Ek het seker 20-25 keer probeer om take sistematies te bestuur. En elke poging het misluk, soos ek nou verstaan, om twee redes.
Eerstens, om tyd aan die voltooiing van take te bestee, moet jy verstaan hoekom dit gedoen word.
Jy begin take bestuur, tyd daaraan spandeer, minder take doen, dit begin alles ophoop – waarvoor?
Enige werk is moeilik om te doen as jy nie verstaan hoekom nie. "Om jou lewe te orden" is nie die mees toereikende doelwit nie, aangesien "ordelike lewe" 'n taamlik vae verskynsel is. Maar "verminder die vlak van angs deur die vlak van onsekerheid te verminder" is 'n baie meer spesifieke en beter doelwit, waaraan maklik 'n uur per dag bestee kan word.
Tweedens beskryf al die metodologieë wat ek gelees het onmiddellik die finale toestand van die proses. "Jy moet ToDoIst neem, dit in projekte afbreek, met die kalender integreer, take vir die week hersien, dit prioritiseer ..." Dit is moeilik om dadelik te begin doen. Soos in sagteware-ontwikkeling, glo ek dat jy dit moet gebruik - iteratief.
Daarom sal ek deur my "iterasies" gaan, en miskien sal dit in dieselfde vorm vir jou nuttig wees. Per slot van rekening, wat is 'n goeie rede om die Mei-vakansie te gebruik om met 'n (relatief) nuwe paradigma terug te gaan werk toe?
Jy kan lees hoe ek hiertoe gekom het .
Trello, 'n paar lyste
Ons skep slegs 4 lyste, gebruik rekenaar- en mobiele toepassings.
Lyste:
- To-dos - skryf al die take wat by jou opkom hier neer. En skryf dit neer sodra hulle in gedagte kom. "Om die asblik uit te gooi" is 'n taak. “Was die skottelgoed” is 'n taak. "Skeduleer 'n beplanningsvergadering" is 'n taak. Wel, en so aan. Selfs die mees ooglopende of belangrikste dinge kan vergeet word as iets onverwags gebeur of jy net 'n moeilike dag gehad het.
- To-Dos vir vandag - elke aand skuif ek dinge van die "To-Do"-bord na die "To-Do for Today"-bord. As van jou werk in die aand daar bly, is dit normaal meer daaroor. Met verloop van tyd begin jy verstaan hoeveel take op die lys kan wees sodat die meeste van hulle op die beplande dag voltooi kan word.
- Vandag gemaak. Hierdie bord is die hoof manier om die angs van "Ek het niks vandag gedoen nie" te verminder en 'n goeie manier vir verdere nadenke oor selforganisasie. Ek skryf al die take wat ek vandag gedoen het hier neer, selfs dié wat nie op die beplande lys is nie. “Ek het Vasya gebel oor die dokumente,” het hy dit neergeskryf. "Hulle het my gevra om papiere te teken," het ek neergeskryf. "Ons het die ooreenkoms met Anton bespreek," het hy neergeskryf. Op hierdie manier sal jy aan die einde van die dag verstaan waaraan jy eintlik jou tyd spandeer het en wat jy uit daardie take kon uitgelaat het net ter wille van die voltooiing van die plan.
- Klaar—'n lys van alle voltooide take. Aan die begin of einde van die dag skuif ek hulle van "Vandag klaar" na "Klaar." In wese is dit 'n asblik waar jy eenvoudig voltooide take kan vind, en daarom moet dit gereeld skoongemaak word.
Trello, "mini-kalender"
Op 'n stadium word dit duidelik dat sommige take presies tydgebonde is, en jy wil nie gedurende die week daarvan vergeet nie, om nie iets anders vir hierdie tyd te beplan nie. Ek het nog altyd 'n moeilike tyd gehad met die kalender, so ek het verskeie borde bygevoeg met die name "Taas vir Maandag", "Taas vir Dinsdag", ens., waarin ek begin om tydgebonde aan- dos.
Dus, wanneer mense my vra: "Kan ons Donderdag om 16:00 praat?" - Ek gaan net na die toepaslike bord en kyk wat ons daar neergeskryf het vir hierdie keer. En ons moet nie vergeet om take betyds gedurende die week tussen lyste oor te dra nie: byvoorbeeld, “to-do’s vir Donderdag” wanneer Donderdag aanbreek - na “to-do’s vir vandag”.
Hoekom nie 'n kalender nie? Vir my is dit verskriklik moeilik om twee nutsprogramme gelyktydig te gebruik. As ek 'n kalender hiervoor gebruik, sal ek daarin moet gaan, dit moet invul, dit gereeld moet nagaan om te kyk of ek iets vergeet het...
Op hierdie stadium het ek die grense van Trello bereik. Die grootste probleem was dat meer as 50 take per dag aangeteken is, en daar was 'n redelike groot poel take gekoppel aan beide die algemene lys en lyste gekoppel aan dae. Hoe verstaan ek dat ek reeds die taak wat ek moet doen neergeskryf het? Dubbels het begin verskyn. Hoe om alle take vir een van die projekte gelyktydig te prioritiseer? Hoe om ander mense die geleentheid te gee om jou kalenderplanne te sien?
Ek het 'n stelsel nodig gehad wat, terwyl dit relatiewe gemak handhaaf:
- Ek kon take volgens projekte groepeer.
- Het 'n kalenderskakel (doen dit môre), en dra dit outomaties oor na take vir vandag, wanneer die dag aanbreek.
- Sou met Google kalender integreer.
Dit is waar ek teruggekeer het na ToDoist, en in hierdie stadium het dit geblyk die mees geskikte oplossing te wees.
Huidige draad in ToDoist
Boks
Ek skryf enige inkomende take in Inbox, wat ek dadelik probeer uitsorteer. Ontleding beteken:
- Bepaling van die datum wanneer die taak voltooi sal word (vir kort take stel ek meestal Vandag, en teen die aand verstaan ek wanneer dit in werklikheid gedoen kan word).
- Die bepaling van die projek waaraan die taak toegeskryf kan word (vir statistieke en die vermoë om op een of ander manier die prioriteit van alle take in die projek te verander).
Take wat by jou opkom en wat nie in die nabye toekoms gedoen hoef te word nie, gaan in projekte in Ongekategoriseer Persoonlik ("neem bekerhouers in die kar") en Ongekategoriseerde werk ("dink aan wanneer ons 'n strategiese PR-sessie kan reël"). ToDoist laat jou toe om herhalende take toe te wys, so elke naweek het ek 'n taak genaamd "Ongekategoriseerde Persoonlik" en elke Maandag "Ongekategoriseerde Werk."
Kalender integrasie
ToDoist integreer perfek met Google Kalender, in beide rigtings. Ek deel my kalender met my kollegas sodat hulle kan sien wanneer hulle my beslis nie kan bereik nie.
Terselfdertyd word take vanaf die kalender in die teenoorgestelde rigting oorgedra: ek kan sê "Seryoga, kyk na my tyd vir Vrydag en skryf 'n vergadering daar neer," wat beide in die kalender en in ToDoist sal verskyn. So, om die waarheid te sê, ek het vir die eerste keer 'n kalender begin gebruik sonder om gebeurtenisse daarin te skep.
Verwerking van nie-operatiewe inkomende take
Ek haas my nie dadelik om take te doen nie, behalwe vir daardie take waar die brand duidelik is. "Ons moet dringend die bestuur van die ABC-maatskappy kontak, aangesien die bediener af is en daar geen reaksie van sy werknemers is nie" is natuurlik 'n dringende taak wat nie uitgestel kan word nie, maar "Zhenya, kan ek jou nou bel om te praat oor 'n nuwe projek" verander in " Skedule wanneer jy met X kan praat oor Y," wat reeds sal verander in die taak "Sê vir X dat ons dan kan praat" en die taak "Praat met X oor Y," reeds tydgebonde. Byna enige inkomende taak verander eers in "Skedule ...".
Prioritisering van take
Alle take wat by die dag ingesluit is, kan nie voltooi word nie. Toe ek myself waarneem, het ek die volgende besef (elke nommer sal anders wees, maar die belangrikste ding is om tot gevolgtrekkings te kom).
- Vir elke dag skryf ek so 50-70 take neer.
- Ek kan tot 30 take gemaklik doen (sonder om heeltemal moeg te voel aan die einde van die dag).
- Nadat ek tot 50 take voltooi het, sal ek moeg word, maar nie krities nie.
- Ek kan 70 take voltooi, maar daarna sal ek sukkel om uit die “vloei van werkverslawing te kom”, sukkel om aan die slaap te raak en sal oor die algemeen bietjie sosiaal wees.
Op grond hiervan besluit ek wat om vandag te doen. ToDoist het 'n prioritisering van elke taak, so in die oggend kies ek die kritieke take om te voltooi, en voltooi die res gebaseer op my vermoëns en begeertes. Elke dag dra ek so 40-20 take oor na die volgende: wat interessant is, is dat die volgende dag se take weer 60-70 word.
Die handhawing van statistieke
Ek wil regtig in die algemeen verstaan hoeveel tyd vandag aan werkverwante sake bestee is, en aan watter. Hiervoor gebruik ek die toepassing , wat op beide die foon en die skootrekenaar is, en Google Maps Ligginggeskiedenis (ja, ek is nie paranoïes nie).
Ons woon buite die stad, so die tyd wat op die pad spandeer word, kan verstandig gebruik word. Nou, as ek nie moeg is nie, luister ek op pad na oudioboeke sodat ek op een of ander manier hierdie 40 minute kan gebruik.
Ek versamel nog nie die data nie, wat 'n soort persoonlike Data Lake skep; Wanneer die tyd aanbreek, sal ek daarby uitkom.
Daar sal geen gevolgtrekking wees nie
- Die lewe van 'n moderne mens is 'n groot stroom van inkomende take. Dit sal nie moontlik wees om dit te verminder nie; ons moet leer om hierdie vloei te bestuur.
- Die meeste angs kom uit die onbekende van die toekoms. As ons verstaan wat in die komende dae op ons wag, sal daar aansienlik minder angs wees.
- Om hierdie rede kan jy tyd spandeer om jou dag te organiseer. Ek weet wat vandag gaan gebeur, wat môre sal gebeur, en ek vergeet nie van daardie take waarvan ek vroeër vergeet het nie.
- Om taakopsporing uit te voer is nie 'n doel op sigself nie, maar, as jy wil, 'n manier van selfopvoeding. Dinge wat jy voorheen te lui was om te doen of dinge wat jy nooit bygekom het om te doen nie, word baie makliker om te doen. Baie mense (ook ek) voel oor die algemeen beter wanneer take van die buitewêreld opgestel word. Taaknasporing is 'n manier om take vir jouself op te stel en te leer om volgens jou begeertes te leef.
- Werk is nie 'n doel op sigself nie. Die doel is om jou werkskedule so te organiseer dat jy voorspelbare vrye tyd het wanneer jy vir jouself, jou gesin en jou belangstellings kan omsien.
Bron: will.com
