Ada dua tantangan utama dalam perubahan organisasi: memulai dan tidak berhenti. Dan anehnya, tidak berhenti lebih sulit daripada memulai.
Sulit untuk memulai jika perubahan besar direncanakan. Solusi untuk masalah ini sederhana - Anda harus memulainya sedikit demi sedikit, sedikit demi sedikit. Izinkan saya mengingatkan Anda bagi para ahli - ini disebut tangkas, dan juga - gagal cepat, gagal murah. Anda mengambil satu langkah, mengevaluasinya, membuangnya atau meninggalkannya, dan Anda melakukan langkah berikutnya. Saya akan memberi tahu orang-orang dengan pendidikan yang lebih serius bahwa ini adalah siklus Deming yang dangkal, dan bukan penemuan hipster yang modis.
Namun kemudian perubahannya memudar. Antusiasme menghilang, langkah-langkah baru tidak diambil, atau bahkan diciptakan. Perubahan yang dilakukan secara bertahap dibatalkan. Dan semuanya kembali normal.
Menurut pengamatan saya, “melempar” hampir selalu terjadi pada bulan kedua.
Dari kehidupan tanaman, saya ingat sampah yang sama terjadi di sana. Bulan pertama ah-hei-hei, semua orang berlarian, ribut, menunjukkan efisiensi, semangat seperti air mancur, “nah, sekarang semuanya akan berbeda!”
Dan di bulan kedua hampir selalu terjadi kegagalan. Indikator-indikator tersebut terus menurun ke nilai sebelumnya. Antusiasme memudar, kelelahan terjadi, semua orang bersumpah, bersumpah dan dengan suara bulat meninggalkan perubahan yang telah mereka mulai. Untuk menyenangkan para kritikus dan pengamat. Tentu saja para penggagas perubahan selanjutnya tidak lagi berurusan dengan omong kosong seperti itu.
Ini adalah kutukan bulan kedua. Karena itu, perubahan terhenti. Namun yang terburuk adalah para peserta perubahan tidak hanya menolak apa yang mereka lakukan di bulan pertama, tetapi juga gagasan tentang perubahan apa pun. Sampai-sampai mereka bergabung dengan barisan kritikus dan pengamat (“Saya tidak berhasil, jadi jangan coba-coba juga”).
Sebenarnya tidak ada kutukan jika dirobohkan. Mari mencoba.
Pertama, dari mana datangnya bulan itu? Segala sesuatu di sini biasa saja - sebagian besar perusahaan memiliki pelaporan bulanan tradisional. Sasaran perubahan ditetapkan selama satu bulan (“bulan ini kita membutuhkan…”). Cara mengatasinya mudah - bekerja selama berminggu-minggu (kami melakukan ini di pabrik), selama beberapa dekade (begitulah cara kerja salah satu pabrik yang saya tahu), atau menggunakan sprint dengan durasi yang sesuai.
Yang kedua adalah memulai perubahan “dengan tangan”. Pada bulan pertama, proses, sistem, dan alat belum dibangun. Semuanya dilakukan dengan berjalan kaki, cepat, dengan cara yang paling sederhana, “ayolah, ayo”, dll. Hasilnya cepat, tapi tidak sistematis. Restrukturisasi yang sebenarnya belum terjadi, semua orang hanya berusaha keras dan berlari ke garis finis.
Di bulan kedua, muncul kesadaran bahwa berlari dengan roti yang diperas itu merepotkan. Saya ingin konsistensi, ketertiban, kejelasan dan transparansi. Apalagi semua orang menginginkannya. Pemrakarsa perubahan lelah berlarian, melakukan pengelolaan mikro, mencatat semua tugas, dan melompati setiap penyimpangan. Orang-orang bosan dengan perubahan arah yang terus-menerus, peraturan yang berubah setiap hari, tekanan dan dorongan yang terus-menerus.
Ketiga, beberapa metode bulan pertama harus dibuang. Sayangnya, seringkali metode ini memberikan peningkatan hasil yang signifikan. Dalam jangka pendek cara-cara tersebut efektif, namun tidak dapat digunakan secara permanen.
Semua ini menambah kutukan bulan kedua. Sebuah pilihan muncul: terus berlari dengan penusuk di belakang, atau berhenti, berpikir dan mengatur aktivitas Anda. Sangat mudah untuk menebak apa yang dipilih orang.
Namun di sini muncul masalah baru - ternyata mensistematisasikan pengalaman balap rintangan tidaklah mudah. Menggambar proses yang menghasilkan efisiensi adalah satu hal. Ini benar-benar berbeda – Anda sendiri menjadi proses ini. Hal ini sering disebut sebagai “tenggelam dalam manajemen operasi.”
Selama Anda berlarian dan memberikan tamparan, semuanya berhasil. Begitu Anda pergi berlibur atau duduk untuk beristirahat, orang-orang berhenti bekerja dengan intensitas yang sama. Karena tidak ada proses, instruksi, metodologi bagaimana bertindak. Hanya ada Anda dengan borgol, bujukan dan bantuan Anda.
Jadi apa yang harus kita lakukan? Terimalah kutukan bulan kedua sebagai kejahatan yang diperlukan. Tentu saja, cobalah untuk tidak gagal, atau gagal terlalu parah.
Namun yang utama adalah mengubah pengalaman bulan pertama menjadi sebuah sistem. Bulan pertama adalah untuk ini – eksperimen, pengujian hipotesis, yang sama gesit dan cepat gagal, gagal dengan murah. Tujuannya adalah dengan cepat memahami metode mana yang berhasil dan mana yang tidak. Jangan menghabiskan banyak waktu dan uang untuk otomatisasi, sarana teknis, atau percakapan. Buatlah pemeran, gambaran dari proses yang bisa diterapkan.
Dan di bulan kedua mengubahnya menjadi sebuah sistem. Tanpa khawatir hasilnya akan melorot.
Benar, ada juga pihak kedua – mereka yang memerintahkan perubahan. Anda sepertinya paham bahwa di bulan kedua akan ada kegagalan, semuanya perlu diselesaikan dan diatur. Namun pelanggan tidak mengetahuinya dan menuntut pertumbuhan baru.
Biarkan mereka, para pelanggan, membaca teks ini. Jika mereka menginginkan hasil instan dan kerugian tinggi, mereka akan terus menekan Anda. Jika mereka menginginkan pertumbuhan yang berkelanjutan, mereka akan memberi Anda waktu untuk mensistematisasikan perubahannya.
Namun, jangan lupa kutukan bulan ketiga itu tidak ada.
Sumber: www.habr.com