Prilikom implementacije gotovih ERP sistema, 53% kompanija ozbiljni izazovi koji zahtevaju promene u poslovnim procesima i organizacionim pristupima, a 44% kompanija se suočava sa značajnim tehničkim problemima. U nizu članaka objasnićemo šta je ERP sistem, koliko je koristan, kako odrediti potrebu za njegovom implementacijom, šta treba da znate kada birate provajdera platforme i kako ga implementirati.
Koncept ERP sistema dolazi iz SAD-a i doslovno se prevodi kao planiranje resursa preduzeća - Enterprise Resource Planning. Akademski, to izgleda ovako: „ERP je organizacijska strategija za integraciju proizvodnje i operacija, upravljanja radnom snagom, finansijskog upravljanja i upravljanja imovinom, fokusirana na kontinuirano balansiranje i optimizaciju resursa preduzeća kroz specijalizovani, integrisani aplikativni softverski paket (softver) koji pruža zajednički model podataka i procese za sva područja aktivnosti."
Svaki dobavljač može razumjeti sistem koji je razvio na svoj način, na osnovu svog fokusa i zadataka koje treba riješiti. Na primjer, jedan ERP sistem je pogodniji za maloprodaju, ali nije pogodan za rafineriju nafte. Štaviše, svaka kompanija i njen zaposlenik koji koristi platformu zamišljaju je drugačije, u zavisnosti od dela sa kojim dolaze u kontakt u svom radu.
U svojoj osnovi, ERP je informacioni sistem za upravljanje svim poslovnim procesima i resursima kompanije zasnovan na jedinstvenoj bazi podataka.
Zašto vam je potreban ERP sistem?
Kao i svaki informacioni sistem, ERP radi sa podacima. Svaki zaposlenik i odjel neprestano stvara stotine megabajta informacija. U maloj organizaciji, menadžer ima direktan pristup svim informacijama i vremenu za praćenje procesa. Ako se velika količina podataka kreira u okviru jednog ili dva poslovna procesa, tada menadžeru treba samo da ih digitalizira ciljanim IT rješenjima. Tipično, organizacija kupuje računovodstveni softver i, na primjer, CRM.
Kako kompanija raste, oni pojedinačni procesi kojima je ranije bilo potrebno minimalno vrijeme za upravljanje pretvaraju se u velike količine informacija. U sprezi sa drugim poslovnim procesima, različiti tokovi informacija zahtevaju ogromno administrativno osoblje da ih kombinuje i analizira. Dakle, ERP sistem nije potreban malim, već srednjim i velikim preduzećima.
Kako shvatiti da je kompaniji potreban ERP sistem
Tipična priča za naše kupce ide ovako. U nekom trenutku postaje jasno da su svi glavni procesi automatizirani, a efikasnost rada se ne povećava.
Ispada da se svaki proces nalazi u svom zasebnom informacionom sistemu. Da bi ih povezali, zaposleni ručno unose podatke u svaki sistem, a zatim menadžment ručno prikuplja duplicirane podatke kako bi analizirao aktivnosti cijele kompanije. U principu, takva mehanika rada je produktivna do određene tačke. Glavna stvar je odrediti trenutak postizanja maksimalne efikasnosti prije nego što se dogodi, a ne kada je potrebno promijeniti mehanizme procesa u hitnom režimu.
Nijedan informacioni sistem nikada neće izvesti da je došao trenutak kada je kompanija narasla do nivoa na kojem je potreban ERP sistem. Svjetsko iskustvo pokazuje 4 glavna znaka koji će vam omogućiti da ovo shvatite:
Nema dovoljno podataka za donošenje informirane odluke menadžmenta.
Svaka odluka u poslovanju ima posljedice koje u konačnici rezultiraju finansijskim gubicima ili, obrnuto, prihodima. Kvalitet odluke zavisi od informacija na kojima se zasniva. Ako su podaci zastarjeli, nepotpuni ili netačni, odluka će biti netačna ili neuravnotežena.
Glavni razlozi nedosljednosti informacija:
-
kritične informacije su razbacane među pojedinim zaposlenima i odjeljenjima;
-
ne postoje propisi za prikupljanje podataka;
-
Informacije prikupljaju zaposleni s različitim ulogama iu različito vrijeme.
Uz ERP platformu koja odgovara vašim poslovnim procesima, možete centralizirati sve svoje podatke. Sve informacije kreiraju svaki zaposleni i odjel u jedinstvenom sistemu u realnom vremenu. To znači da su podaci vama i bilo kome drugom u kompaniji uvijek što je moguće precizniji i ažurniji.
Nedostatak integracije između IT sistema dovodi do operativnih neuspjeha i ometa rast kompanije.
Svaki IT sistem ima svoje zahtjeve za format podataka, izgrađen u različito vrijeme i koristeći različite tehnologije, principe i programske jezike. To se ogleda u radu zaposlenih, koji komuniciraju kao na različitim jezicima, i u brzini interakcije.
ERP sistem kombinuje pojedinačne funkcije u jedan integrisani i lako razumljiv prostor. ERP sistem djeluje kao prevodilac, govoreći više programskih jezika kako bi se osigurala saradnja i dosljednost.
Vaši klijenti su nezadovoljni uslugom.
Ako se kupci žale ili odu, trebali biste razmisliti o efikasnosti. To je zbog potražnje koja je veća od ponude, kašnjenja u isporuci, spore usluge ili jednostavnog osjećaja da preduzeće nema resurse ili vrijeme da se brine o svakom kupcu.
Kada je posao narastao na srednju ili veliku veličinu, ERP nezadovoljne kupce pretvara u lojalne. Kupci počinju da osećaju poboljšanje usluge i doživljavaju promene zajedno sa kompanijom.
Koristite zastarjele sisteme.
Prema Izvještaj Veeam 2020 o trendovima zaštite podataka, glavna prepreka transformaciji digitalnog poslovanja su zastarjele tehnologije. Ako kompanija i dalje radi sa sistemima ručnog unosa ili papirnim dokumentima, onda će u postpandemijskom periodu definitivno biti zaostala.
Osim toga, IT sistemi kompanije mogu biti prilično moderni, ali dezintegrirani. U tom slučaju, svaki odjel kreira svoj informativni bunker iz kojeg podaci izlaze u dozama ili pogrešno. Ako je integracija pojedinačnih sistema izuzetno skupa ili nemoguća, onda ih je potrebno promijeniti u jedan ERP sistem.
Koje prednosti ERP sistem pruža preduzeću?
ERP sistem je proizvod koji kompanija kupuje o svom trošku. Na njegovu implementaciju gleda se kao na investiciju koja treba da donese profit. Nijedan proizvođač ERP sistema ne garantuje da će to donijeti rast prihoda kompaniji. I to se ne odnosi samo na ERP sisteme, već i na sva IT rješenja. Međutim, sve prednosti implementacije indirektno utiču na profit:
Uštede na IT sistemima
Umjesto da trošite resurse na nekoliko različitih sistema, od kojih svaki zahtijeva specijaliziranu podršku, infrastrukturu, licence i obuku zaposlenika, sve troškove možete koncentrirati na jednu ERP platformu. Sastoji se od modula koji zamjenjuju različite sisteme integriranim dijelovima.
Ako se ERP sistem razvija od nule kako bi zadovoljio potrebe određene kompanije, on može uključivati sisteme i usluge trećih strana koji će biti pogodni za rad poslovnih partnera, dobavljača, klijenata i drugih partnera.
Puna transparentnost
ERP omogućava menadžmentu potpuni pristup svakom poslovnom procesu svakog odjela 24/7. Na primjer, možete pratiti zalihe na dnevnoj bazi, uključujući planirane isporuke i isporuke u tranzitu. Posjedovanje potpune slike nivoa zaliha omogućava vam precizniju kontrolu obrtnog kapitala.
Automatizirani izvještaji i moćno planiranje
ERP stvara jedinstven, jedinstven sistem izvještavanja za sve procese. Automatski generiše korisne izvještaje i analitiku u bilo kojem trenutku. Uz to, menadžment neće morati ručno prikupljati proračunske tablice i pisma.
Na taj način platforma oslobađa vrijeme za strateško planiranje, bolju analizu i poređenje učinka odjeljenja. ERP sistem pomaže u pronalaženju trendova u analitici koji do sada nisu bili primjećeni, a nisu ni imali priliku primijetiti.
Povećana efikasnost
ERP sam po sebi nije panaceja. Važno je ne samo pridržavati se specifičnosti poslovanja, već je i pravilno implementirati. Prema Sa 315 gotovih dobavljača ERP sistema, udio implementacija koje su bile samo djelimično uspješne procijenjen je na između 25 i 41 posto, ovisno o industriji. Pravi ERP značajno smanjuje vrijeme i trud utrošen na rutinski rad.
Služba za korisnike
Korisnički servis je ključni dio poslovanja. ERP sistem pomera fokus zaposlenih sa održavanja registara kupaca na izgradnju i održavanje odnosa sa kupcima.
Statistike pokazuju da je 84 posto klijenata u kompaniji ako ne dobiju dovoljno odgovora na upite. ERP pruža zaposleniku sve potrebne informacije i istoriju klijenta odmah u trenutku kontakta. Njime se zaposleni ne bave birokratijom, već privlačenjem i zadržavanjem klijenata. Klijenti osjećaju prednosti njegove implementacije, čak i ne znajući za promjene u kompaniji.
Zaštita podataka
Teško da postoji informacioni sistem koji može pružiti apsolutnu garanciju sigurnosti podataka. Lični podaci kupaca i zaposlenih, e-mailovi, intelektualna svojina, finansijski podaci, fakture, ugovori - što više sistema obrađuje ove informacije, teže je pratiti rizike. ERP sistem uvodi jedinstvene standarde za pristup, unos i izlaz podataka i centralizovano skladištenje informacija.
Međutim, što je veći tržišni udio gotovog ERP sistema, to je češće podložan hakerskim napadima. Bilo bi poželjno da razvijete sopstveni ERP sistem, čijoj bazi kodova ćete imati pristup samo vi. Ako je ERP sistem vaše kompanije razvijen od nule, hakeri neće moći pronaći kopije sistema kako bi ga prvo testirali na ranjivosti.
Produktivnost saradnje
Često interesovanje za saradnju između odeljenja ili zaposlenih nestaje jer prenos podataka zahteva mnogo rutinskih operacija ili zbog psihološke klime u kompaniji. Jedinstveni sistem automatizuje pristup informacijama, eliminiše negativno iskustvo ljudskog faktora i ubrzava komunikaciju unutar kompanije.
Objedinjeni poslovni procesi
Unaprijed izgrađeni ERP sistemi su razvijeni u skladu s najboljom industrijskom praksom. Ovo omogućava preduzećima da standardizuju sopstvene procese.
Međutim, u stvarnosti, preduzeće mora da napravi težak izbor: ili je potrebno dugo i skupo vreme za postavljanje i modifikovanje ERP sistema kako bi zadovoljio standarde preduzeća, ili je bolno prilagođavati sopstvene poslovne procese potrebama. standardima ERP sistema.
Postoji i treći način - da u početku razvijete sistem za sopstvene poslovne procese.
Skalabilnost
Bilo da proširujete bazu kupaca, širite se na nova tržišta, uvodite nove procese, odjele ili proizvode ili na drugi način skalirate svoje poslovanje, s pravim dobavljačem, vaša ERP platforma može se prilagoditi promjenama.
Budući da se ERP sistem implementira u sve procese kompanije, lista pogodnosti se može povećati u zavisnosti od specifičnosti. Na tržištu su razvijene desetine i stotine gotovih rješenja koja tjeraju kupce u okvire pretplate, brzine ažuriranja i podrške, zatvorene funkcionalnosti i arhitekture - u okviru jednog dobavljača. Samo razvoj vlastitog ERP sistema pruža maksimalne mogućnosti bez ikakvih ograničenja.
Pročitajte sljedeće članke kako biste saznali kako odabrati proizvođača ERP sistema, koja pitanja postaviti kako ne biste izgubili novac i što treba uzeti u obzir prilikom planiranja implementacije.
izvor: www.habr.com