Ao implementar sistemas ERP prontos, 53% das empresas desafios sérios que exigem mudanças nos processos de negócios e nas abordagens organizacionais, e 44% das empresas enfrentam problemas técnicos significativos. Em uma série de artigos explicaremos o que é um sistema ERP, como ele é benéfico, como determinar a necessidade de sua implantação, o que você precisa saber na hora de escolher um fornecedor de plataforma e como implementá-lo.
O conceito de sistema ERP vem dos EUA e é traduzido literalmente como planejamento de recursos empresariais - Enterprise Resource Planning. Academicamente, é assim: “ERP é uma estratégia organizacional de integração de produção e operações, gestão de mão de obra, gestão financeira e gestão de ativos, focada no equilíbrio e otimização contínuos dos recursos empresariais por meio de um pacote de software de aplicação (software) especializado e integrado que fornece um modelo de dados e processos comuns para todas as áreas de atividade."
Cada fornecedor pode entender o sistema que desenvolveu à sua maneira, com base no seu foco e nas tarefas a serem resolvidas. Por exemplo, um sistema ERP é mais adequado para o retalho, mas não é adequado para uma refinaria de petróleo. Além disso, cada empresa e seu funcionário que utiliza a plataforma a imaginam de forma diferente, de acordo com a parte com a qual entram em contato no seu trabalho.
Na sua essência, o ERP é um sistema de informação para gerir todos os processos de negócio e recursos da empresa com base numa única base de dados.
Por que você precisa de um sistema ERP?
Como qualquer sistema de informação, o ERP trabalha com dados. Cada funcionário e departamento cria constantemente centenas de megabytes de informações. Em uma organização pequena, o gestor tem acesso direto a todas as informações e tempo para monitorar os processos. Se um grande volume de dados for criado no âmbito de um ou dois processos de negócios, o gestor só precisará digitalizá-los com soluções de TI direcionadas. Normalmente, uma organização compra software de contabilidade e, por exemplo, CRM.
À medida que a empresa cresce, os processos individuais que antes demoravam um tempo mínimo para serem gerenciados são transformados em grandes volumes de informações. Em conjunto com outros processos de negócios, os fluxos de informações díspares exigem uma enorme equipe administrativa para combiná-los e analisá-los. Portanto, um sistema ERP não é exigido por pequenas, mas por médias e grandes empresas.
Como entender que uma empresa precisa de um sistema ERP
Uma história típica de nossos clientes é assim. A certa altura, fica claro que todos os processos principais são automatizados e a eficiência do trabalho não aumenta.
Acontece que cada processo está localizado em seu próprio sistema de informação separado. Para vinculá-los, os funcionários inserem manualmente os dados em cada sistema e, em seguida, a administração coleta manualmente os dados duplicados para analisar as atividades de toda a empresa. Em princípio, essa mecânica de trabalho é produtiva até certo ponto. O principal é determinar o momento de atingir a eficiência máxima antes que ela ocorra, e não quando é necessário alterar os mecanismos dos processos em modo de emergência.
Nenhum dos sistemas de informação jamais informará que chegou o momento em que a empresa cresceu a um nível onde um sistema ERP é necessário. A experiência mundial mostra 4 sinais principais que permitirão que você entenda isso:
Não há dados suficientes para tomar uma decisão de gestão informada.
Qualquer decisão nos negócios tem consequências que acabam resultando em perdas financeiras ou, inversamente, em receitas. A qualidade de uma decisão depende da informação em que se baseia. Se os dados estiverem desatualizados, incompletos ou incorretos, a decisão será incorreta ou desequilibrada.
Os principais motivos da inconsistência de informações:
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informações críticas estão espalhadas entre funcionários e departamentos individuais;
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não há regulamentação para coleta de dados;
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As informações são coletadas por funcionários com diferentes funções e em momentos diferentes.
Com uma plataforma ERP adequada aos seus processos de negócio, você pode centralizar todos os seus dados. Todas as informações são criadas por cada funcionário e departamento em um único sistema e em tempo real. Isso significa que os dados que você e qualquer outra pessoa na empresa possam precisar são sempre tão precisos e atualizados quanto possível.
A falta de integração entre os sistemas de TI leva a falhas operacionais e dificulta o crescimento da empresa.
Cada sistema de TI tem seus próprios requisitos de formato de dados, construídos em momentos diferentes e utilizando diferentes tecnologias, princípios e linguagens de programação. Isso se reflete no trabalho dos colaboradores, que interagem como se estivessem em idiomas diferentes, e na velocidade de interação.
Um sistema ERP combina funções individuais em um espaço integrado e fácil de entender. O sistema ERP atua como tradutor, falando diversas linguagens de programação para garantir colaboração e consistência.
Seus clientes estão insatisfeitos com o serviço.
Se os clientes reclamarem ou saírem, você deve pensar na eficiência. Isso se deve à demanda superando a oferta, entregas atrasadas, atendimento lento ou apenas uma sensação geral de que a empresa não tem recursos ou tempo para atender todos os clientes.
Quando uma empresa cresce para um tamanho médio ou grande, o ERP transforma clientes insatisfeitos em clientes fiéis. Os clientes começam a sentir a melhoria no atendimento e vivenciam as mudanças junto com a empresa.
Você está usando sistemas desatualizados.
Conforme No Relatório de Tendências de Proteção de Dados de 2020 da Veeam, a principal barreira para a transformação digital dos negócios são as tecnologias desatualizadas. Se uma empresa ainda trabalha com sistemas de entrada manual ou documentos em papel, então no pós-pandemia com certeza ficará para trás.
Além disso, os sistemas de TI de uma empresa podem ser bastante modernos, mas desintegrados. Nesse caso, cada departamento cria seu próprio bunker de informações, cujos dados saem em doses ou incorretamente. Se a integração de sistemas individuais for extremamente dispendiosa ou impossível, será necessário alterá-los para um único sistema ERP.
Quais benefícios um sistema ERP oferece para uma empresa?
Um sistema ERP é um produto que uma empresa adquire às suas próprias custas. A sua implementação é vista como um investimento que deve trazer lucro. Nenhum fabricante de sistema ERP garante que isso trará crescimento de receita para a empresa. E isso se aplica não apenas aos sistemas ERP, mas também a quaisquer soluções de TI. No entanto, todas as vantagens da implementação afetam indiretamente os lucros:
Economia em sistemas de TI
Em vez de gastar recursos em vários sistemas diferentes, cada um dos quais requer suporte especializado, infraestrutura, licenças e treinamento de funcionários, você pode concentrar todos os custos em uma plataforma ERP. Consiste em módulos que substituem sistemas distintos por peças integradas.
Se um sistema ERP for desenvolvido do zero para atender às necessidades de uma empresa específica, ele pode incluir sistemas e serviços de terceiros que serão convenientes para parceiros de negócios, fornecedores, clientes e outras contrapartes trabalharem.
Total transparência
O ERP fornece ao gerenciamento acesso total a todos os processos de negócios de qualquer departamento, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Por exemplo, você pode acompanhar o estoque diariamente, incluindo entregas planejadas e entregas em trânsito. Ter uma visão completa dos níveis de estoque permite controlar com mais precisão o capital de giro.
Relatórios automatizados e planejamento poderoso
O ERP cria um sistema de relatórios único e unificado para todos os processos. Ele gera automaticamente relatórios e análises úteis a qualquer momento. Com ele, a gestão não precisará coletar manualmente planilhas e cartas.
Assim, a plataforma libera tempo para planejamento estratégico, melhor análise e comparação do desempenho departamental. Um sistema ERP ajuda a encontrar tendências em análises que não foram percebidas antes e nem tiveram a chance de perceber.
Maior eficiência
O ERP em si não é uma panacéia. É importante não só cumprir as especificidades do negócio, mas também implementá-lo corretamente. De acordo com Com 315 fornecedores de sistemas ERP prontos para uso, a parcela de implementações que foram apenas parcialmente bem-sucedidas foi estimada entre 25 e 41 por cento, dependendo do setor. O ERP certo reduz significativamente o tempo e o esforço gastos no trabalho de rotina.
Serviço ao cliente
O atendimento ao cliente é uma parte fundamental do negócio. Um sistema ERP muda o foco dos funcionários da manutenção de registros de clientes para a construção e manutenção de relacionamentos com os clientes.
As estatísticas mostram que 84 por cento dos clientes na empresa se não receberem respostas suficientes às perguntas. O ERP fornece ao colaborador todas as informações necessárias e o histórico do cliente logo no momento do contato. Com ele, os colaboradores não lidam com a burocracia, mas com a captação e fidelização de clientes. Os clientes sentem os benefícios de sua implementação, mesmo sem saber das mudanças na empresa.
Protecção de dados
Dificilmente existe um sistema de informação que possa fornecer uma garantia absoluta de segurança dos dados. Dados pessoais de clientes e funcionários, e-mails, propriedade intelectual, dados financeiros, faturas, contratos – quanto mais sistemas processam essas informações, mais difícil é rastrear riscos. O sistema ERP introduz padrões uniformes de acesso, entrada e saída de dados e armazenamento centralizado de informações.
No entanto, quanto maior a participação de mercado de um sistema ERP pronto para uso, mais frequentemente ele estará sujeito a ataques de hackers. Seria preferível desenvolver seu próprio sistema ERP, cuja base de código só você terá acesso. Se o sistema ERP da sua empresa for desenvolvido do zero, os hackers não conseguirão encontrar cópias do sistema para testá-lo primeiro em busca de vulnerabilidades.
Produtividade de colaboração
Muitas vezes, o interesse na colaboração entre departamentos ou funcionários desaparece porque a transferência de dados requer muitas operações rotineiras ou devido ao clima psicológico na empresa. Um sistema unificado automatiza o acesso à informação, elimina a experiência negativa do fator humano e agiliza a comunicação dentro da empresa.
Processos de negócios unificados
Os sistemas ERP pré-construídos são desenvolvidos de acordo com as melhores práticas do setor. Isso permite que as empresas padronizem seus próprios processos.
Contudo, na realidade, uma empresa tem de fazer uma escolha difícil: ou leva um tempo longo e dispendioso para configurar e modificar o sistema ERP para satisfazer os padrões da empresa, ou é penoso personalizar os seus próprios processos de negócio de acordo com os padrões da empresa. padrões do sistema ERP.
Existe uma terceira maneira - desenvolver inicialmente um sistema para seus próprios processos de negócios.
Escalabilidade
Esteja você expandindo sua base de clientes, expandindo para novos mercados, introduzindo novos processos, departamentos ou produtos, ou expandindo seus negócios de outra forma, com o fornecedor certo, sua plataforma ERP pode se adaptar às mudanças.
Como o sistema ERP está sendo implementado em todos os processos da empresa, a lista de benefícios pode aumentar dependendo das especificidades. Existem dezenas e centenas de soluções prontas desenvolvidas no mercado que obrigam os compradores a aderir à estrutura de assinaturas, velocidade de atualização e suporte, funcionalidade e arquitetura fechadas - no âmbito de um único fornecedor. Somente o desenvolvimento do seu próprio sistema ERP oferece o máximo de oportunidades sem quaisquer restrições.
Leia os artigos a seguir para saber como escolher um fabricante de sistema ERP, quais perguntas fazer para não perder dinheiro e o que considerar ao planejar a implementação.
Fonte: habr.com