Saradnja je bolna tačka tradicionalnih uredskih alata. Kada deset ljudi istovremeno radi na fajlu, više vremena i truda se ne troši na uređivanje, već na traženje izmjena i njihovih autora. Ovo je komplikovano mnogim aplikacijama koje nisu uvijek kompatibilne. Jedan od načina za rješavanje ovog problema je prelazak na kancelarijske pakete bazirane na oblaku. Nema ih mnogo, a mi ćemo vam reći kako smo prevazišli konzervativizam zaposlenih u Forex Clubu i uspjeli distribuiranu kompaniju sa stotinu ureda prebaciti na G Suite za samo par mjeseci.
Zašto ste se odlučili na tranziciju?
Forex Club se obično pamti u kontekstu onlajn trgovanja po deviznim kursevima. Ali ova kompanija radi sa nekoliko vrsta valutnih instrumenata u različitim zemljama svijeta. Zbog toga ima veoma složenu IT infrastrukturu sa sopstvenom platformom za klijente.
U vrijeme kada smo se upoznali, pozadinski ured kompanije koristio je nekoliko različitih platformi i aplikacija. Glavni alat za rad većine zaposlenih bio je Microsoftov uredski paket i pošta na Zimbri. Iznad svega je to bila nadgradnja dodatne memorije, sigurnosne kopije, antivirus, brojni konektori i integracije, kao i Microsoft i Zimbra upravljanje licencama uz periodične revizije.
IT odjel Forex Cluba je smatrao da je održavanje ovog sistema skupo. Složena infrastruktura zahtijevala je iznajmljivanje velikog broja računara. serveri, DRP planove u slučaju prekida rada servera ili prekida internet veze i sigurnosne kopije. Kako bi se osigurao nesmetan rad, na kraju je formiran poseban odjel administratora, koji se bavio i revizijama licenci.
Zbog obilja različitih programa pojavili su se problemi među običnim zaposlenima Forex Cluba. Bez praćenja verzije dokumenta, bilo je teško pronaći autora nekih revizija i konačne verzije teksta ili tabele.
U nastojanju da smanji troškove održavanja, Forex Club je tražio jednostavniji način rješavanja istih problema. Tu je počela naša interakcija.
Pronalaženje alternative
Za implementaciju punopravne suradnje, bilo je potrebno promijeniti sam pristup - udaljiti se od lokalne pohrane u oblak. Forex Club je počeo tražiti zajedničko rješenje u oblaku za sve uredske aplikacije. Bila su dva kandidata: Office 365 i G Suite.
Office 365 je bio prioritet, jer su mnoge Microsoft licence kupljene od Forex kluba. Ali Office 365 donosi samo dio funkcionalnosti uredskog paketa u oblak. Korisnici i dalje treba da preuzmu aplikaciju sa svog ličnog naloga i da je koriste za rad sa dokumentima prema staroj šemi: slanje i ponovno čuvanje kopija sa indeksima verzija.
Google Cloud G Suite ima više funkcija za saradnju i jeftiniji je. U slučaju Microsoft proizvoda, morali biste koristiti Enterprise Agreement, a to je potpuno drugačiji nivo potrošnje (čak i uzimajući u obzir kupljeni softver). Uz našu pomoć, implementacija G Suite-a odvijala se u okviru Google programa, koji je velikim korisnicima nadoknadio troškove prelaska na usluge kompanije.
Planirano je da se većina usluga koje koriste zaposleni prenesu na G Suite:
- Kalendar i e-pošta (Gmail i Google Kalendar);
- Bilješke (Google Keep);
- Chat i online konferencije (Chat, Hangouts);
- Office paket i generator anketa (Google Docs, Google Forms);
- Zajednička pohrana (GDrive).
Prevazilaženje negativnosti
Implementacija bilo kojeg alata, čak i najpovoljnijeg, uvijek nailazi na negativne reakcije krajnjih korisnika. Glavni razlog je konzervativizam, jer ljudi ne žele ništa mijenjati i navikavaju se na nove pristupe radu. Situaciju je zakomplikovala specifična percepcija prisustva na webu kao jednostavnog hodanja po stranicama (ali ne i rad na tim stranicama), uobičajena među zaposlenima koji nisu IT zaposleni. Jednostavno nisu razumjeli kako raditi s tim.
Sa strane Forex CLub-a, Dmitry Ostroverkhov je bio odgovoran za implementaciju projekta. Pratio je faze implementacije, prikupljao povratne informacije korisnika i odredio prioritete zadataka. Zajednička priprema, ankete zaposlenih i objašnjenja pravila kompanije olakšali su nam početak.
Glavni zadatak Softline-a u ovom projektu bio je obučavanje korisnika i sistem administratora i pružanje tehničke podrške u prvoj fazi. Kroz niz treninga objasnili smo kako bi proizvod trebao funkcionirati. Ukupno smo odradili 15 treninga od po 4 sata. Prvi - prije pilot - za sistem administratore koji su pripremali teren za transformaciju. A naredne su za obične zaposlene.
U sklopu glavnog programa obuke, istakli smo prednosti, koje su nadoknadile poteškoće krajnjih korisnika u navikavanju na novi alat. I na kraju svake obuke, zaposleni su mogli da postavljaju svoja pitanja, čime su otklonjene zamke na početku rada.
Iako Forex Club provodi trening seminare za svoje klijente, kompanija nije mogla samostalno pokrenuti obuku o G Suite-u zbog nedostatka nastavnika sa potrebnim kompetencijama. Kako bi procijenio učinak naših treninga, Forex Club je sproveo ankete studenata prije treninga i neko vrijeme nakon njega. Prvo istraživanje pokazalo je uglavnom negativnu percepciju nadolazećih promjena. Drugi je, naprotiv, porast pozitivnosti. Ljudi su počeli shvaćati da se to odnosi na njihov rad.
Pilot office
Projekat je započeo krajem 2017. godine, kada je deset sistemskih administratora prešlo na G Suite. Ovi ljudi su morali postati pioniri koji su identificirali prednosti i nedostatke rješenja i postavili pozornicu za transformaciju. Uzeli smo u obzir njihove povratne informacije i preporuke i u januaru 2018. odabrali smo filijalu srednje veličine sa lokalnim administratorom sistema za prvu probnu tranziciju zaposlenih koji nisu IT zaposleni.
Tranzicija je izvršena istovremeno. Da, ljudima je teško da se prebace na nove alate, pa s obzirom na izbor između rješenja u oblaku i desktop aplikacije, korisnici će se naginjati ka poznatijem desktopu i usporiti globalne planove nadogradnje. Dakle, po završetku obuke pilot ureda, brzo smo prebacili sve na G Suite. Tokom prvih nekoliko sedmica, bilo je određenog otpora s tim se pozabavio lokalni sistem administrator, koji je objasnio i pokazao sve teške tačke.
Nakon pilot ureda, kompletno smo IT odjel Forex Cluba prebacili na G Suite.
Promjena mreže poslovnica
Nakon analize iskustva pilot projekta, zajedno sa IT odjelom Forex Cluba, razvili smo plan tranzicije za ostatak kompanije. Prvobitno je planirano da se proces odvija u dvije faze. U prvoj fazi željeli smo da obučimo proizvodu samo najlojalnije zaposlenike Forex Cluba, koji će promovirati projekat u svojim uredima i pomoći kolegama da pređu na novu platformu u sklopu druge faze. Da bismo odabrali „evanđeliste“ u kompaniji, sproveli smo anketu čiji su rezultati nadmašili sva očekivanja: odgovorilo je otprilike polovina cijelog Forex kluba. Tada smo odlučili da ne odugovlačimo proces i preskočili smo fazu „implementacije preko zaposlenih“.
Kao iu pilot projektu, prvo su migrirane centrale, gdje postoji lokalni sistem administrator - on je pomogao da se izbori sa nastalim poteškoćama. U svakoj kancelariji prelasku na nove alate prethodila je obuka. Obuku je trebalo planirati prema fleksibilnom rasporedu koji je uzeo u obzir različite vremenske zone i raspored rada. Na primjer, za urede u Kazahstanu i Kini, obuka je morala početi u 5 sati ujutro po moskovskom vremenu (usput, G Suite odlično funkcionira u Kini, bez obzira na sve).
Nakon sjedišta, mreža ekspozitura je prešla na G Suite - oko 100 bodova. Posebnost posljednje faze projekta bila je da u ovim poslovnicama uglavnom rade prodavci koji puno rade sa tabelama. Za njih smo provodili obuku u trajanju od dvije sedmice kako bismo pomogli u prijenosu podataka.
Istovremeno, naši stručnjaci su radili iza kulisa kako bi podržali sam Forex Club, jer se broj zahtjeva za tehničku podršku predvidljivo povećao odmah nakon prelaska na G Suite. Vrhunac zahtjeva dogodio se tokom tranzicije mreže poslovnica, ali je postepeno broj zahtjeva počeo da se smanjuje. Najznačajnija smanjenja su bila za kancelarijske proizvode i e-poštu, upravljanje softverskim licencama i rad sa serveri i mrežne opreme, kao i putem rezervnih komunikacijskih kanala. To je značilo da je implementacija smanjila opterećenje prve linije podrške i back officea.
Ukupno je prijenos ureda trajao oko dva mjeseca: u februaru 2018. godine završen je posao u glavnim odjeljenjima, au martu - u cijeloj mreži poslovnica.
zamke
Brzina migracije e-pošte postala je veliki problem. Bila je potrebna 1 sekunda za prijenos jedne e-pošte sa Zimbre na Gmail koristeći IMAP Sync. U stotinu kancelarija Forex kluba radi oko 700 zaposlenih, a svaki od njih ima hiljade pisama (ukupno opslužuju više od 2 miliona klijenata). Dakle, da bismo ubrzali migraciju, uz njega smo koristili G Suite Migration Tool, proces kopiranja e-pošte je išao brže.
Nije bilo potrebe za prijenosom podataka iz kalendara i zadataka. Iako je bilo nekih rješenja u staroj infrastrukturi, zaposlenici ih nisu u potpunosti koristili. Na primjer, korporativni kalendari su implementirani u obliku portala na Bitrixu, što je nezgodno, pa su zaposleni imali svoje alate, a zaposleni su sami vršili prijenos podataka.
Također, prijenos operativnih dokumenata bio je u rukama korisnika (riječ je samo o podacima o tekućem radu - koristi se drugačije rješenje za bazu znanja kompanije). Ovdje nije bilo pitanja. Samo što je u jednom trenutku povučena administrativna linija – odgovornost za informacije pohranjene lokalno prenijeta je na same korisnike, dok je sigurnost i sigurnost podataka na Google Drive-u već nadgledano od strane IT odjela.
Nažalost, nije bilo moguće pronaći analoge u G Suiteu za sve tokove posla. Na primjer, opći sandučići, koje su zaposlenici Forex Cluba navikli koristiti, nemaju filtere u Gmailu, pa je teško pronaći određeno pismo. Postojala je slična poteškoća sa SSO autorizacijom u Google Chatu, ali je ovaj problem riješen putem zahtjeva za Google podršku.
Glavni problemi za korisnike odnosili su se na činjenicu da Google servisi još uvijek nemaju neke od funkcija konkurenata, na primjer, Skype ili Office 365. Hangouts vam omogućava samo upućivanje poziva, Google Chat nema citiranje, a Google Sheets nema podršku za Microsoft Excel makroe.
Osim toga, Microsoft i Google Cloud proizvodi različito pristupaju alatima za uređivanje tablica. Word fajlovi koji sadrže tabele ponekad se otvaraju u Google dokumentima sa netačnim formatiranjem.
Kako smo se navikli na novu infrastrukturu, neke od poteškoća su rješavane alternativnim pristupima. Na primjer, umjesto makroa u proračunskim tablicama koriste se skripte, što je zaposlenicima Forex Cluba još zgodnije. Nije bilo moguće pronaći analog samo za financijsko odjeljenje Forex Cluba, koje se bavi 1C izvještajima (sa skriptama, složenim formatiranjem). Stoga je prešao na Google Sheet samo radi saradnje. Za ostale dokumente i dalje se koristi uredski paket (Excel).
Ukupno, Forex Club je zadržao oko 10% Microsoft Office licenci. To je normalna praksa za ovakve projekte: manjina zaposlenih koristi napredne funkcije uredskih paketa, pa ostali lako prihvataju zamjenu.
Treba napomenuti da na ostatku infrastrukture nisu izvršene velike transformacije. Forex Club nije napustio Jira i Confluence, iako je implementirao Google Keep za operativne zadatke. Za integraciju Jira i Confluencea s G Suiteom, implementirali smo dodatke koji vam omogućavaju brz prijenos podataka. Sistem za nadzor je sačuvan, kao i mnogi dodatni alati: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS itd. Naravno, sistem administratori su ostali u filijalama.
Chromebook eksperiment
Tražeći način za smanjenje troškova, Forex Club je zamislio da se svi prebace na mobilne radne stanice koje pokreće Chromebook. Sam uređaj je izuzetno jeftin, a uz korištenje cloud servisa na njemu je bilo moguće brzo postaviti radnu stanicu.
Testirali smo mobilne radne stanice na maloj grupi od 25 korisnika u odjelu prodaje. Zaposleni u ovom odjelu nisu imali zadatke koji bi ih spriječili da rade isključivo putem weba, tako da je migracija za njih trebala proći besprijekorno. Međutim, test je otkrio da hardver jeftinog Chromebooka nije bio dovoljan za pravilno pokretanje svih korporativnih aplikacija Forex Cluba. Štaviše, skuplji modeli koji bi ispunjavali tehničke specifikacije pokazali su se cijenom uporedivim s tradicionalnim laptopima baziranim na istom operativnom sistemu. WindowsNa kraju su odlučili da odustanu od projekta.
Šta se promijenilo dolaskom G Suite-a
Suprotno svim predrasudama i nepoverenju, već 3 meseca nakon obuke, 80% zaposlenih je u anketama navelo da im je G Suite zaista olakšao rad sa dokumentima. Nakon tranzicije povećala se mobilnost zaposlenih i počeli su više raditi koristeći nosive uređaje:
Statistika korištenja mobilnih uređaja prema Forex Clubu
Google Forms je stekao veliku popularnost. Unutar odjela omogućavaju brzo sprovođenje anketa koje su ranije zahtijevale korištenje pošte, prikupljajući rezultate ručno. Prelazak na Google Chat i Hangouts Meet izazvao je najviše pitanja i pritužbi, jer uglavnom imaju manje funkcija, ali je njihova upotreba omogućila napuštanje mnogih instant messengera unutar kompanije.
Rezultate projekta formulirao je Dmitrij Ostroverhov, s kojim smo radili: „Projekat je smanjio troškove Forex kluba za IT infrastrukturu i pojednostavio njegovu podršku. Čitav sloj zadataka održavanja procesa je nestao, jer se ovi problemi rješavaju na Googleovoj strani. Sada se sve usluge mogu konfigurirati na daljinu, podržava ih nekoliko Google administratora, a IT odjel je oslobodio vrijeme i resurse za druge stvari.”
izvor: www.habr.com
