يوفر الترحيل من IBM Notes إلى Microsoft Exchange أو Office 365 عددًا كبيرًا من الفوائد للمؤسسة، ولكن مشروع الترحيل نفسه يبدو شاقًا وليس من الواضح تمامًا أين يبدأ الترحيل. لا يتضمن Exchange نفسه أدواته الخاصة للترحيل الكامل أو التعايش بين Notes وExchange. في الواقع، بعض مهام الترحيل والتعايش غير ممكنة بدون منتجات الطرف الثالث. في هذه المقالة، سنوضح سبع خطوات أساسية يجب اتباعها استنادًا إلى أفضل الممارسات وخبرتنا في عمليات الترحيل الناجحة.
تتضمن عملية الترحيل الناجحة الخطوات التالية:
- التقييم الأولي للهجرة.
- تأسيس التعايش بين الملاحظات والصرف.
- التخطيط لدقة الترحيل المثلى.
- ضمان أقصى قدر من كفاءة الهجرة.
- قم بتشغيل اختبار الترحيل.
- تخطيط توقيت الهجرة لتقليل التأثير على المنظمة.
- إطلاق عملية الترحيل وتتبع تقدمها.
في هذه المقالة، سننظر في كيفية الاستعداد للترحيل وإكماله باستخدام حلين من Quest - и . يوجد أسفل القطع بعض التفاصيل.
الخطوة 1: التقييم الأولي للهجرة
إجراء جرد لبيئتك الحالية
إذا قررت أن Exchange هو النظام الأساسي المناسب لمؤسستك، فكل ما عليك فعله هو الانتقال إليه. أولاً، تحتاج إلى جمع معلومات حول بيئتك الحالية، وجمع معلومات المخزون حول البيانات التي تخطط لترحيلها، وتحديد ما يمكن إزالته لتقليل استخدام مساحة القرص، وحساب النطاق الترددي المتوفر بين البيئات، وما إلى ذلك. يجب أن يتضمن التقييم الأولي ما يلي: الأسئلة التالية :
- ما هو عدد نطاقات Notes وخوادم Domino الموجودة؟
- كم عدد صناديق البريد لديك؟ كم منهم لا تستخدم؟
- ما مقدار مساحة القرص التي تشغلها ملفات البريد الأساسية؟ كم عددهم في الأرشيف؟ كم عدد النسخ المتماثلة المحلية؟
- أين توجد المحفوظات؟
- كم عدد المستخدمين الذين يستخدمون التشفير؟ المحتوى المشفر يحتاج إلى نقل؟
- كم عدد المجلدات الشخصية الموجودة في البيئة؟
- من هم المستخدمون الذين يستخدمون روابط المستندات؟ كم عدد المستخدمين الذين تلقوا روابط من مستخدمين وتطبيقات أخرى؟
- ما مقدار البيانات التي ستنقلها؟ على سبيل المثال، تريد نقل البيانات للأشهر الستة الماضية فقط.
- هل سيتم ترحيل الأرشيفات الأصلية إلى أرشيفات Exchange الشخصية أو ملفات Outlook *.pst؟
- ما هي حدود عرض النطاق الترددي؟ ما هي كمية البيانات التي يمكن نقلها إلى
فترة زمنية معينة؟ - ما مقدار مساحة التخزين المطلوبة بعد الترحيل؟
كيف ستؤثر الهجرة على الأعمال والعمليات
يجب التخطيط للمشروع بعناية لتقليل وقت التوقف عن العمل وتقليل الإنتاجية المفقودة.
على سبيل المثال، من المهم مراعاة التفويض بين المستخدمين - إذا قام مستخدم بالترحيل ولكن بقي مفوضه على النظام الأساسي الأصلي، فكيف سيؤثر ذلك على عمله اليومي؟ على نطاق أوسع، تحتاج إلى التفكير في كيفية تأثير مشروع الترحيل على جميع العمليات التجارية وسير العمل الهامة لشركتك.
من المهم أيضًا مراعاة نقاط الاتصال الهامة داخل Notes. على سبيل المثال، عند التعامل مع المراسلة، من المهم تحليل التطبيقات ومراعاة التفاعل بين توجيه البريد والتطبيقات لتجنب تعطيل عمليات الأعمال أثناء الترحيل وبعده. تأكد من طرح الأسئلة التالية:
- من هم المستخدمون الذين لديهم مفوضون وكيف يمكن أن يؤثر قطع هذه العلاقة على العمليات التجارية؟
- ما هي التطبيقات والعمليات التجارية المرتبطة ببيئة البريد الإلكتروني؟ سيكون أي تكامل رئيسي بين التطبيق وخدمة البريد الإلكتروني، مثل عملية الموافقة، أمرًا بالغ الأهمية عند التخطيط للترحيل.
- ما هي المكونات والميزات المهمة للتطبيق التي يجب الحفاظ عليها؟
- كيف يمكنك استخدام الميزات المضمنة في النظام الأساسي الجديد لتحقيق الوظائف التي تحتاجها؟
- هل يجب أرشفة المحتوى غير النشط للتخزين المستقبلي؟
- هل سيلزم إعادة بناء أي تطبيقات لتعمل بشكل صحيح في البيئة الجديدة؟
- كيف سيتم قياس النجاح؟
قبل أن تبدأ عملية الترحيل، يتعين عليك تحديد معايير لقياس النجاح. وعلى وجه الخصوص، يجب أن تفهم أنه من غير المعقول توقع نقل البيانات بنسبة 100%. ليس كل نوع من أنواع عناصر Notes له ما يعادله في Exchange (البريد النشط هو المثال الأكثر فظاعة). لذلك، الحقيقة هي أنه لن تكون كافة العناصر الموجودة في Notes موجودة في Exchange بعد الترحيل. الهدف القابل للتحقيق والقياس هو نقل 95% من العناصر إلى 95% من صناديق البريد. يعد قياس النتائج وتوثيقها أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح الترحيل، ولن تكون النتائج الحقيقية ممكنة إلا إذا تم تحديد معايير النجاح في بداية مشروع ترحيل البريد الإلكتروني.
الخطوة 2: إنشاء الملاحظات وتبادل التعايش
بالنسبة لمعظم المؤسسات، تعتبر الهجرة عملية وليست حدثًا. لذلك، يجب أن تتبع عمليات ترحيل صندوق البريد وترحيل التطبيقات جدولًا يناسب الأعمال والعمليات بشكل أفضل ولا يعتمد على المتطلبات الفنية.
تطوير استراتيجية التعايش
ولتعظيم القيمة من الهجرة، يجب وضع خطة تعايش كاملة وتنفيذها في وقت مبكر من عملية الهجرة. قد يختلف تعريف "التعايش" من منظمة إلى أخرى. تستخدم بعض المؤسسات بيانات متوفر/مشغول بشكل نشط، والبعض الآخر لا يستخدم هذه الوظيفة على الإطلاق. يركز البعض على ترحيل بيانات التقويم، بينما يركز البعض الآخر على الضبط الدقيق لترحيل دليل المستخدم الكامل. ومن المهم العمل مع كل من أصحاب المصلحة للحصول على صورة واضحة لما يهم حقا ومساعدة الجميع على فهم أهمية استراتيجية التعايش الفعالة.
يتطلب الترحيل من Notes إلى Exchange وOffice 365 التخطيط لصندوق البريد وترحيل التطبيقات في نفس الوقت. يجب دعم وظيفة تطبيق Notes الحالية لجميع المستخدمين، بغض النظر عن نظام البريد الإلكتروني الحالي الخاص بهم. عندما يقوم المستخدمون بالترحيل إلى Exchange وOffice 365، يجب أن يكونوا قادرين على الوصول إلى تطبيقات Notes واستخدامها كجزء من مهام سير العمل الحالية الخاصة بهم. يجب أن تستمر هذه الإمكانية حتى يتم ترحيل تطبيقات Notes إلى SharePoint أو نظام أساسي آخر.
بالإضافة إلى التعايش بين التطبيقات، يجب تنفيذ التفاعل بين المستخدمين على الأنظمة الأساسية المختلفة قبل بدء الترحيل. يتضمن ذلك توجيه الدليل التلقائي وتحديثاته وحالات متوفر/مشغول والتقويمات لجميع المستخدمين بغض النظر عن نظامهم الأساسي الحالي.
أخيرًا، يتعين عليك مراعاة التعاون ليس فقط بين خدمة البريد الإلكتروني لديك، ولكن أيضًا بين التقويمات والموارد المشتركة، مثل غرف الاجتماعات. يجب أن يكون المستخدمون قادرين على تنزيل معلومات جدولة الاجتماع. يتضمن ذلك الاجتماعات لمرة واحدة والمتكررة. سواء تمت جدولة المواعيد قبل الترحيل أو تم إنشاؤها أثناء الترحيل، يجب الحفاظ على دقة بيانات التقويم طوال المشروع. يتعين عليك التأكد من أنه بإمكان المستخدمين، على سبيل المثال، تغيير غرفة الاجتماعات للاجتماع التالي في اجتماع متكرر أو إلغاء اجتماع واحد دون التسبب في حدوث تعارض وارتباك في الاجتماعات اللاحقة.
الخطوة 3: التخطيط لدقة الهجرة المثلى
يتطلب التخطيط للترحيل من Notes إلى Exchange أو Office 365 فهم عدد من الاختلافات المحددة بين الأنظمة الأساسية.
عناوين البريد الإلكتروني
تحتوي بيانات Notes عادةً على عناوين خاصة تظهر في عدة أماكن: في رؤوس الرسائل، والمضمنة في الأرشيفات، وجهات الاتصال الشخصية، والقوائم الموزعة. وكجزء من عملية الترحيل، يجب تحديث عناوين الملكية هذه إلى عناوين SMTP لضمان الأداء الوظيفي الكامل في بيئة Exchange. تختار العديد من المؤسسات أيضًا تحديث مجال SMTP أو معيار العنونة أثناء الترحيل. إذا كان هذا ينطبق على مؤسستك، فمن المهم أن تفهم أن بعض حلول الترحيل تقوم تلقائيًا بتحديث مثيلات عنوان SMTP التاريخية لكل مستخدم.
هيكل المجلد
في العديد من المؤسسات، يستخدم المستخدمون صناديق البريد والمحفوظات الخاصة بهم، لذلك من المهم الحفاظ على هذه البيانات. تؤثر أيضًا قدرة المستخدمين على عرض بنية المجلدات الكاملة الخاصة بهم على تجربة المستخدم نتيجة للترحيل. من المهم تحديد الحلول والانتقالات التي تحافظ على سلامة المجلدات وهياكل البيانات.
النسخ المتماثلة والمحفوظات المحلية
للتحكم في تكاليف التخزين وإدارة نمو البيانات بشكل أفضل، تقوم العديد من المؤسسات بتعيين حصص لصناديق البريد. غالبًا ما تكون النتيجة غير المقصودة لهذه السياسة زيادة في عدد وحجم الأرشيفات. ويجب تقييم مصادر البيانات الإضافية هذه ومراعاة ترحيلها أثناء التخطيط للترحيل. يمكنك تزويد المستخدمين بمكون الخدمة الذاتية الذي يسمح لهم بترحيل البيانات المهمة فقط. لتحسين تخزين Exchange، نوصي باستخدام منتج Quest آخر - ، فهو يتمتع، على وجه الخصوص، بوظيفة مفيدة لإلغاء البيانات المكررة للملفات المرفقة، وهو ما يشبه DAOS في Notes.
الرباط الصليبي الأمامي والتفويض
تعد قوائم التحكم في الوصول (ACL) والتفويض عناصر أساسية للعمل في بيئة Notes، كما أنها هامة جدًا لحماية التكامل. ونتيجة لذلك، من المهم ترجمة الحقوق المرتبطة وحقوق الوصول بدقة إلى الحقوق المكافئة في Exchange Server وOffice 365. ومن الناحية المثالية، سيؤدي القيام بذلك تلقائيًا إلى تسريع العملية والقضاء على الأخطاء البشرية. للحفاظ على فعالية حماية أصول المعلومات الخاصة بالمؤسسة، يجب تنفيذ قوائم ACL وتعيين التفويض بشكل متزامن مع بيانات البريد. تحاول بعض المؤسسات تعيين حقوق مكافئة يدويًا أو باستخدام البرامج النصية بعد اكتمال ترحيل البيانات. ومع ذلك، يمكن أن يؤثر هذا النهج سلبًا على الإنتاجية ويضيف ثغرات أمنية إلى بيانات المؤسسة.
ملاحظات المحتوى الخاص
نفس البريد النشط. هناك مشكلة شائعة أخرى عند الترحيل من IBM Notes وهي مواجهة الكثير من النصوص المنسقة. لا يدعم Exchange وOffice 365 الجداول المبوبة والأزرار والنماذج المحفوظة والمحتويات الأخرى الخاصة في Notes. ونتيجة لذلك، ستحتاج إما إلى الاستعداد لفقد هذه الوظيفة أو الاستثمار في حل ترحيل يمكنه تحويل هذه العناصر إلى تنسيق يمكن ترحيله. لنفترض على الفور أن الحلول المقدمة من Quest لا تقوم بتحويل هذا بأي شكل من الأشكال ويمكنها فقط نقل هذه الحروف كمرفقات بحيث يمكن للمستخدم بعد ذلك فتحها من خلال عميل Notes.
المجموعات ودفاتر العناوين الشخصية
تستخدم العديد من المؤسسات القوائم البريدية العامة على نطاق واسع لأغراض داخلية وخارجية
الاتصالات الخارجية. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يجد مستخدمو Notes أنه من المهم الاحتفاظ بجهات اتصال العمل في دفاتر العناوين الشخصية. تعد مصادر البيانات هذه ضرورية للعمليات التجارية ويجب تحويلها بكفاءة أثناء الترحيل إلى نظام Microsoft الأساسي. ونتيجة لذلك، من المهم إعداد المجموعات تلقائيًا للترحيل إلى Active Directory وتحويل كافة العناوين الشخصية بكفاءة، حتى تلك المخزنة على أجهزة سطح المكتب الخاصة بالمستخدمين.
التفاعل مع تطبيقات الملاحظات
تعتبر نقاط التكامل بين التطبيقات وخدمة البريد، مثل عمليات التسوية، مهمة عند تخطيط وجدولة عمليات الترحيل. يتمتع IBM Notes بتكامل أكثر صرامة بين البريد الإلكتروني والتطبيقات مقارنة بالأنظمة الأساسية الأخرى. يمكن أن تشمل عمليات التكامل هذه كل شيء بدءًا من روابط Dolinks البسيطة وحتى العمليات التجارية.
الموارد وقواعد بيانات البريد
تستخدم العديد من المؤسسات قواعد بيانات حجز الموارد وقواعد بيانات البريد وقواعد البيانات المشتركة الأخرى في Notes. ونتيجة لذلك، تلعب قواعد البيانات هذه دورًا مهمًا في عمل المنظمة. لضمان استمرارية العمل وإنتاجية الموظفين، من المهم جدًا مراعاة نهج وتوقيت التنفيذ من أجل:
- إنشاء صناديق بريد الموارد في البيئة المستهدفة؛
- نقل البيانات من قاعدة بيانات الحجز إلى Exchange؛
- التأكد من أن مستخدمي كلا النظامين يمكنهم التعاون واستخدام الموارد في Notes وExchange.
الخطوة 4: تعظيم كفاءة الهجرة
بالإضافة إلى ضمان دقة البيانات، من المهم أيضًا التأكد من أن الترحيل فعال قدر الإمكان وفقًا لمتطلبات المنظمة. تعتمد فعالية الهجرة بشكل مباشر ليس فقط على التكاليف المباشرة، ولكن أيضًا على درجة التأثير على الأعمال.
هندسة حلول الهجرة
أحد أهم العوامل التي تؤثر على الكفاءة هو تصميم حل الترحيل. من المهم اختيار حل ببنية متعددة الخيوط تسمح لخادم ترحيل واحد بترحيل عدة مستخدمين في نفس الوقت. تقلل البنية متعددة الخيوط من متطلبات أجهزة الترحيل وتزيد من سرعة الترحيل، مما يقلل بشكل كبير من التكلفة الإجمالية للمشروع. لا تنخدع بحلول الترحيل التي تدعي أنها متعددة الخيوط ولكنها في الواقع تقوم بترحيل مستخدم واحد فقط في كل مرة وتتطلب إضافة محطات عمل لترحيل المزيد من المستخدمين في المرة الواحدة. اعتمادًا على التكوين والبيئة، تكون الحلول الحقيقية متعددة الخيوط أكثر كفاءة بنسبة 30 إلى 5000 بالمائة عند ترحيل البيانات إلى Exchange وOffice 365.
عملية الهجرة
تتضمن الهجرة العديد من الخطوات ويجب أن تتم العمليات في الوقت المناسب لضمان الانتقال السلس. لتقليل تعطل الأعمال وزيادة فوائد الترحيل إلى الحد الأقصى، يجب دمج جميع العمليات والتحكم فيها بواسطة تطبيق واحد يمكنه التعامل مع كل خطوة من خطوات الترحيل في الوقت المناسب.
المرونة والخدمة الذاتية
سيحتاج بعض المستخدمين والأقسام إلى الانحراف عن عملية الترحيل القياسية. على سبيل المثال، قد يكون لدى القسم القانوني متطلبات تخزين مختلفة، أو قد يحتاج المديرون إلى ترحيل صندوق البريد والمحفوظات بالكامل. لذلك، من المهم اختيار حل ترحيل مرن يسمح لفريق الترحيل بالتكيف بسهولة مع هذه المتطلبات. إحدى الطرق الأكثر فعالية لتوفير هذه المرونة هي تمكين الخدمة الذاتية لبعض المستخدمين. على سبيل المثال، قد يُسمح لبعض المستخدمين بنقل بيانات إضافية من ملفات البريد الرئيسية الخاصة بهم أو البيانات المحلية لتحويلها لاحقًا إلى أرشيف شخصي على الخادم.
الخطوة 5: تشغيل اختبار الترحيل
بمجرد الانتهاء من تقييم ما قبل الترحيل، وتم الانتهاء من استراتيجية التعايش، وتم تحديد خطط التحسين، فمن الأهمية بمكان الحصول على تأكيد للاستراتيجية من خلال واحدة أو أكثر من عمليات الترحيل التجريبية.
الغرض من الترحيل التجريبي هو اختبار الإجراءات التي تم تطويرها وتحديد المشاكل التي قد تنشأ بعد بدء الترحيل الكامل، مما يتيح لهم الفرصة لحلها قبل البدء في الترحيل المباشر. ونتيجة لذلك، فمن المتوقع حدوث مشكلات أثناء هجرة الطيارين، بل وحتى الترحيب بها.
تحديد حجم الهجرة التجريبية
يجب أن يكون الترحيل التجريبي كبيرًا بما يكفي لجمع عينة تمثيلية من البيانات والإجابة على الأسئلة ذات الصلة التي قد تتم مواجهتها أثناء الترحيل القتالي. إذا كنت تقوم بترحيل عدة آلاف من صناديق البريد، فيجب أن يكون حجم العينة كافيًا. بالنسبة للهجرات الكبيرة جدًا، قد تكون النسبة أقل.
اختيار البيانات والأنظمة
أثناء عملية الهجرة التجريبية، من المهم استخدام البيانات القتالية وأنظمة القتال. وهذا مهم جدًا لعدة أسباب:
- عليك أن تفهم كيف ستتصرف بيئة القتال. لن تكون البيئة المولدة صناعيًا ممثلة للبيئة القتالية.
- يمكنك الحصول على مزيد من المعلومات حول الرسائل المشفرة وتكرار أنواع الرسائل غير الموجودة في Exchange ومتطلبات التخزين بناءً على بيانات العينة.
تحديد التوقعات
توفر عملية الترحيل التجريبية أيضًا فرصة ممتازة لاختبار معايير النجاح المحددة للمشروع ومعايرة التوقعات الخاصة بالترحيل المتبقي. وإذا كانت التعديلات مطلوبة، فيجب توثيقها وأخذها في الاعتبار أثناء الهجرة القتالية.
الخطوة 6: التخطيط لوقت الترحيل لتقليل التأثير على المنظمة
تجميع المستخدمين
لتقليل التأثير على المستخدمين والمؤسسة ككل، يجب ترحيل المستخدمين الذين يعملون معًا في نفس الوقت. تشمل العوامل الأساسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء هذه المجموعات التفويض. ابحث عن حل يمكنه التوصية بمجموعات للترحيل بناءً على معلومات حول علاقات المستخدمين في البيئة المصدر.
توقيت الهجرة
بمجرد اكتمال عملية ترحيل المجموعة، تأكد من جدولة الوقت الذي سيتم فيه ذلك
التأثير على هؤلاء المستخدمين ضئيل. قد يعني هذا جدولة نافذة الترحيل لوقت محدد من اليوم لتجنب الترحيل أثناء ساعات العمل، أو في نهاية شهر من العام، أو أثناء فترات الصيانة. على سبيل المثال، من المحتمل ألا يتم ترحيل فرق المبيعات حتى قرب نهاية الربع، ومن المحتمل أن يكون لدى أقسام المحاسبة والشؤون القانونية قيود على الوقت الذي يمكنهم فيه الترحيل.
الخطوة 7: ابدأ عملية الترحيل وتتبع تقدمها
ومع تطبيق نُهج ترحيل البيانات التي تم التحقق من صحتها بشكل تجريبي، ينبغي أن تصبح عمليات الترحيل القتالية أحداثًا روتينية. من المحتمل أن تكون هناك تعديلات طفيفة طوال العملية لتلبية احتياجات مجموعات معينة. وسيظل الرصد الدقيق ضروريًا لضمان أخذ جميع الحالات الطارئة في الاعتبار أثناء مرحلة التخطيط والتجريب. ومع ذلك، يجب أن تصبح العملية مؤتمتة بشكل متزايد. يعد تنفيذ جدول الهجرة القتالية أمرًا مهمًا لتوثيق التقدم المحرز وإبلاغه في جميع أنحاء المنظمة لتوفير تأكيد على تلبية التوقعات. تظل المراقبة والتعليقات من الجوانب الأساسية لنجاح الترحيل طوال العملية.
اختتام
لقد قمنا بتغطية الأشياء التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند ترحيل الخدمة البريدية الخاصة بك. إذا كنت حاليًا بصدد اختيار حل للترحيل أو كنت تفكر فيه فقط، فمن المهم أن تأخذ كل هذا في الاعتبار. نحن نعمل مع حلول الترحيل من Quest ومستعدون للتوصية بها باعتبارها الأكثر فعالية في تقليل عدد الخطوات اليدوية وزيادة كمية البيانات المنقولة نتيجة للترحيل.
إذا كنت تريد معرفة المزيد حول الأساليب الفعالة للهجرة، أرسل طلبًا إلى على موقعنا أو اتصل فقط، ويمكنك أيضًا دراسة مواد إضافية باستخدام الروابط أدناه:
المصدر: www.habr.com