Olá a todos, meu nome é Konstantin Kuznetsov, sou o CEO e fundador da RocketSales. Na área de TI, existe uma história bastante comum quando o departamento de desenvolvimento vive em seu próprio universo. Nesse universo, existem umidificadores de ar em cada desktop, um monte de gadgets e limpadores para monitores e teclados e, muito provavelmente, seu próprio sistema de gerenciamento de tarefas e projetos.
Qual é o problema?
Talvez para alguns não seja nada. Mas nos deparamos com um problema. Construímos e automatizamos sistemas de vendas, implementamos CRM e criamos infraestrutura em nuvem para negócios. Além dos departamentos de desenvolvimento e produção, os projetos dos clientes geralmente incluem profissionais de marketing, vendedores, contadores e outros funcionários. E começamos a pensar em como organizar um processo eficaz de gerenciamento de projetos.
Se o processo de desenvolvimento e produção estiver organizado em uma plataforma como Jira ou GitLab, então ninguém, exceto o desenvolvimento, entende o que é o quê. Para envolver um terceirizado em um projeto, você precisa se encontrar com ele, explicar o contexto, registrar a tarefa em algum lugar, depois monitorar o grau de prontidão nos chats de trabalho, obter o resultado pelo chat e inseri-lo no Jira. E assim sempre.
O desenvolvimento está isolado dos demais departamentos da empresa, eles não sabem como nos envolver e não sabemos se precisam da nossa participação.
Há alguns anos, descobrimos a plataforma Asana. Neste material quero contar como organizamos o processo de desenvolvimento e gestão da produção para:
- toda a empresa trabalhou em um único ecossistema,
- todos tinham funcionalidade suficiente,
- foi possível estimar o custo de cada projeto em horas e dinheiro,
- o trabalho com os clientes era de longo prazo: não no âmbito de uma tarefa, mas no âmbito de um projeto inteiro com um acúmulo constante de ideias.
Um pouco sobre como conhecer a Asana
Passei 10 anos procurando um software conveniente para gerenciamento de projetos. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e dezenas de outros rastreadores de tarefas não passaram no teste de força. Então encontrei Asana. E tudo deu certo.
Em nossa opinião, esta é a melhor e mais rápida plataforma para gerenciamento de tarefas e projetos. Hoje, a Asana é líder mundial em popularidade e satisfação dos usuários. Isto é evidenciado pelo gráfico de classificação g2.
Somos fãs da Asana e até obtivemos certificação para poder implementá-la em nossos clientes.
Descreverei brevemente o processo desde a venda até a implementação do projeto
Como vendemos serviços de TI, nosso funil é bastante longo e, no final, entra na produção e, às vezes, no departamento de desenvolvimento.
O departamento de vendas realiza manipulações padrão: auditoria, aprovação do CP, assinatura de contrato, transferência da transação para produção. A produção não pode aceitar o contrato: deve indicar o orçamento, a data de transferência para a produção e o tempo estimado de execução do projeto.
Graças à combinação amoCRM + Asana, ao transferir uma transação do departamento de vendas para a produção e vice-versa, o trabalho não é interrompido em lugar nenhum. Azul indica a área de responsabilidade do departamento de vendas, laranja indica o departamento de produção e rosa indica o departamento de desenvolvimento.
É importante que o departamento de desenvolvimento, ao contrário do departamento de design, não esteja envolvido em todos os projetos. Às vezes, a configuração de um sistema não requer soluções personalizadas.
Assim, quando o gerente aceita o projeto para produção, o gerente de vendas acessa a Asana em 1 clique (captura de tela). No amoCRM, o projeto é criado automaticamente na Asana.
Uma tarefa (tarefa) com mapa do projeto e propostas comerciais é criada automaticamente no quadro comum do projeto do cliente. Todos os clientes que estão atualmente em produção são exibidos aqui. Aqui é nomeado um gestor responsável, os prazos são definidos, o tipo de trabalho é selecionado e os status das tarefas são alterados.
O gerente pode lançar qualquer um dos processos de negócios automáticos propostos na tarefa:
- Encontre/crie um projeto de cliente + anexe uma tarefa lá
- Preencha a tarefa com informações da transação
- Crie um acordo a partir da tarefa atual
O projeto é preenchido com todos os dados especificados no amoCRM. Dependendo do tipo de serviço, é criado imediatamente um conjunto de subtarefas para implementar os próprios blocos de trabalho. Resta ao gerente do projeto decompor tarefas detalhadas, atribuir responsabilidades e prazos.
Este conselho ajuda a assumir novos projetos. Mas monitorar a situação atual e a presença de projetos em risco é inconveniente.
Como agrupamos tarefas e projetos dos clientes
Do quadro geral de todos os projetos, o gestor soma o projeto a mais 3 quadros:
- quadro pessoal do cliente;
- carteira de clientes ativos;
- portfólio do gestor.
Vamos descobrir por que precisamos de cada uma das entidades.
Na captura de tela você vê quadro pessoal do cliente.
Por que esta placa?
Anteriormente, pensávamos em termos de tarefas. Concluí a tarefa e fui fazer outra. Acontece que estávamos fazendo para o cliente exatamente a quantidade de trabalho que ele pedia. Mas queríamos construir relacionamentos de longo prazo, então deixamos de trabalhar com tarefas e passamos a trabalhar com clientes.
Fazemos questão de anotar todas as ideias de melhorias para o cliente. Mesmo que seja um pensamento acidentalmente lançado ao ar pelo cliente, nós consertamos e finalizamos. É assim que se forma um backlog de tarefas, o trabalho com o cliente não acaba.
O que há neste quadro?
Nossa Asana está conectada a vários serviços:
- Sistema CRM (para interação com o departamento de vendas),
- TimeDoctor (para controle de tempo),
- Sistema ERP (para agregar todos os dados em uma única interface).
Introduzimos um painel de controle rápido de recursos na Asana. Você aponta para a placa acima da tarefa e vê quem trabalhou na tarefa, por quanto tempo e que bônus ganhou.
O trabalho do departamento de produção é estimado por hora, por isso era importante para nós monitorar rigorosamente quanto tempo cada funcionário gastava resolvendo os problemas dos clientes.
Quais são os benefícios de usar uma placa?
Como resultado, no sistema ERP vemos Relatório de Projeto. Status da transação, participantes do projeto, orçamento do projeto, número de horas trabalhadas e prazos.
Podemos prever o custo de projetos de desenvolvimento semelhantes, os cálculos de KPI tornam-se absolutamente transparentes e não há espaço para ilusões de que o desenvolvimento leva apenas algumas horas. Se necessário, temos sempre uma interface que podemos mostrar ao cliente para geração de relatórios.
Pastas Asana
Esta funcionalidade está implementada na Asana há muito tempo. Mas não apreciamos isso imediatamente. No início, simplesmente reunimos todos os projetos dos nossos gestores em portfólios. Acontece que durante seu tempo na empresa, Denis Kiselev trabalhou com 61 clientes.
É legal saber, mas não o suficiente para justificar o tempo gasto na coleta. E marcamos nas pastas. Tudo mudou quando equiparamos um projeto na Asana a uma transação no sistema CRM.
Anteriormente, o gestor se inscrevia em todos os projetos e recebia notificações de todas as alterações no Inbox (feed de notificações). Cada atualização de status e novo comentário eram exibidos no feed, começando pelo mais recente. Na segunda-feira, o gerente sentou-se e concluiu as tarefas da caixa de entrada sequencialmente. Não se falava sobre prioridades e, por vezes, tarefas importantes nunca eram alcançadas.
Agora existe uma carteira de funcionários e uma carteira de departamento de projetos. No primeiro, o gestor gerencia seus projetos, o segundo dá ao gestor a funcionalidade de controle quanto à carga de trabalho atual de todos os funcionários.
Portfólio do departamento de design
Na captura de tela você pode ver os projetos classificados por funcionário.
Uma vez por semana, o gerente de projeto atualiza o status de cada projeto. Escreve o que foi feito na semana passada e o que está planejado para a próxima semana. Define uma das três tags: sob controle, em risco, há problemas.
O gestor pode avaliar rapidamente:
- volume atual de clientes no departamento de design,
- número de projetos em andamento para cada gerente,
- número de tarefas atrasadas em projetos,
- presença de problemas e necessidade de envolvimento em projetos,
- prazos do projeto, tempo gasto, estágio do funil e prioridade do projeto.
Os portfólios também nos ajudam com os relatórios. Após a atualização do status do projeto, um relatório dos trabalhos concluídos e planejados é enviado automaticamente para o chat do cliente.
Carteira do funcionário
Até o chefe do departamento de design tem seu próprio portfólio. Se, pah-pah-pah, ele retirar sua autoridade, a nova pessoa verá todos os projetos sob seu controle, que deverá continuar monitorando.
Os funcionários da linha também apreciaram a conveniência do planejamento de carga no portfólio. Na aba “Carga”, a Asana analisa o volume de tarefas levando em consideração prazos e avisa se algum funcionário planejou um volume excessivo de tarefas. Você pode alterar prazos e ajustar detalhes sem sair desta aba.
Solução de bugs e desenvolvimento customizado
Temos uma equipe separada responsável pelo desenvolvimento. Como parte de um processo de negócio, recebe tarefas de dois tipos:
- erro,
- novo desenvolvimento.
Os bugs são verificados, avaliados quanto à criticidade e transferidos para trabalho pelo serviço de suporte técnico.
As tarefas de desenvolvimento vêm do backlog interno do produto da empresa ou do gerente de projeto, se houver uma solicitação correspondente do cliente.
O processo de desenvolvimento, em geral, é assim.
As tarefas ficam a cargo do conselho de desenvolvimento da Asana. Aqui está ela.
O diretor de tarefas seleciona o tipo “Bug” ou “Recurso”, define o grau de criticidade, indica o cliente e os departamentos internos da empresa que a tarefa afeta. Quando a tarefa atende a todos os requisitos do regulamento interno, o diretor clica no ícone de raio na barra superior acima da tarefa e inicia o processo de negócio automático “Avaliar em desenvolvimento”.
O chefe do departamento de desenvolvimento recebe uma notificação sobre uma nova tarefa para avaliação, e a tarefa em si é movida para um quadro separado com o mesmo nome durante a avaliação.
Após a avaliação, o gestor move a tarefa para um sprint correspondente ao mês de conclusão planejada. As tarefas estão sempre em vários quadros ao mesmo tempo:
- no quadro pessoal do gerente de projeto,
- no quadro de suporte técnico,
- na placa de desenvolvimento.
Todos os participantes e funcionários que monitoram a tarefa veem o andamento da tarefa, recebem notificações e conduzem discussões diretamente nos comentários da tarefa. Quando uma tarefa é concluída, o gerente de projeto ou especialista de suporte técnico responsável a “leva” para continuar trabalhando no projeto.
O que aconteceu quando trouxemos os departamentos de desenvolvimento e produção de volta para um único ambiente com a equipe?
Em primeiro lugar, os projetos dos clientes tornaram-se mais de longo prazo. Devido à carteira constantemente reabastecida, a conta média aumentou.
R'Rѕ-RІS, RѕSЂS <C ... a qualidade dos projetos melhorou muito, já que o departamento de desenvolvimento poderia fazer perguntas ao marketing, vendas, contabilidade, etc. Conseguimos conectar oportunamente as competências necessárias da equipe e oferecer soluções de um nível completamente diferente.
Em terceiro lugar, funcionários, gerentes e clientes receberam total transparência nas tarefas planejadas e concluídas. Aprendemos a GERIR projetos e percebemos que se trata de um processo absolutamente técnico do qual o fator humano pode ser quase totalmente eliminado.
Quarto, a equipe ficou mais unida. Anteriormente, os funcionários tinham pouca ideia do que os míticos departamentos de desenvolvimento e produção estavam fazendo.
Agora, vendo o processo de desenvolvimento e configuração técnica dos sistemas:
- o departamento de vendas encontra nele ideias e inspiração sobre como vender,
- os profissionais de marketing regularmente levam conteúdo útil para postagens, artigos, posicionamento e textos publicitários,
- os gerentes analisam as necessidades e o comportamento dos clientes, ajustando a estratégia.
O resultado foi uma transformação ganha-ganha-ganha, na qual nós, nossos clientes e nossos parceiros nos beneficiamos. Ficarei feliz se você compartilhar sua opinião nos comentários: houve algo útil em meu artigo e quais métodos de gerenciamento de projetos você usa no desenvolvimento!
Fonte: habr.com
