Organizační změny mají dvě klíčové výzvy: začít a nepřestat. Navíc, kupodivu, nepřestat je těžší než začít.
Je těžké začít, pokud se plánují velké změny. Řešení tohoto problému je jednoduché – musíte začít postupně, po částech. Dovolte mi připomenout pro odborníky – tomu se říká agilní a také – selhat rychle, selhat levně. Uděláte krok, zhodnotíte ho, buď ho vyhodíte, nebo necháte, a uděláte další. Lidem se serióznějším vzděláním řeknu, že jde o banální Demingův cyklus a ne o módní hipsterský vynález.
Pak ale změny odezní. Vytrácí se nadšení, nové kroky se nepodnikají, ba dokonce ani nevymýšlejí. Provedené změny se postupně vracejí zpět. A vše se vrátí do normálu.
Podle mých pozorování k „házení“ dochází téměř vždy ve druhém měsíci.
Ze života rostliny si pamatuji, že se tam staly stejné odpadky. První měsíc je aha-hej-hej, všichni pobíhají, hecují se, ukazují efektivitu, nadšení jako fontána, "no, teď bude všechno jinak!"
A ve druhém měsíci téměř vždy dojde k selhání. Indikátory neustále klesají na své předchozí hodnoty. Nadšení opadá, dochází k vyhoření, všichni nadávají, nadávají a jednomyslně opouštějí započaté změny. K radosti kritiků i pozorovatelů. Samozřejmě, že iniciátoři změn už se podobnými nesmysly nezabývají.
To je prokletí druhého měsíce. Kvůli tomu se změny zastaví. Nejhorší ale je, že účastníci změn odmítají nejen to, co dělali první měsíc, ale i myšlenku na nějaké změny vůbec. Do té míry, že se přidají k řadám kritiků a pozorovatelů („Neuspěl jsem, tak to taky nezkoušejte“).
Ve skutečnosti neexistuje žádné prokletí, pokud to rozbijete. Zkusme to.
Za prvé, odkud se ten měsíc vůbec vzal? Všechno je zde banální – většina společností má tradiční měsíční výkazy. Cíl změny je stanoven na měsíc („tento měsíc potřebujeme...“). Dá se to snadno překonat – pracujte týdny (to jsme dělali v továrně), desítky let (takto fungovala jedna továrna, kterou jsem znal), nebo použijte sprinty vhodné délky.
Druhým je spouštění změn „ručně“. V prvním měsíci ještě nebyly vytvořeny procesy, systémy a nástroje. Vše se děje pěšky, rychle, pomocí nejjednodušších metod „pojď, pojď“ atd. Výsledek je rychlý, ale ne systematický. Opravdová restrukturalizace zatím nenastala, všichni jen zmáčkli buchty a běželi do cíle.
Ve druhém měsíci přichází poznání, že běhat s vymačkanými buchtami je nepohodlné. Chci konzistenci, pořádek, jasnost a transparentnost. Navíc to chce každý. Iniciátor změny je unavený pobíháním, mikrořízením, sledováním všech úkolů a skákáním při jakékoli odchylce. Lidé jsou unavení z neustále se měnícího kurzu, každodenních změn pravidel, neustálého tlaku a pobízení.
Za třetí, některé metody prvního měsíce je třeba zahodit. Bohužel se často jedná o metody, které poskytují výrazné zvýšení výsledků. Krátkodobě byly účinné, ale nelze je používat trvale.
To vše dohromady dává prokletí druhého měsíce. Objeví se volba: pokračovat v běhu s šídlem vzadu, nebo se zastavit, přemýšlet a systematizovat své aktivity. Je snadné uhodnout, co si lidé vyberou.
Zde ale nastává nový průšvih – ukazuje se, že systematizovat zážitek z překážkových závodů není tak snadné. Jedna věc je nakreslit proces, který produkuje efektivitu. Je to úplně jiné – na vlastní pěst být tento proces. Tomu se často říká „ponoření do řízení provozu“.
Dokud běháte a rozdáváte facky, vše funguje. Jakmile odjedete na dovolenou nebo si sednete k odpočinku, lidé přestanou pracovat se stejnou intenzitou. Protože neexistuje žádný proces, návod, metodika, jak jednat. Jste tu jen vy se svými pouty, přesvědčováním a pomocí.
Tak co bychom měli dělat? Přijměte prokletí druhého měsíce jako nutné zlo. Snažte se samozřejmě neselhat nebo selhat příliš špatně.
Hlavní je ale proměnit zážitek z prvního měsíce v systém. První měsíc je na to – experimenty, testování hypotéz, stejně agilní a rychlé selhání, levné. Jeho cílem je rychle pochopit, které metody fungují a které ne. Neutrácejte mnoho času a peněz za automatizaci, technické prostředky nebo konverzace. Vytvořte odlitek, obraz proveditelného procesu.
A ve druhém měsíci z toho udělat systém. Bez obav z toho, že se výsledek propadne.
Je pravda, že je tu i druhá strana – ti, kdo si změny objednali. Zdá se, že chápete, že ve druhém měsíci dojde k selhání, vše je třeba urovnat a dát na koleje. Zákazníci to ale nevědí a požadují nový růst.
Nechte je, zákazníky, přečíst tento text. Pokud chtějí okamžité výsledky a vysoké ztráty, budou na vás nadále vyvíjet tlak. Pokud chtějí udržitelný růst, dají vám čas na systematizaci změn.
Nezapomeňte však, že prokletí třetího měsíce neexistuje.
Zdroj: www.habr.com