Sejak kebutuhan muncul untuk menyimpan (mencatat secara akurat) data, orang-orang menangkap (atau menyimpan) di berbagai media, dengan segala macam alat, informasi yang diperlukan untuk penggunaan selanjutnya. Selama ribuan tahun, dia mengukir gambar di atas batu dan menuliskannya di selembar perkamen, untuk tujuan penggunaan selanjutnya di masa depan (untuk memukul mata bison saja).
Dalam milenium terakhir, pencatatan informasi dalam bahasa huruf—”tulisan”—telah tersebar luas. Menulis, pada gilirannya, meskipun memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal (prevalensi, relatif mudahnya membaca dan menulis informasi, dll), dalam hal administrasi data, tidak memungkinkan untuk digunakan secara penuh. Hal terbaik yang dapat dilakukan seseorang untuk mengelola data tertulis adalah perpustakaan (arsip). Namun perpustakaan juga harus dilengkapi dengan alat pencarian khusus (pengindeksan) dan pengelolaan data - indeks kartu. Indeks kartu pada dasarnya adalah pencatatan katalog perpustakaan. Perlu ditetapkan bahwa istilah perpustakaan (arsip) harus dipahami tidak hanya sebagai perpustakaan yang biasa kita gunakan, tetapi juga data tertulis lainnya yang terorganisir dan terstruktur (misalnya, arsip kantor catatan sipil atau Kementerian Dalam Negeri, Layanan Pajak Negara ).
Sulit untuk meremehkan seberapa besar dampak sistem pengarsipan kartu terhadap sistem pendaftaran pemerintah. Misalnya lembaga pencatatan kependudukan yang alamat tempat tinggalnya merupakan lokasi fisik penyimpanan data warga negara. Dengan demikian, seluruh data warga yang tinggal di jalan dan kawasan tertentu disimpan dalam satu bagian registrasi yang ditunjuk oleh kawasan tersebut. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa metode ini memungkinkan Anda menemukan, memperbarui, menghitung, dan menghasilkan data statistik dan analitik dengan cepat dibandingkan jika informasi disimpan di satu tempat. Misalnya, kantor paspor atau departemen pajak tempat Anda berada menyimpan data tertulis dan fisik tentang aktivitas Anda (laporan pajak atau catatan sipil). Setiap orang atau badan pemerintah, berdasarkan alamat pendaftaran, dapat dengan mudah menentukan di kantor pendaftaran mana dokumen-dokumen itu disimpan dan di departemen layanan pajak distrik mana deklarasi pendapatan diajukan.
Atas dasar kemampuan akuntansi kartu ini, seluruh sistem registrasi data dibangun: tentang warga negara (kantor pendaftaran, kantor paspor), tentang kegiatan ekonomi (departemen layanan pajak distrik), tentang real estat (departemen pendaftaran real estat distrik), tentang kendaraan ( departemen pendaftaran dan pemeriksaan) ), tentang wajib militer (komisariat militer), dll.
Akuntansi kartu dipaksa untuk menggunakan tanda pendaftaran negara dengan penunjukan teritorial (S227NA69-wilayah Tver), menyebutkan berbagai departemen sesuai dengan karakteristik teritorial (Departemen Dalam Negeri Distrik Pervomaisky), memaksa dan memaksa pemindahan data secara fisik, dll.
Saya mengusulkan untuk mempertimbangkan perpindahan unit data dalam sistem pengarsipan kartu dari satu indeks kartu ke indeks kartu lainnya. Sebagai contoh yang jelas, mari kita ambil proses pendaftaran ulang suatu kendaraan pada sistem STNK, ketika mobil tersebut dijual kepada seseorang yang tempat pendaftarannya (pendaftarannya) berbeda dengan tempat pendaftaran pemilik sebelumnya. Sesuai aturan, penjual dan pembeli harus datang ke REO “A” (tempat penjual) untuk melakukan registrasi ulang mobil. Setelah menandatangani perjanjian jual beli dan melengkapi dokumen terkait, pemilik baru menerima nomor transit yang berlaku untuk jangka waktu terbatas. Pemilik baru, selama masa berlakunya nomor transit, wajib tiba di REO “B” miliknya dengan registrasi (pendaftaran). Setelah tiba di REO “B”, nomor transit dan dokumen registrasi lainnya disita dan mobil didaftarkan kepada pemilik baru.
Untuk memahami secara utuh pergerakan suatu unit informasi, di bawah ini kita akan menggambar analogi pergerakan suatu unit data dengan setiap tahapan tindakan registrasi.
Operasi 1
Penjual dan pembeli tiba di REO “A” untuk membeli atau menjual mobil dan menghubungi operator. Operator menemukan kartu registrasi di file kartu registrasi - yaitu, ia mencari data secara fisik, yang memerlukan waktu. Setelah menemukan kartu tersebut, ia memeriksa adanya sita atau hak gadai atas mobil tersebut (datanya tercatat di STNK mobil).
Operasi 2
Operator, setelah melakukan tindakan registrasi yang diperlukan, menerbitkan nomor transit dan dokumen registrasi untuk jangka waktu terbatas. Karena data tentang pemilik baru harus disimpan di REO “B” (karena database berbasis kartu dan lokal), proses berikut telah dikembangkan untuk mentransfer informasi dari REO “A” ke REO “B”. Data tentang pemilik baru dan mobilnya akan ikut berpindah bersamanya, dan ia akan diberikan nomor transit. Kartu registrasi yang diberi tanda khusus tentang pencabutan registrasi akan tetap berada di REO “A” sebagai satuan informasi sejarah kendaraan. Pencabutan pendaftaran dalam hal ini berarti bahwa dalam database REO “A”, unit informasi ini menjadi tidak aktif dan tidak lagi ada dalam daftar pencarian data fisik tersebut di atas (kartu registrasi mobil yang dicabut pendaftarannya akan dipindahkan begitu saja secara terpisah dari yang lain. rol aktif). Informasi yang dikirimkan sendiri akan ditampilkan di nomor transit dan dokumen registrasi.
Operasi 3
Pemilik baru yang mendapat nomor transit akibat pencabutan registrasi mobil dari REO “A”, berangkat ke REO “B”. Nama tipe nomor “transit” menunjukkan bahwa nomor tersebut diperlukan untuk memindahkan data. Informasi ditransfer dari REO “A” ke REO “B”, di mana pemilik baru bertindak sebagai pembawa data. Untuk menjamin selesainya transfer informasi, nomor transit diterbitkan untuk masa berlaku tertentu, dimana pemilik baru wajib mendaftar pada REO “B”. Kontrol atas proses ini dipercayakan kepada badan pemerintah terkait. Berdasarkan penjelasan di atas, sejumlah besar norma hukum dan sumber daya manusia dilibatkan dan digunakan untuk mengontrol pelaksanaan proses perpindahan data.
Operasi 4
Setelah mobil sampai di REO “B”, maka dilakukan registrasi, artinya mencatat data tentang mobil tersebut di lemari arsip REO “B”. Operator menarik nomor transit dan menerbitkan nomor negara bagian baru, sekaligus mencetak kartu registrasi dan memasukkannya ke dalam indeks kartu. Kartu registrasi ini menampilkan semua data yang ditransfer dari REO “B”.
Ini menyelesaikan proses transfer data “analog” dari REO “A” ke REO “B”. Tidak diragukan lagi, algoritma pergerakan informasi ini rumit dan membutuhkan biaya besar baik dari sumber daya manusia maupun aktivitas fisik. Volume data mobil yang diangkut tidak melebihi 3 kilobyte, sedangkan biaya pasar untuk memindahkan informasi menggunakan teknologi yang ada dengan volume 1024 kilobyte adalah 3 som (sesuai dengan tarif maksimum operator seluler).
Era penggunaan DBMS-Sistem Manajemen Basis Data
Penggunaan sistem manajemen basis data dapat secara radikal menyederhanakan proses perubahan data dalam sejumlah besar proses registrasi. Otomatiskan dan berikan hasil yang terjamin untuk kueri data.
Sebagai contoh yang jelas, mari kita analogikan proses registrasi ulang mobil di atas jika digunakan DBMS.
Operasi 1
Penjual dan pembeli tiba di REO “A” untuk membeli atau menjual mobil dan menghubungi operator. Operator menemukan kartu registrasi di file kartu registrasi - yaitu, ia mencari data secara fisik, yang memerlukan waktu. Setelah menemukan kartu tersebut, ia memeriksa adanya sita atau hak gadai atas mobil tersebut (datanya tercatat di STNK mobil). Operator memasukkan data kendaraan ke dalam DBMS dan menerima respon instan tentang adanya penangkapan atau hak gadai.
Operasi 2
Operator, setelah melakukan tindakan registrasi yang diperlukan, menerbitkan nomor transit dan dokumen registrasi untuk jangka waktu terbatas. Karena data tentang pemilik baru harus disimpan di REO “B” (karena database berbasis kartu dan lokal), proses berikut telah dikembangkan untuk mentransfer informasi dari REO “A” ke REO “B”. Operator memasukkan data tentang pemilik baru ke dalam DBMS.
Ini menyelesaikan proses pendaftaran ulang. Semua operasi lainnya tidak relevan, karena database terpusat. Pemilik baru tidak perlu mendapatkan (membayar) nomor transit. Mengantri untuk STNK (pementasan), membayar aplikasi yang sudah lengkap, dll. Pada saat yang sama, beban karyawan REO akan berkurang karena pengoperasiannya tidak lagi memerlukan skema registrasi ulang yang rumit.
Sejumlah pembatasan juga tidak diperlukan, seperti penggunaan ciri daerah pada pelat nomor negara (tidak diperlukan sebutan daerah, yang memungkinkan mobil didaftarkan di REO mana pun), pencatatan alamat pemilik dalam dokumen pendaftaran, pendaftaran ulang jika terjadi perubahan tempat tinggal, dan seterusnya dalam daftar yang sangat banyak.
Kemungkinan pemalsuan dokumen registrasi praktis dihilangkan, karena informasi tentang kendaraan disediakan dari database.
Proses perolehan data yang ada di instansi pemerintah didasarkan pada kemampuan pengarsipan kartu dan penyimpanan data.
Berdasarkan uraian di atas, keuntungan utama penggunaan sistem informasi otomatis (AIS) berikut dapat ditentukan:
- AIS akan menyederhanakan dan secara radikal mengubah pendekatan proses pendaftaran.
- Dalam proses registrasi perlu menggunakan prinsip dan aturan desain DBMS.
- Untuk memanfaatkan sepenuhnya kemampuan AIS, prosedur registrasi yang telah ditetapkan harus diubah.
- Kemungkinan luas untuk integrasi sistem secara langsung dengan sistem lain (misalnya perbankan).
- Meminimalkan kesalahan yang berhubungan dengan faktor manusia.
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan warga untuk menerima informasi.
Sumber: www.habr.com