আসানায় উন্নয়ন এবং উৎপাদন ব্যবস্থাপনা

সবাইকে হ্যালো, আমার নাম কনস্ট্যান্টিন কুজনেটসভ, আমি রকেট সেলসের সিইও এবং প্রতিষ্ঠাতা। আইটি ক্ষেত্রে, এমন একটি গল্প দেখা খুবই সাধারণ যেখানে উন্নয়ন বিভাগ তার নিজস্ব মহাবিশ্বে বাস করে। এই মহাবিশ্বে, প্রতিটি ডেস্কটপে এয়ার হিউমিডিফায়ার রয়েছে, মনিটর এবং কীবোর্ডের জন্য একগুচ্ছ গ্যাজেট এবং ক্লিনার রয়েছে এবং সম্ভবত, এর নিজস্ব কাজ এবং প্রকল্প পরিচালনা ব্যবস্থা রয়েছে।

এটার ভেতরে কি?

হয়তো কারো জন্য এটা কিছুই না। কিন্তু আমরা একটি সমস্যায় পড়েছিলাম। আমরা বিক্রয় ব্যবস্থা তৈরি ও স্বয়ংক্রিয়ভাবে করি, CRM প্রয়োগ করি এবং ব্যবসার জন্য ক্লাউড অবকাঠামো তৈরি করি। উন্নয়ন এবং উৎপাদন বিভাগ ছাড়াও, ক্লায়েন্ট প্রকল্পগুলিতে প্রায়ই বিপণনকারী, বিক্রয়কর্মী, হিসাবরক্ষক এবং অন্যান্য কর্মচারী অন্তর্ভুক্ত থাকে। এবং আমরা কীভাবে একটি কার্যকর প্রকল্প পরিচালনা প্রক্রিয়া সংগঠিত করা যায় সে সম্পর্কে ভাবতে শুরু করি।

যদি জিরা বা গিটল্যাবের মতো একটি প্ল্যাটফর্মে বিকাশ এবং উত্পাদন প্রক্রিয়া সংগঠিত হয় তবে উন্নয়ন ছাড়া কেউ বোঝে না কী. একটি প্রকল্পে তৃতীয় পক্ষের কর্মচারীকে জড়িত করার জন্য, আপনাকে তার সাথে দেখা করতে হবে, প্রসঙ্গটি ব্যাখ্যা করতে হবে, কোথাও কাজটি রেকর্ড করতে হবে, তারপর কাজের চ্যাটে প্রস্তুতির মাত্রা নিরীক্ষণ করতে হবে, চ্যাটের মাধ্যমে ফলাফল পেতে হবে এবং জিরাতে প্রবেশ করতে হবে। এবং তাই প্রতিবার.

কোম্পানির অন্যান্য বিভাগ থেকে উন্নয়ন বন্ধ করা হয়েছে, তারা জানে না কিভাবে আমাদের জড়িত করতে হয় এবং আমরা জানি না তাদের অংশগ্রহণের প্রয়োজন আছে কিনা।

কয়েক বছর আগে আমরা আসানা প্ল্যাটফর্মটি আবিষ্কার করেছি। এই উপাদানটিতে আমি আপনাকে বলতে চাই কিভাবে আমরা উন্নয়ন এবং উৎপাদন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সংগঠিত করেছি:

• পুরো কোম্পানি একটি একক ইকোসিস্টেমে কাজ করেছিল,
• প্রত্যেকেরই যথেষ্ট কার্যকারিতা ছিল,
• প্রতিটি প্রকল্পের খরচ ঘন্টা এবং টাকায় অনুমান করা সম্ভব ছিল,
• ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ দীর্ঘমেয়াদী ছিল: একটি কাজের কাঠামোর মধ্যে নয়, কিন্তু ধারণাগুলির একটি ধ্রুবক ব্যাকলগ সহ একটি সম্পূর্ণ প্রকল্পের কাঠামোর মধ্যে।

আসানা সম্পর্কে একটু জানা

আমি প্রকল্প পরিচালনার জন্য সুবিধাজনক সফ্টওয়্যার অনুসন্ধানে 10 বছর কাটিয়েছি। Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 এবং আরও কয়েক ডজন টাস্ক ট্র্যাকার শক্তি পরীক্ষায় উত্তীর্ণ হয়নি। তারপর আমি আসানা খুঁজে. এবং সবকিছু কাজ আউট.

আমাদের মতে, এটি টাস্ক এবং প্রকল্প পরিচালনার জন্য সেরা এবং দ্রুততম ক্রমবর্ধমান প্ল্যাটফর্ম। আজ, আসানা জনপ্রিয়তা এবং ব্যবহারকারীর সন্তুষ্টিতে বিশ্বনেতা। এটি g2 রেটিং চার্ট দ্বারা প্রমাণিত।

আমরা আসানার ভক্ত, এমনকি আমরা আমাদের ক্লায়েন্টদের জন্য এটি বাস্তবায়ন করতে সক্ষম হওয়ার প্রত্যয়িত পেয়েছি।

আমি সংক্ষেপে বিক্রয় থেকে প্রকল্প বাস্তবায়নের প্রক্রিয়া বর্ণনা করব

যেহেতু আমরা আইটি পরিষেবাগুলি বিক্রি করি, আমাদের ফানেলটি বেশ দীর্ঘ এবং শেষের দিকে, এটি উত্পাদন এবং কখনও কখনও উন্নয়ন বিভাগে প্রবেশ করে৷

বিক্রয় বিভাগ স্ট্যান্ডার্ড ম্যানিপুলেশনগুলি বহন করে: অডিট, সিপির অনুমোদন, একটি চুক্তি স্বাক্ষর, লেনদেন উত্পাদনে স্থানান্তর। উত্পাদন চুক্তিটি গ্রহণ নাও করতে পারে: এটি অবশ্যই বাজেট, উত্পাদনে স্থানান্তরের তারিখ এবং প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য আনুমানিক সময় তহবিল নির্দেশ করবে।

amoCRM + Asana সংমিশ্রণের জন্য ধন্যবাদ, বিক্রয় বিভাগ থেকে উত্পাদন এবং পিছনে একটি লেনদেন স্থানান্তর করার সময়, কাজ কোথাও বিঘ্নিত হয় না। নীল বিক্রয় বিভাগের দায়িত্বের ক্ষেত্র নির্দেশ করে, কমলা উৎপাদন বিভাগকে নির্দেশ করে এবং গোলাপী উন্নয়ন বিভাগকে নির্দেশ করে।

এটি গুরুত্বপূর্ণ যে উন্নয়ন বিভাগ, নকশা বিভাগের বিপরীতে, প্রতিটি প্রকল্পে জড়িত নয়। কখনও কখনও একটি সিস্টেম সেট আপ কাস্টম সমাধান প্রয়োজন হয় না.

সুতরাং, যখন ম্যানেজার প্রোডাকশনের জন্য প্রোজেক্টটি গ্রহণ করেন, সেলস ম্যানেজার 1 ক্লিকে (স্ক্রিনশট) আসানায় যান। amoCRM থেকে, প্রকল্পটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসানায় তৈরি হয়।

একটি প্রকল্প মানচিত্র এবং বাণিজ্যিক প্রস্তাব সহ একটি কাজ (টাস্ক) স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাধারণ ক্লায়েন্ট প্রকল্প বোর্ডে তৈরি হয়। বর্তমানে উৎপাদনে থাকা সমস্ত ক্লায়েন্ট এখানে প্রদর্শিত হয়। এখানে একজন দায়িত্বশীল ম্যানেজার নিয়োগ করা হয়, সময়সীমা সেট করা হয়, কাজের ধরন নির্বাচন করা হয় এবং কাজের স্থিতি পরিবর্তন করা হয়।

ম্যানেজার টাস্কে প্রস্তাবিত যে কোনো স্বয়ংক্রিয় ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া চালু করতে পারেন:

1. একটি ক্লায়েন্ট প্রকল্প খুঁজুন/তৈরি করুন + সেখানে একটি টাস্ক সংযুক্ত করুন
2. লেনদেনের তথ্য দিয়ে কাজটি পূরণ করুন
3. বর্তমান টাস্ক থেকে একটি চুক্তি তৈরি করুন

প্রকল্পটি amoCRM-এ নির্দিষ্ট করা সমস্ত ডেটা দিয়ে পূর্ণ। পরিষেবার ধরণের উপর নির্ভর করে, কাজের প্রকৃত ব্লকগুলি বাস্তবায়নের জন্য অবিলম্বে সাবটাস্কগুলির একটি সেট তৈরি করা হয়। প্রজেক্ট ম্যানেজারকে বিশদ কাজগুলি পচানো, দায়িত্ব এবং সময়সীমা নির্ধারণ করা অবশেষ।

এই বোর্ড নতুন প্রকল্প নিতে সাহায্য করে. কিন্তু বর্তমান অবস্থা পর্যবেক্ষণ করা এবং এতে ঝুঁকিপূর্ণ প্রকল্পের উপস্থিতি অসুবিধাজনক।

কিভাবে আমরা ক্লায়েন্টদের কাজ এবং প্রকল্প গ্রুপ

সমস্ত প্রকল্পের সাধারণ বোর্ড থেকে, ব্যবস্থাপক প্রকল্পটিকে আরও 3টি বোর্ডে যুক্ত করেন:

1. ক্লায়েন্টের ব্যক্তিগত বোর্ড;
2. সক্রিয় ক্লায়েন্টদের পোর্টফোলিও;
3. ম্যানেজারের পোর্টফোলিও।

আসুন বের করা যাক কেন আমাদের প্রতিটি সত্তার প্রয়োজন।

স্ক্রিনশটে দেখতে পাচ্ছেন গ্রাহকের ব্যক্তিগত বোর্ড।

কেন এই বোর্ড?

পূর্বে, আমরা কাজের পরিপ্রেক্ষিতে চিন্তা. আমি কাজটি সম্পন্ন করে অন্য কাজ করতে গেলাম। দেখা গেল যে আমরা ক্লায়েন্টের জন্য ঠিক সেই পরিমাণ কাজ করছি যা তিনি চেয়েছিলেন। কিন্তু আমরা দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক গড়ে তুলতে চেয়েছিলাম, তাই আমরা ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার জন্য টাস্কগুলির সাথে কাজ করা থেকে সরে এসেছি।

আমরা ক্লায়েন্টের জন্য উন্নতির জন্য সমস্ত ধারণা লিখতে নিশ্চিত করি। এমনকি যদি এটি ক্লায়েন্টের দ্বারা দুর্ঘটনাক্রমে বাতাসে নিক্ষিপ্ত একটি চিন্তা হয়, আমরা এটি ঠিক করি এবং এটি শেষ করি। এইভাবে কাজের একটি ব্যাকলগ গঠিত হয়; ক্লায়েন্টের সাথে কাজ শেষ হয় না।

এই বোর্ডে কি আছে?

আমাদের আসন বিভিন্ন পরিষেবার সাথে সংযুক্ত:

• সিআরএম সিস্টেম (বিক্রয় বিভাগের সাথে যোগাযোগের জন্য),
• টাইমডক্টর (টাইম ট্র্যাকিংয়ের জন্য),
• ইআরপি সিস্টেম (একক ইন্টারফেসে সমস্ত ডেটা একত্রিত করার জন্য)।

আমরা আসানায় একটি দ্রুত সম্পদ নিয়ন্ত্রণ প্যানেল চালু করেছি। আপনি টাস্কের উপরের প্লেটের দিকে নির্দেশ করুন এবং দেখুন কারা টাস্কে কাজ করেছে এবং কতক্ষণ, এবং তারা কী বোনাস অর্জন করেছে।

উত্পাদন বিভাগের কাজটি ঘন্টা দ্বারা অনুমান করা হয়, তাই প্রতিটি কর্মচারী ক্লায়েন্ট সমস্যাগুলি সমাধান করতে কতটা সময় ব্যয় করেছে তা কঠোরভাবে পর্যবেক্ষণ করা আমাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ ছিল।

একটি বোর্ড ব্যবহার করার সুবিধা কি?

ফলে ইআরপি সিস্টেমে আমরা দেখতে পাই প্রকল্প রিপোর্ট. লেনদেনের স্থিতি, প্রকল্পের অংশগ্রহণকারীরা, প্রকল্পের বাজেট, কাজের ঘন্টার সংখ্যা এবং সময়সীমা।

আমরা অনুরূপ উন্নয়ন প্রকল্পের খরচ ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারি, কেপিআই গণনা একেবারে স্বচ্ছ হয়ে যায় এবং বিভ্রমের কোন জায়গা নেই যে উন্নয়নে মাত্র কয়েক ঘন্টা সময় লাগে। প্রয়োজনে, আমাদের কাছে সবসময় একটি ইন্টারফেস থাকে যা আমরা ক্লায়েন্টকে রিপোর্ট করার জন্য দেখাতে পারি।

আসন ব্রিফকেস

এই কার্যকারিতা দীর্ঘকাল ধরে আসানায় প্রয়োগ করা হয়েছে। কিন্তু আমরা তাৎক্ষণিকভাবে এর প্রশংসা করিনি। প্রথমে, আমরা সহজভাবে আমাদের পরিচালকদের সমস্ত প্রকল্প পোর্টফোলিওতে সংগ্রহ করেছি। দেখা গেল যে কোম্পানিতে তার সময়কালে, ডেনিস কিসেলেভ 61 জন ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করেছিলেন।

এটা জানা চমৎকার, কিন্তু এটি সংগ্রহ করার সময় ব্যয় করা ন্যায্যতা প্রমাণ করার জন্য যথেষ্ট নয়। এবং আমরা ব্রিফকেসে গোল করেছি। যখন আমরা আসনের একটি প্রকল্পকে সিআরএম সিস্টেমে একটি লেনদেনের সাথে সমতুল্য করি তখন সবকিছু বদলে যায়।

পূর্বে, ম্যানেজার সমস্ত প্রকল্পে সদস্যতা নিয়েছিলেন এবং ইনবক্সে (বিজ্ঞপ্তি ফিড) সমস্ত পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি পেয়েছিলেন। প্রতিটি স্থিতি আপডেট এবং নতুন মন্তব্য ফিডে প্রদর্শিত হয়েছিল, নতুনটি থেকে শুরু করে। সোমবার, ম্যানেজার বসেন এবং ইনবক্স থেকে ক্রমানুসারে কাজগুলি সম্পন্ন করেন। অগ্রাধিকার সম্পর্কে কোন কথা ছিল না, এবং কখনও কখনও গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি পৌঁছানো হয়নি।

এখন একটি কর্মচারী পোর্টফোলিও এবং একটি প্রকল্প বিভাগের পোর্টফোলিও রয়েছে। প্রথমটিতে, ম্যানেজার তার প্রকল্পগুলি পরিচালনা করেন, দ্বিতীয়টি সমস্ত কর্মচারীদের বর্তমান কাজের চাপ সম্পর্কিত ব্যবস্থাপককে নিয়ন্ত্রণ কার্যকারিতা দেয়।

নকশা বিভাগের পোর্টফোলিও

স্ক্রিনশটে আপনি কর্মচারী দ্বারা সাজানো প্রকল্পগুলি দেখতে পারেন।

সপ্তাহে একবার, প্রকল্প পরিচালক প্রতিটি প্রকল্পের অবস্থা আপডেট করে। গত সপ্তাহে কী করা হয়েছিল এবং আগামী সপ্তাহের জন্য কী পরিকল্পনা করা হয়েছে তা লেখেন। তিনটি ট্যাগের একটি সেট করে: নিয়ন্ত্রণে, ঝুঁকিতে, সমস্যা আছে।

ম্যানেজার দ্রুত মূল্যায়ন করতে পারেন:

• নকশা বিভাগে ক্লায়েন্টদের বর্তমান ভলিউম,
• প্রতিটি পরিচালকের জন্য কাজের প্রকল্পের সংখ্যা,
• প্রকল্পের ওভারডিউ কাজের সংখ্যা,
• সমস্যার উপস্থিতি এবং প্রকল্পে জড়িত হওয়ার প্রয়োজনীয়তা,
• প্রকল্পের সময়সীমা, সময় ব্যয়, ফানেল পর্যায় এবং প্রকল্পের অগ্রাধিকার।

পোর্টফোলিও আমাদের রিপোর্টিং সাহায্য করে. প্রকল্পের অবস্থা আপডেট করার পরে, সম্পূর্ণ এবং পরিকল্পিত কাজের একটি প্রতিবেদন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লায়েন্ট চ্যাটে পাঠানো হয়।

কর্মচারীর পোর্টফোলিও

এমনকি ডিজাইন বিভাগের প্রধানের নিজস্ব পোর্টফোলিও রয়েছে। যদি, pah-pah-pah, তিনি তার কর্তৃত্ব অপসারণ করেন, নতুন ব্যক্তি তার নিয়ন্ত্রণে থাকা সমস্ত প্রকল্প দেখতে পাবেন, যা তাকে অবশ্যই পর্যবেক্ষণ করতে হবে।

লাইন কর্মীরা পোর্টফোলিওতে লোড পরিকল্পনার সুবিধার প্রশংসা করেছেন। "লোড" ট্যাবে, আসন সময়সীমা বিবেচনা করে কাজের পরিমাণ বিশ্লেষণ করে এবং সতর্ক করে যে যদি কোনও কর্মচারী অতিরিক্ত পরিমাণে কাজের পরিকল্পনা করে থাকে। আপনি সময়সীমা পরিবর্তন করতে পারেন এবং এই ট্যাবটি না রেখে বিশদ সামঞ্জস্য করতে পারেন৷

বাগ সমাধান এবং কাস্টম উন্নয়ন

আমাদের উন্নয়নের জন্য দায়ী একটি পৃথক দল আছে। একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে, এটি দুটি ধরণের কাজ গ্রহণ করে:

1. বাগ
2. নতুন উন্নয়ন.

বাগগুলি পরীক্ষা করা হয়, জটিলতার জন্য মূল্যায়ন করা হয় এবং প্রযুক্তিগত সহায়তা পরিষেবা দ্বারা কাজে স্থানান্তর করা হয়।
বিকাশের কাজগুলি হয় কোম্পানির অভ্যন্তরীণ পণ্য ব্যাকলগ থেকে বা প্রকল্প পরিচালকের কাছ থেকে আসে যদি ক্লায়েন্টের কাছ থেকে সংশ্লিষ্ট অনুরোধ থাকে।

উন্নয়ন প্রক্রিয়া, সাধারণভাবে, এই মত দেখায়.

কাজগুলি আসানায় উন্নয়ন বোর্ডে পড়ে। সে এখানে.

টাস্ক ডিরেক্টর "বাগ" বা "বৈশিষ্ট্য" টাইপ নির্বাচন করে, সমালোচনার মাত্রা সেট করে, গ্রাহককে নির্দেশ করে এবং কোম্পানির অভ্যন্তরীণ বিভাগগুলিকে নির্দেশ করে যে কাজটি প্রভাবিত করে। যখন টাস্কটি অভ্যন্তরীণ প্রবিধানের সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে, তখন পরিচালক টাস্কের উপরের বারে লাইটনিং আইকনে ক্লিক করেন এবং স্বয়ংক্রিয় ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া "উন্নয়নে মূল্যায়ন" চালু করেন।

উন্নয়ন বিভাগের প্রধান মূল্যায়নের জন্য একটি নতুন টাস্ক সম্পর্কে একটি বিজ্ঞপ্তি পান এবং কার্যটি নিজেই মূল্যায়নের সময়কালের জন্য একই নামের একটি পৃথক বোর্ডে স্থানান্তরিত হয়।

মূল্যায়নের পর, ম্যানেজার পরিকল্পিত সমাপ্তির মাসের সাথে সম্পর্কিত একটি স্প্রিন্টে টাস্কটি নিয়ে যান। কাজগুলি সর্বদা একই সময়ে বেশ কয়েকটি বোর্ডে থাকে:

• প্রকল্প পরিচালকের ব্যক্তিগত বোর্ডে,
• প্রযুক্তিগত সহায়তা বোর্ডে,
• উন্নয়ন বোর্ডে।

সমস্ত অংশগ্রহণকারী এবং কর্মীরা যে টাস্কটি পর্যবেক্ষণ করছেন তারা টাস্কের অগ্রগতি দেখেন, বিজ্ঞপ্তি পান এবং টাস্কের মন্তব্যে সরাসরি আলোচনা করেন। একটি কাজ সম্পন্ন হলে, প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা দায়িত্বশীল প্রযুক্তিগত সহায়তা বিশেষজ্ঞ প্রকল্পে কাজ চালিয়ে যাওয়ার জন্য এটিকে তাদের পাশে নিয়ে যান।

আমরা যখন উন্নয়ন ও উৎপাদন বিভাগগুলোকে দল নিয়ে একক পরিবেশে ফিরিয়ে আনলাম তখন কী হয়েছিল?

প্রথমত, ক্লায়েন্ট প্রকল্পগুলি আরও দীর্ঘমেয়াদী হয়ে উঠেছে। ক্রমাগত পূরনকৃত ব্যাকলগের কারণে গড় বিল বেড়েছে।

দ্বিতীয়ত, প্রকল্পের গুণমান অনেক উন্নত হয়েছে, যেহেতু উন্নয়ন বিভাগ যেকোনো সময় মার্কেটিং, সেলস, অ্যাকাউন্টিং ইত্যাদি বিষয়ে প্রশ্ন করতে পারে। আমরা সময়মত দলের প্রয়োজনীয় দক্ষতার সাথে সংযোগ করতে এবং সম্পূর্ণ ভিন্ন স্তরের সমাধান দিতে সক্ষম হয়েছি।

তৃতীয়ত, কর্মচারী, ব্যবস্থাপক, এবং ক্লায়েন্টরা পরিকল্পিত এবং সম্পূর্ণ কাজগুলিতে সম্পূর্ণ স্বচ্ছতা পেয়েছে। আমরা কীভাবে প্রকল্পগুলি পরিচালনা করতে হয় তা শিখেছি এবং বুঝতে পেরেছি যে এটি একটি সম্পূর্ণ প্রযুক্তিগত প্রক্রিয়া যা থেকে মানব ফ্যাক্টর প্রায় সম্পূর্ণরূপে নির্মূল করা যেতে পারে।

চতুর্থত, দল আরও ঐক্যবদ্ধ হয়েছে। পূর্বে, পৌরাণিক উন্নয়ন এবং উত্পাদন বিভাগগুলি কী করছে তা কর্মচারীদের খুব কম ধারণা ছিল।

এখন, সিস্টেমগুলির বিকাশ এবং প্রযুক্তিগত কনফিগারেশনের প্রক্রিয়াটি দেখছেন:

• বিক্রয় বিভাগ এটিতে কীভাবে বিক্রি করতে হয় সে সম্পর্কে ধারণা এবং অনুপ্রেরণা খুঁজে পায়,
• বিপণনকারীরা নিয়মিত পোস্ট, নিবন্ধ, অবস্থান এবং বিজ্ঞাপন পাঠ্যের জন্য দরকারী সামগ্রী গ্রহণ করে,
• পরিচালকরা গ্রাহকের চাহিদা এবং আচরণ বিশ্লেষণ করে, কৌশল সামঞ্জস্য করে।

ফলাফল হল একটি জয়-জয়-জয়ী রূপান্তর যাতে আমরা, আমাদের ক্লায়েন্টরা এবং আমাদের অংশীদাররা উপকৃত হয়েছি। আপনি মন্তব্যে আপনার মতামত শেয়ার করলে আমি খুশি হব: আমার নিবন্ধে কি কিছু দরকারী ছিল এবং আপনি উন্নয়নে কোন প্রকল্প পরিচালনা পদ্ধতি ব্যবহার করেন!

উত্স: www.habr.com