Hallo almal, my naam is Konstantin Kuznetsov, ek is die uitvoerende hoof en stigter van RocketSales. In die IT-veld is daar nogal 'n algemene storie wanneer die ontwikkelingsafdeling in sy eie heelal woon. In hierdie heelal is daar lugbevochtigers op elke lessenaar, 'n klomp toerusting en skoonmakers vir monitors en sleutelborde, en heel waarskynlik sy eie taak- en projekbestuurstelsel.
Wat is die groot probleem?
Miskien is dit vir sommige niks. Maar ons het 'n probleem teëgekom. Ons bou en outomatiseer verkoopsisteme, implementeer CRM en skep wolkinfrastruktuur vir besigheid. Benewens die ontwikkelings- en produksieafdelings, sluit kliëntprojekte dikwels bemarkers, verkoopspersoneel, rekenmeesters en ander werknemers in. En ons het begin dink oor hoe om 'n effektiewe projekbestuursproses te organiseer.
As die ontwikkeling en produksieproses in 'n platform soos Jira of GitLab georganiseer word, dan niemand behalwe ontwikkeling verstaan wat is wat nie. Om 'n derdeparty-werknemer by 'n projek te betrek, moet jy met hom vergader, die konteks verduidelik, die taak iewers opneem, dan die mate van gereedheid in werkkletse monitor, die resultaat deur die klets kry en dit in Jira invoer. En so elke keer.
Ontwikkeling is afgesny van ander departemente van die maatskappy, hulle weet nie hoe om ons te betrek nie, en ons weet nie of hulle ons deelname nodig het nie.
'n Paar jaar gelede het ons die Asana-platform ontdek. In hierdie materiaal wil ek jou vertel hoe ons die ontwikkelings- en produksiebestuursproses georganiseer het om:
- die hele maatskappy het in 'n enkele ekosisteem gewerk,
- almal het genoeg funksionaliteit gehad,
- dit was moontlik om die koste van elke projek in ure en geld te skat,
- werk met kliënte was langtermyn: nie binne die raamwerk van een taak nie, maar binne die raamwerk van 'n hele projek met 'n konstante agterstand van idees.
'n Bietjie oor hoe om Asana te leer ken
Ek het 10 jaar lank gesoek na gerieflike sagteware vir projekbestuur. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 en dosyne ander taakopsporers het nie die kragtoets geslaag nie. Toe vind ek Asana. En alles het uitgewerk.
Na ons mening is dit die beste en vinnigste groeiende platform vir taak- en projekbestuur. Vandag is Asana die wêreldleier in gewildheid en gebruikerstevredenheid. Dit word bewys deur die g2-graderinggrafiek.
Ons is aanhangers van Asana, ons het selfs gesertifiseer om dit vir ons kliënte te kan implementeer.
Ek sal kortliks die proses van verkoop tot projekimplementering beskryf
Aangesien ons IT-dienste verkoop, is ons tregter redelik lank en teen die einde betree dit die produksie- en soms ontwikkelingsafdeling.
Die verkoopsafdeling voer standaardmanipulasies uit: oudit, goedkeuring van CP, ondertekening van 'n ooreenkoms, oordrag van die transaksie na produksie. Produksie mag nie die kontrak aanvaar nie: dit moet die begroting, die datum van oordrag na produksie en die beraamde tydfonds vir die implementering van die projek aandui.
Danksy die amoCRM + Asana-kombinasie, wanneer 'n transaksie van die verkoopsafdeling na produksie en terug oorgedra word, word werk nêrens onderbreek nie. Blou dui die verantwoordelikheidsgebied van die verkoopsafdeling aan, oranje dui die produksieafdeling aan, en pienk dui die ontwikkelingsafdeling aan.
Dit is belangrik dat die ontwikkelingsafdeling, anders as die ontwerpafdeling, nie by elke projek betrokke is nie. Soms vereis die opstel van 'n stelsel nie pasgemaakte oplossings nie.
Dus, wanneer die bestuurder die projek vir produksie aanvaar het, gaan die verkoopsbestuurder met 1 klik na Asana (skermkiekie). Vanaf amoCRM word die projek outomaties in Asana geskep.
'n Taak (taak) met 'n projekkaart en kommersiële voorstelle word outomaties op die gemeenskaplike kliëntprojekbord geskep. Alle kliënte wat tans in produksie is, word hier vertoon. Hier word 'n verantwoordelike bestuurder aangestel, spertye word vasgestel, die tipe werk word gekies en taakstatusse verander.
Die bestuurder kan enige van die voorgestelde outomatiese besigheidsprosesse in die taak begin:
- Soek/Skep 'n kliëntprojek + Heg 'n taak daar aan
- Vul die taak in met transaksie-inligting
- Skep 'n ooreenkoms uit die huidige taak
Die projek is gevul met al die data gespesifiseer in amoCRM. Afhangende van die tipe diens, word 'n stel subtake onmiddellik geskep om die werklike blokke werk te implementeer. Die projekbestuurder bly om gedetailleerde take te ontbind, verantwoordelikhede en sperdatums toe te ken.
Hierdie raad help om nuwe projekte aan te pak. Maar die monitering van die huidige status en die teenwoordigheid van projekte wat daarop in gevaar is, is ongerieflik.
Hoe ons kliënte se take en projekte groepeer
Van die algemene raad van alle projekte voeg die bestuurder die projek by nog 3 borde:
- kliënt se persoonlike raad;
- portefeulje van aktiewe kliënte;
- bestuurder se portefeulje.
Kom ons vind uit hoekom ons elkeen van die entiteite nodig het.
In die kiekie sien jy kliënt se persoonlike raad.
Hoekom hierdie bord?
Voorheen het ons in terme van take gedink. Ek het die taak voltooi en nog een gaan doen. Dit het geblyk dat ons vir die kliënt presies die hoeveelheid werk doen waarvoor hy gevra het. Maar ons wou langtermynverhoudings bou, daarom het ons wegbeweeg van werk met take na werk met kliënte.
Ons maak seker dat ons alle idees vir verbeterings vir die kliënt neerskryf. Al is dit 'n gedagte wat per ongeluk deur die kliënt in die lug gegooi word, maak ons dit reg en maak dit klaar. Dit is hoe 'n agterstand van take gevorm word; werk met die kliënt eindig nie.
Wat is op hierdie bord?
Ons Asana is gekoppel aan verskeie dienste:
- CRM-stelsel (vir interaksie met die verkoopsafdeling),
- TimeDoctor (vir tydopsporing),
- ERP-stelsel (vir die samevoeging van alle data in 'n enkele koppelvlak).
Ons het 'n vinnige hulpbronbeheerpaneel in Asana bekendgestel. Jy wys na die bord bokant die taak en sien wie aan die taak gewerk het en vir hoe lank, en watter bonus hulle verdien het.
Die werk van die produksieafdeling word per uur geskat, daarom was dit vir ons belangrik om streng te monitor hoeveel tyd elke werknemer bestee het om kliënteprobleme op te los.
Wat is die voordele van die gebruik van 'n bord?
As gevolg hiervan, in die ERP-stelsel sien ons Projekverslag. Transaksiestatus, projekdeelnemers, projekbegroting, aantal ure gewerk en sperdatums.
Ons kan die koste van soortgelyke ontwikkelingsprojekte voorspel, KPI-berekeninge word absoluut deursigtig en daar is geen ruimte vir illusies dat ontwikkeling net 'n paar uur neem nie. Indien nodig, het ons altyd 'n koppelvlak wat ons aan die kliënt kan wys vir verslagdoening.
Asana Aktetasse
Hierdie funksionaliteit is al lank in Asana geïmplementeer. Maar ons het dit nie dadelik waardeer nie. Aanvanklik het ons eenvoudig al die projekte van ons bestuurders in portefeuljes versamel. Dit het geblyk dat Denis Kiselev gedurende sy tyd by die maatskappy met 61 kliënte gewerk het.
Dit is gaaf om te weet, maar nie genoeg om die tyd wat spandeer word om dit te versamel, te regverdig nie. En ons het op aktetasse gedruk. Alles het verander toe ons 'n projek in Asana gelykgestel het aan een transaksie in die CRM-stelsel.
Voorheen het die bestuurder op alle projekte ingeteken en kennisgewings ontvang van alle veranderinge in die Inkassie (kennisgewingvoer). Elke statusopdatering en nuwe opmerking is in die stroom vertoon, begin met die nuutste een. Die bestuurder het Maandag gaan sit en take agtereenvolgens vanuit die inkassie voltooi. Daar is nie gepraat oor prioriteite nie, en soms is belangrike take nooit bereik nie.
Nou is daar 'n werknemersportefeulje en 'n projekafdelingsportefeulje. In die eerste bestuur die bestuurder sy projekte, die tweede gee die bestuurder beheerfunksionaliteit rakende die huidige werklading van alle werknemers.
Portefeulje van die ontwerpafdeling
In die skermkiekie kan jy projekte sien wat volgens werknemer gesorteer is.
Een keer per week werk die projekbestuurder die status van elke projek op. Skryf wat verlede week gedoen is en wat vir die volgende week beplan word. Stel een van drie merkers: onder beheer, in gevaar, is daar probleme.
Die bestuurder kan vinnig assesseer:
- huidige volume kliënte in die ontwerpafdeling,
- aantal projekte in die werk vir elke bestuurder,
- aantal agterstallige take op projekte,
- teenwoordigheid van probleme en die behoefte om betrokke te raak by projekte,
- projeksperdatums, tyd spandeer, tregterstadium en projekprioriteit.
Portefeuljes help ons ook met verslagdoening. Nadat die projekstatus opgedateer is, word 'n verslag oor die voltooide en beplande werk outomaties na die kliëntklets gestuur.
Werknemer se portefeulje
Selfs die hoof van die ontwerpafdeling het sy eie portefeulje. As, pah-pah-pah, hy sy gesag verwyder, sal die nuwe persoon al die projekte onder sy beheer sien, wat hy moet voortgaan om te monitor.
Lynwerknemers het ook die gerief van vragbeplanning in die portefeulje waardeer. In die "Laai"-oortjie ontleed Asana die volume take met inagneming van spertye en waarsku as 'n werknemer 'n buitensporige hoeveelheid take beplan het. Jy kan spertye verander en besonderhede aanpas sonder om hierdie oortjie te verlaat.
Foutoplossing en pasgemaakte ontwikkeling
Ons het 'n aparte span wat verantwoordelik is vir ontwikkeling. As deel van 'n besigheidsproses ontvang dit take van twee tipes:
- fout,
- nuwe ontwikkeling.
Foute word nagegaan, geassesseer vir kritiek en deur die tegniese ondersteuningsdiens na die werk oorgeplaas.
Ontwikkelingstake kom óf uit die maatskappy se interne produkagterstand óf van die projekbestuurder as daar 'n ooreenstemmende versoek van die kliënt is.
Die ontwikkelingsproses, oor die algemeen, lyk so.
Take val op die ontwikkelingsraad in Asana. Hier is sy.
Die taakdirekteur kies die tipe "Fout" of "Kenmerk", stel die graad van kritiekheid, dui die kliënt aan en die interne afdelings van die maatskappy wat die taak raak. Wanneer die taak aan al die vereistes van die interne regulasies voldoen, klik die direkteur op die weerlig-ikoon in die boonste balk bokant die taak en begin die outomatiese besigheidsproses "Evalueer in ontwikkeling".
Die hoof van die ontwikkelingsafdeling ontvang 'n kennisgewing oor 'n nuwe taak vir assessering, en die taak self word vir die duur van die assessering na 'n aparte bord met dieselfde naam geskuif.
Na assessering skuif die bestuurder die taak na 'n naelloop wat ooreenstem met die maand van beplande voltooiing. Take is altyd op verskeie borde op dieselfde tyd:
- op die projekbestuurder se persoonlike raad,
- op die tegniese ondersteuningsbord,
- op die ontwikkelingsraad.
Alle deelnemers en werknemers wat die taak monitor, sien die vordering van die taak, ontvang kennisgewings en voer besprekings direk in die kommentaar by die taak. Wanneer 'n taak voltooi is, "neem" die projekbestuurder of verantwoordelike tegniese ondersteuningspesialis dit na hulle kant toe om aan die projek voort te werk.
Wat het gebeur toe ons die ontwikkeling- en produksieafdelings saam met die span in 'n enkele omgewing teruggebring het?
Eerstens, kliëntprojekte het meer langtermyn geword. Weens die voortdurend aangevulde agterstand het die gemiddelde rekening gestyg.
Tweede, die die kwaliteit van projekte het baie verbeter, aangesien die ontwikkelingsafdeling enige tyd vrae aan bemarking, verkope, rekeningkunde, ens. kon stel. Ons kon die nodige bevoegdhede van die span betyds verbind en oplossings van 'n heeltemal ander vlak bied.
derde, werknemers, bestuurders en kliënte het volle deursigtigheid in beplande en voltooide take ontvang. Ons het geleer hoe om projekte te BESTUUR en het besef dat dit 'n absoluut tegniese proses is waaruit die menslike faktor feitlik heeltemal uitgeskakel kan word.
Vierde, die span het meer verenig geword. Voorheen het werknemers min idee gehad wat die mitiese ontwikkelings- en produksiedepartemente doen.
Nou, sien die proses van ontwikkeling en tegniese konfigurasie van stelsels:
- die verkoopsafdeling vind daarin idees en inspirasie oor hoe om te verkoop,
- bemarkers neem gereeld nuttige inhoud vir plasings, artikels, posisionering en advertensietekste,
- bestuurders ontleed kliënte se behoeftes en gedrag en pas strategie aan.
Die resultaat was 'n wen-wen-wen-transformasie waarin ons, ons kliënte en ons vennote baat gevind het. Ek sal bly wees as jy jou mening in die kommentaar deel: was daar iets nuttig in my artikel en watter projekbestuurmetodes gebruik jy in ontwikkeling!
Bron: will.com