hiervan het dit 'n baie komplekse IT-infrastruktuur met sy eie platform vir kliënte.
Toe ons ontmoet het, het die maatskappy se agterkantoor verskeie verskillende platforms en toepassings gebruik. Die belangrikste werkinstrument vir die meeste van die werknemers was die Microsoft-kantoorpakket en pos op Zimbra. Bo dit alles was 'n bobou van bykomende berging, rugsteun, antivirus, talle verbindings en integrasies, sowel as Microsoft- en Zimbra-lisensiebestuur met periodieke oudits.
Forex Club se IT-afdeling het dit duur gevind om hierdie stelsel in stand te hou. Die komplekse infrastruktuur het die huur van 'n groot aantal rekenaars vereis. bedieners, DRP-planne in geval van bedieneronderbrekings of internetverbindingsfout, en rugsteun. Om ononderbroke werking te verseker, is 'n toegewyde afdeling van administrateurs uiteindelik gevorm, wat ook lisensie-oudits hanteer het.
As gevolg van die oorvloed van verskillende programme, het probleme onder gewone Forex Club-werknemers ontstaan. Sonder dokumentweergawenasporing was dit moeilik om die skrywer van sommige hersienings en die finale weergawe van 'n teks of tabel te vind.
In 'n poging om onderhoudskoste te verminder, was Forex Club op soek na 'n eenvoudiger manier om dieselfde probleme op te los. Dit is waar ons interaksie begin het.
Om 'n alternatief te vind
Om volwaardige samewerking te implementeer, was dit nodig om die benadering self te verander - wegbeweeg van plaaslike berging na die wolk. Forex Club het begin soek na 'n algemene wolkoplossing vir alle kantoortoepassings. Daar was twee kandidate: Office 365 en G Suite.
Office 365 was 'n prioriteit, aangesien baie Microsoft-lisensies by Forex Club gekoop is. Maar Office 365 bring slegs 'n deel van die kantoorpakket se funksionaliteit na die wolk. Gebruikers moet steeds die toepassing van hul persoonlike rekening aflaai en dit gebruik om met dokumente volgens die ou skema te werk: stuur en herstoor kopieë met weergawe-indekse.
Google Cloud se G Suite het meer samewerkingskenmerke en is goedkoper. In die geval van Microsoft-produkte sal jy die Ondernemingsooreenkoms moet gebruik, en dit is 'n heeltemal ander bestedingsvlak (selfs met inagneming van die aangekoopte sagteware). En met ons hulp het die implementering van G Suite onder die Google-program plaasgevind, wat groot klante vergoed het vir die koste om na die maatskappy se dienste oor te skakel.
Daar is beplan om die meeste van die dienste wat deur werknemers gebruik word na G Suite oor te dra:
- Kalender en e-pos (Gmail en Google Kalender);
- Notas (Google Keep);
- Klets en aanlyn konferensies (klets, Hangouts);
- Kantoorpakket en opname-opwekker (Google Docs, Google Forms);
- Gedeelde berging (GDrive).
Oorkom negatiwiteit
Die implementering van enige instrument, selfs die gerieflikste een, word altyd deur negatiewe reaksies van eindgebruikers gekonfronteer. Die hoofrede is konserwatisme, aangesien mense niks wil verander nie en gewoond raak aan nuwe benaderings tot werk. Die situasie is gekompliseer deur die spesifieke persepsie van webteenwoordigheid as om bloot op werwe te loop (maar nie op hierdie werwe werk nie), algemeen onder nie-IT-werknemers. Hulle het net nie verstaan hoe om daarmee te werk nie.
Aan die Forex CLub-kant was Dmitry Ostroverkhov verantwoordelik vir die implementering van die projek. Hy het implementeringstadia gemonitor, gebruikersterugvoer ingesamel en take geprioritiseer. Gesamentlike voorbereiding, werknemeropnames en verduidelikings van maatskappyreëls het dit vir ons makliker gemaak om aan die gang te kom.
Softline se hooftaak in hierdie projek was om gebruikers en stelseladministrateurs op te lei en tegniese ondersteuning in die eerste stadium te verskaf. Ons het verduidelik hoe die produk moet werk deur middel van 'n reeks opleidings. In totaal het ons 15 opleidings van 4 uur elk uitgevoer. Die eerste - voor die loods - vir stelseladministrateurs wat besig was om die grond vir transformasie voor te berei. En die daaropvolgendes is vir gewone werknemers.
As deel van die hoofopleidingsprogram het ons die voordele beklemtoon, wat vergoed het vir die eindgebruikers se probleme om gewoond te raak aan die nuwe hulpmiddel. En aan die einde van elke opleiding kon werknemers met hul eie vrae vorendag kom, wat slaggate aan die begin van werk verwyder het.
Alhoewel Forex Club opleidingseminare vir sy eie kliënte hou, kon die maatskappy nie op sy eie opleiding op G Suite loods nie weens die gebrek aan onderwysers met die nodige bevoegdhede. Om die impak van ons opleiding te evalueer, het Forex Club studente-opnames voor die opleiding en 'n geruime tyd daarna gedoen. Die eerste opname het 'n meestal negatiewe persepsie van die komende veranderinge getoon. Die tweede is, inteendeel, 'n toename in positiwiteit. Mense het begin besef dat dit van toepassing is op hul werk.
Loodskantoor
Die projek het aan die einde van 2017 begin, toe tien stelseladministrateurs na G Suite oorgeskakel het. Hierdie mense moes die pioniers word wat die voor- en nadele van die oplossing geïdentifiseer het en die weg gebaan het vir transformasie. Ons het hul terugvoer en aanbevelings in ag geneem en in Januarie 2018 het ons 'n mediumgrootte tak met 'n plaaslike stelseladministrateur gekies vir die eerste proefoorgang van nie-IT-werknemers.
Die oorgang is gelyktydig gemaak. Ja, dit is moeilik vir mense om na nuwe gereedskap oor te skakel, so gegewe die keuse tussen 'n wolkoplossing en 'n rekenaartoepassing, sal gebruikers na 'n meer bekende lessenaar leun en globale opgraderingsplanne vertraag. So na voltooiing van die loodskantooropleiding het ons almal vinnig na G Suite oorgeskakel. Gedurende die eerste paar weke was daar 'n mate van weerstand, dit is deur die plaaslike stelseladministrateur hanteer, wat al die moeilike punte verduidelik en gewys het.
Na aanleiding van die loodskantoor het ons die hele IT-afdeling van Forex Club heeltemal na G Suite oorgedra.
Verandering van die taknetwerk
Nadat ons die ervaring van die loodsprojek ontleed het, saam met die Forex Club IT-afdeling, het ons 'n oorgangplan vir die res van die maatskappy ontwikkel. Daar is oorspronklik beplan dat die proses in twee fases sou plaasvind. In die eerste stadium wou ons net die mees lojale Forex Club-werknemers oplei vir die produk, wat die projek in hul kantore sou bevorder en kollegas sou help om na die nuwe platform te beweeg as deel van die tweede fase. Om "evangeliste" in die maatskappy te kies, het ons 'n opname gedoen, waarvan die resultate alle verwagtinge oortref het: ongeveer die helfte van die hele Forex Club het gereageer. Toe besluit ons om nie die proses uit te sleep nie en het die "implementering deur werknemers"-stadium oorgeslaan.
Soos in die loodsprojek, is die hoofkantore eerste gemigreer, waar daar 'n plaaslike stelseladministrateur is - hy het gehelp om opkomende probleme die hoof te bied. In elke kantoor is die oorgang na nuwe gereedskap deur opleiding voorafgegaan. Opleiding moes volgens 'n buigsame skedule beplan word wat verskillende tydsones en werkskedules in ag geneem het. Byvoorbeeld, vir kantore in Kazakhstan en China, moes opleiding om 5:XNUMX Moskou-tyd begin (terloops, G Suite werk uitstekend in China, maak nie saak wat nie).
Na aanleiding van die hoofkantore het die taknetwerk na G Suite oorgeskakel – sowat 100 punte. Die eienaardigheid van die laaste fase van die projek was dat hierdie takke hoofsaaklik beman word deur verkoopsmense wat baie met sigblaaie werk. Ons het vir twee weke opleiding vir hulle gedoen om te help om data oor te dra.
Terselfdertyd het ons spesialiste agter die skerms gewerk om Forex Club self te ondersteun, aangesien die aantal tegniese ondersteuningsversoeke voorspelbaar toegeneem het onmiddellik na die oorgang na G Suite. Die piek van versoeke het plaasgevind tydens die oorgang van die taknetwerk, maar geleidelik het die aantal versoeke begin afneem. Die beduidendste afnames was vir kantoorprodukte en e-pos, sagtewarelisensiebestuur en werk met bedieners en netwerktoerusting, sowel as via rugsteunkommunikasiekanale. Dit beteken dat die implementering die las op die eerstelynondersteuning en agterkantoor verminder het.
In totaal het die oordrag van kantore sowat twee maande geneem: in Februarie 2018 is werk in die hoofdepartemente voltooi, en in Maart - deur die hele taknetwerk.
Slaggate
Die spoed van e-posmigrasie het 'n groot probleem geword. Dit het 1 sekonde geneem om een e-pos van Zimbra na Gmail oor te dra met IMAP Sync. Ongeveer 700 werknemers werk in honderd Forex Club-kantore, en elkeen van hulle het duisende briewe (in totaal bedien hulle meer as 2 miljoen kliënte). Dus, om die migrasie te bespoedig, het ons die G Suite-migrasienutsding daarmee gebruik, die proses om e-posse te kopieer het vinniger gegaan.
Dit was nie nodig om data vanaf kalenders en take oor te dra nie. Alhoewel daar 'n paar oplossings in die ou infrastruktuur was, is dit nie ten volle deur werknemers gebruik nie. Byvoorbeeld, korporatiewe kalenders is geïmplementeer in die vorm van 'n portaal op Bitrix, wat ongerieflik is, sodat werknemers hul eie gereedskap gehad het, en werknemers het data-oordrag op hul eie uitgevoer.
Die oordrag van operasionele dokumente was ook in die hande van gebruikers (ons praat net van data oor huidige werk - 'n ander oplossing word gebruik vir die maatskappy se kennisbasis). Hier was geen vrae nie. Dit is net dat op 'n stadium 'n administratiewe lyn getrek is - verantwoordelikheid vir inligting wat plaaslik gestoor is, is aan die gebruikers self oorgedra, terwyl die veiligheid en sekuriteit van data op Google Drive reeds deur die IT-afdeling gemonitor is.
Ongelukkig was dit nie moontlik om analoë in G Suite vir alle werkstrome te vind nie. Byvoorbeeld, algemene posbusse, wat Forex Club-werknemers gewoond is om te gebruik, het nie filters in Gmail nie, so dit is moeilik om 'n spesifieke brief te vind. Daar was 'n soortgelyke probleem met SSO-magtiging in Google Chat, maar hierdie probleem is opgelos deur 'n versoek aan Google-ondersteuning.
Die hoofprobleme vir gebruikers het verband gehou met die feit dat Google-dienste nog nie van die funksies van mededingers het nie, byvoorbeeld Skype of Office 365. Hangouts laat jou net toe om oproepe te maak, Google Chat het nie kwotasie nie, en Google Sheets het nie ondersteuning nie. vir Microsoft Excel-makro's.
Boonop benader Microsoft- en Google Cloud-produkte tabelredigeernutsgoed anders. Word-lêers wat tabelle bevat, word soms in Google Docs met verkeerde formatering oopgemaak.
Soos ons gewoond geraak het aan die nuwe infrastruktuur, is sommige van die probleme deur alternatiewe benaderings opgelos. Byvoorbeeld, in plaas van makro's in sigblaaie, word skrifte gebruik, wat Forex Club-werknemers selfs meer gerieflik gevind het. Dit was nie moontlik om 'n analoog te vind net vir die finansiële afdeling van Forex Club, wat handel oor 1C-verslae (met skrifte, komplekse formatering). Hy het dus oorgeskakel na Google Sheet slegs vir samewerking. Vir ander dokumente word die kantoorpakket (Excel) steeds gebruik.
In totaal het Forex Club ongeveer 10% van Microsoft Office-lisensies behou. Dit is normale praktyk vir sulke projekte: 'n minderheid van werknemers gebruik die gevorderde funksies van kantoorsuites, so die res aanvaar maklik die vervanging.
Daar moet kennis geneem word dat geen grootskaalse transformasies op die res van die infrastruktuur uitgevoer is nie. Forex Club het nie Jira en Confluence laat vaar nie, hoewel dit Google Keep geïmplementeer het vir operasionele take. Om Jira en Confluence met G Suite te integreer, het ons inproppe ontplooi wat jou toelaat om data vinnig oor te dra. Die moniteringstelsel het behoue gebly, sowel as baie bykomende hulpmiddels: Trello, Teamup, CRM, Metrieke, AWS, ens. Natuurlik het stelseladministrateurs in die takke gebly.
Chromebook-eksperiment
Op soek na 'n manier om koste te besnoei, het Forex Club beoog om almal na mobiele werkstasies te skuif wat deur Chromebooks aangedryf word. Die toestel self is uiters goedkoop, en met die gebruik van wolkdienste was dit moontlik om vinnig 'n werkstasie daarop te ontplooi.
Ons het mobiele werkstasies op 'n klein groepie van 25 gebruikers in die verkoopsafdeling getoets. Die werknemers in hierdie afdeling het geen take gehad wat hulle sou verhinder om uitsluitlik via die web te werk nie, dus die migrasie moes naatloos vir hulle verloop het. Die toets het egter aan die lig gebring dat die hardeware van 'n goedkoop Chromebook onvoldoende was om alle Forex Club-korporatiewe toepassings behoorlik te laat loop. Boonop het duurder modelle wat aan die tegniese spesifikasies sou voldoen, vergelykbaar in prys geblyk te wees met tradisionele skootrekenaars gebaseer op dieselfde bedryfstelsel. WindowsUiteindelik het hulle besluit om die projek te laat vaar.
Wat het verander met die koms van G Suite
In teenstelling met alle vooroordele en wantroue, het 3% van werknemers reeds 80 maande na die opleiding in opnames opgemerk dat G Suite dit werklik vir hulle makliker gemaak het om met dokumente te werk. Na die oorgang het die mobiliteit van werknemers toegeneem en hulle het meer begin werk met draagbare toestelle:
Mobiele toestel gebruik statistieke volgens Forex Club
Google Forms het groot gewildheid verwerf. Binne departemente maak hulle dit moontlik om vinnig opnames te doen wat voorheen die gebruik van pos vereis het, en resultate met die hand in te samel. Die oorgang na Google Chat en Hangouts Meet het die meeste vrae en klagtes veroorsaak, aangesien hulle oor die algemeen minder funksies het, maar die gebruik daarvan het dit moontlik gemaak om baie kitsboodskappers binne die maatskappy te laat vaar.
Die resultate van die projek is geformuleer deur Dmitry Ostroverkhov, met wie ons gewerk het: "Die projek het Forex Club se koste vir IT-infrastruktuur verminder en die ondersteuning daarvan vereenvoudig. 'n Hele laag proses-instandhoudingstake het verdwyn, aangesien hierdie probleme aan Google se kant opgelos word. Nou kan alle dienste op afstand gekonfigureer word, dit word deur 'n paar Google-administrateurs ondersteun, en die IT-afdeling het tyd en hulpbronne vir ander dinge vrygestel.”
Bron: will.com
