Како префрливме дистрибуиран тим од неколку стотици луѓе во СААС

Соработката е болна точка на традиционалните канцелариски алатки. Кога десет луѓе работат на датотека во исто време, повеќе време и напор не се трошат на уредувања, туку на пребарување на промени и нивните автори. Ова е комплицирано поради многуте апликации кои не се секогаш компатибилни. Еден начин да се реши овој проблем е да се преселите во канцелариски пакети базирани на облак. Ги нема многу, а ние ќе ви кажеме како го надминавме конзервативизмот на вработените во Forex Club и успеавме да пренесеме дистрибуирана компанија со сто канцеларии на G Suite за само неколку месеци.

Зошто решивте да ја направите транзицијата?

Forex Club обично се памети во контекст на онлајн тргување со девизни курсеви. Но, оваа компанија работи со неколку видови валутни инструменти во различни земји во светот. Поради ова, има многу сложена ИТ инфраструктура со сопствена платформа за клиенти.

Во времето кога се запознавме, задната канцеларија на компанијата користеше неколку различни платформи и апликации. Главната работна алатка за повеќето вработени беше канцеларискиот пакет на Microsoft и поштата на Zimbra. Над сето ова беше надградба од дополнително складирање, резервни копии, антивирус, бројни конектори и интеграции, како и управување со лиценци на Microsoft и Zimbra со периодични ревизии.

Беше скапо за одделот за ИТ на Forex Club да го одржува овој систем. Комплексната инфраструктура бара изнајмување голем број сервери, планови за DRP во случај на исклучување на овие сервери или неуспех на интернет конекцијата и резервни копии. За да се обезбеди непроблематична работа, со текот на времето, беше формиран специјален оддел на администратори, кои сè уште беа задолжени за ревизија на лиценци.

Поради изобилството на различни програми, се појавија проблеми кај обичните вработени во Forex Club. Без следење на верзијата на документот, беше тешко да се најде авторот на некои ревизии и конечната верзија на текст или табела. 

Во обид да ги намали трошоците за одржување, Forex Club бараше поедноставен начин да ги реши истите проблеми. Тука започна нашата интеракција.

Наоѓање алтернатива

За да се спроведе полноправна соработка, неопходно беше да се промени самиот пристап - да се оддалечи од локалното складирање во облакот. Forex Club започна да бара заедничко облак решение за сите канцелариски апликации. Имаше двајца кандидати: Office 365 и G Suite. 

Office 365 беше приоритет, бидејќи многу лиценци на Microsoft беа купени од Forex Club. Но, Office 365 носи само дел од функционалноста на канцеларискиот пакет во облакот. Корисниците сè уште треба да ја преземат апликацијата од нивната лична сметка и да ја користат за работа со документи според старата шема: испраќање и повторно зачувување копии со индекси на верзии.

G Suite на Google Cloud има повеќе функции за соработка и е поевтин. Во случај на производи на Microsoft, ќе мора да го користите Enterprise Agreement, а ова е сосема поинакво ниво на трошење (дури и земајќи го предвид купениот софтвер). И со наша помош, имплементацијата на G Suite се случи во рамките на програмата на Google, која ги компензира големите клиенти за трошоците за префрлување на услугите на компанијата.

Беше планирано да се пренесат поголемиот дел од услугите што ги користат вработените во G Suite:

• Календар и е-пошта (Gmail и Google Calendar);
• Белешки (Google Keep);
• Чет и онлајн конференции (Chat, Hangouts);
• Канцелариски пакет и генератор на анкети (Google Docs, Google Forms);
• Заеднички простор (GDrive).

Надминување на негативноста

Имплементацијата на која било алатка, дури и најзгодната, секогаш се соочува со негативни реакции од крајните корисници. Главната причина е конзервативизмот, бидејќи луѓето не сакаат да менуваат ништо и да се навикнат на нови пристапи за работа. Ситуацијата беше комплицирана од специфичната перцепција за присуството на веб како едноставно одење по сајтови (но не работа на овие страници), вообичаено меѓу вработените кои не се ИТ. Тие едноставно не разбираа како да работат со тоа.

На страната на Forex CLub, Дмитриј Островерхов беше одговорен за спроведувањето на проектот. Тој ги следеше фазите на имплементација, собираше повратни информации од корисниците и им даде приоритет на задачите. Заедничката подготовка, анкетите на вработените и објаснувањата за правилата на компанијата ни го олеснија започнувањето.

Главната задача на Softline во овој проект беше да ги обучи корисниците и системските администратори и да обезбеди техничка поддршка во првата фаза. Низ низа обуки објаснивме како треба да функционира производот. Вкупно реализиравме 15 обуки од по 4 часа. Првиот - пред пилотот - за системските администратори кои го подготвуваа теренот за трансформација. А следните се за обични вработени. 

Како дел од главната програма за обука, ги нагласивме придобивките, кои ги компензираа тешкотиите на крајните корисници да се навикнат на новата алатка. И на крајот од секоја обука, вработените можеа да си дадат свои прашања, кои ги отстранија замките на почетокот на работата.

Иако Forex Club спроведува семинари за обука за свои клиенти, компанијата не можеше сама да започне обука за G Suite поради недостаток на наставници со потребните компетенции. За да го процени влијанието на нашите обуки, Forex Club спроведе анкети на студентите пред обуката и некое време по него. Првата анкета покажа главно негативна перцепција за претстојните промени. Вториот е, напротив, пораст на позитивноста. Луѓето почнаа да сфаќаат дека тоа се однесува на нивната работа.

Пилот канцеларија

Проектот започна на крајот на 2017 година, кога десет системски администратори се префрлија на G Suite. Овие луѓе мораа да станат пионери кои ги идентификуваа добрите и лошите страни на решението и ја поставија сцената за трансформација. Ги зедовме предвид нивните повратни информации и препораки и во јануари 2018 година избравме филијала со средна големина со локален системски администратор за првата пробна транзиција на вработени кои не се ИТ.

Транзицијата беше направена истовремено. Да, на луѓето им е тешко да се префрлат на нови алатки, па со оглед на изборот помеѓу облак-решение и десктоп апликација, корисниците ќе се приклонат кон попозната работна површина и ќе ги забават глобалните планови за надградба. Така, по завршувањето на обуката за пилот канцеларија, брзо ги префрливме сите на G Suite. Во текот на првите неколку недели, имаше одреден отпор, со него се справи локалниот системски администратор, кој ги објасни и ги покажа сите тешки точки.

Следејќи ја пилот-канцеларијата, целосно го префрливме целиот оддел за ИТ на Forex Club во G Suite.

Промена на мрежата на филијали

Откако го анализиравме искуството од пилот-проектот, заедно со ИТ одделот Forex Club, развивме транзициски план за остатокот од компанијата. Првично беше планирано процесот да се одвива во две фази. Во првата фаза, сакавме да ги обучиме само најлојалните вработени во Forex Club за производот, кои ќе го промовираат проектот во нивните канцеларии и ќе им помогнат на колегите да се префрлат на новата платформа како дел од втората фаза. За да избереме „евангелисти“ во компанијата, спроведовме анкета, чии резултати ги надминаа сите очекувања: одговори околу половина од целиот Forex Club. Тогаш решивме да не го одолговлекуваме процесот и ја прескокнавме фазата „имплементација преку вработените“.

Како и во пилот-проектот, прво беа мигрирани централите, каде што има локален системски администратор - тој помогна да се справат со новите тешкотии. Во секоја канцеларија, на транзицијата кон нови алатки му претходеше обука. Обуката требаше да се планира според флексибилен распоред кој ги зема предвид различните временски зони и работните распореди. На пример, за канцелариите во Казахстан и Кина, обуката мораше да започне во 5 часот по московско време (патем, G Suite работи одлично во Кина, без разлика на се).

Следејќи ги главните канцеларии, мрежата на филијали се префрли на G Suite - околу 100 поени. Особеноста на последната фаза од проектот беше тоа што овие филијали се главно екипирани од продавачи кои многу работат со табеларни пресметки. Спроведовме обука за нив две недели за да помогнеме во преносот на податоци.

Во исто време, нашите специјалисти работеа „во задниот дел“ на поддршката на самиот Forex Club, бидејќи веднаш по преминот кон G Suite, бројот на повици до техничка поддршка се зголеми како што се очекуваше. Врвот на барања се случи за време на транзицијата на мрежата на филијали, но постепено бројот на барања почна да се намалува. Особено се намалени барањата за канцелариски производи и е-пошта, управување со софтверска лиценца, работа со сервери и мрежна опрема, како и резервни комуникациски канали. Односно, имплементацијата го намали оптоварувањето на првата линија на поддршка и задната канцеларија.

Севкупно, трансферот на канцелариите траеше околу два месеци: во февруари 2018 година, работата беше завршена во главните одделенија, а во март - низ целата мрежа на филијали.

Стапици

Брзината на миграција на е-пошта стана голем проблем. Беше потребна 1 секунда за да се префрли една е-пошта од Zimbra на Gmail со помош на IMAP Sync. Околу 700 вработени работат во сто канцеларии на Forex Club, а секоја од нив има илјадници писма (вкупно опслужуваат повеќе од 2 милиони клиенти). Така, за да ја забрзаме миграцијата, ја користевме алатката за миграција на G Suite; со неа, процесот на копирање е-пошта одеше побрзо. 

Немаше потреба да се префрлаат податоци од календари и задачи. Иако имаше одредени решенија во старата инфраструктура, тие не беа целосно искористени од вработените. На пример, корпоративните календари беа имплементирани во форма на портал на Bitrix, што е незгодно, така што вработените имаа свои алатки, а вработените вршеа пренос на податоци сами.

Исто така, преносот на оперативните документи беше во рацете на корисниците (зборуваме само за податоци за тековната работа - различно решение се користи за базата на знаење на компанијата). Тука немаше прашања. Едноставно, во одреден момент беше повлечена административна линија - одговорноста за информациите што се складирани локално им се пренесуваше на самите корисници, додека безбедноста и безбедноста на податоците на Google Drive веќе беа надгледувани од одделот за ИТ. 

За жал, не беше можно да се најдат аналози во G Suite за сите работни текови. На пример, општите поштенски сандачиња, кои вработените во Forex Club се навикнати да ги користат, немаат филтри во Gmail, па затоа е тешко да се најде конкретно писмо. Имаше слична тешкотија со овластувањето на ДЗС во Google Chat, но овој проблем беше решен преку барање до поддршката на Google.

Главните проблеми за корисниците беа поврзани со фактот дека услугите на Google сè уште немаат некои од функциите на конкурентите, на пример, Skype или Office 365. Hangouts ви дозволува само да остварувате повици, Google Chat нема цитирање, а Google Sheets нема поддршка за макроата на Microsoft Excel.

Дополнително, производите на Microsoft и Google Cloud поинаку пристапуваат кон алатките за уредување табели. Word-датотеките што содржат табели понекогаш се отвораат во Google Docs со неправилно форматирање.

Како што се навикнавме на новата инфраструктура, некои од тешкотиите беа решени преку алтернативни пристапи. На пример, наместо макроа во табеларни пресметки, се користат скрипти, кои вработените во Forex Club ги сметаа за уште поудобни. Не беше можно да се најде аналог само за финансискиот оддел на Forex Club, кој се занимава со извештаи 1C (со скрипти, сложено форматирање). Така тој се префрли на Google Sheet само за соработка. За други документи сè уште се користи канцеларискиот пакет (Excel). 

Севкупно, Forex Club задржа околу 10% од лиценците на Microsoft Office. Ова е нормална практика за вакви проекти: малцинство вработени ги користат напредните функции на канцелариските апартмани, па останатите лесно ја прифаќаат замената.

Треба да се напомене дека не беа извршени големи трансформации на останатиот дел од инфраструктурата. Forex Club не ги напушти Jira и Confluence, иако го имплементира Google Keep за оперативни задачи. За да ги интегрираме Jira и Confluence со G Suite, распоредивме приклучоци што ви овозможуваат брзо пренесување податоци. Системот за следење е зачуван, како и многу дополнителни алатки: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS итн. Секако, системските администратори останаа во филијалите.

Експеримент со Chromebook

Барајќи начин за намалување на трошоците, Forex Club замислил преместување на сите на мобилни работни станици напојувани со Chromebook. Самиот уред е исклучително евтин, а со користење на облак услуги беше можно брзо да се распореди работна станица на него.

Тестиравме мобилни работни станици на мала група корисници од 25 луѓе во одделот за продажба. Вработените во овој оддел немале задачи кои би ги спречиле да работат само преку веб, па оваа миграција требало да им биде беспрекорна. Но, врз основа на резултатите од тестот, се покажа дека хардверот на ефтин Chromebook не е доволен за правилно функционирање на сите корпоративни апликации Forex Club. И поскапите модели кои ќе одговараат на техничките параметри се покажаа како споредливи по цена со класичните лаптопи базирани на Windows. Како резултат на тоа, тие одлучија да го напуштат проектот.

Што се смени со доаѓањето на G Suite

Наспроти сите предрасуди и недоверба, веќе 3 месеци по обуката, 80% од вработените во анкетите забележале дека G Suite навистина им ја олеснило работата со документи. По транзицијата, мобилноста на вработените се зголеми и тие почнаа да работат повеќе користејќи уреди за носење:

Статистика за користење на мобилни уреди според Forex Club

Формуларите на Google се здобија со голема популарност. Во рамките на одделенијата, тие овозможуваат брзо да се спроведат анкети кои претходно бараа употреба на пошта, собирајќи резултати рачно. Преминот кон Google Chat и Hangouts Meet предизвика најмногу прашања и поплаки, бидејќи тие генерално имаат помалку функции, но нивната употреба овозможи да се напуштат многу инстант-месинџери во компанијата.

Резултатите од проектот беа формулирани од Дмитриј Островерхов, со кого работевме: „Проектот ги намали трошоците на Forex Club за ИТ инфраструктура и ја поедностави неговата поддршка. Целиот слој задачи за одржување на процесот исчезна, бидејќи овие проблеми се решаваат на страната на Google. Сега сите услуги може да се конфигурираат од далечина, тие се поддржани од неколку администратори на Google, а одделот за ИТ ослободи време и ресурси за други работи“.

Извор: www.habr.com