ดูเหมือนว่ากิจกรรมออนไลน์ต่างๆ ตั้งแต่บทเรียนในโรงเรียนไปจนถึงสัปดาห์โอตกูตูร์ จะยังคงอยู่ต่อไป ดูเหมือนว่าการเปลี่ยนผ่านไปสู่รูปแบบออนไลน์ไม่น่าจะยากเกินไป แค่บรรยายผ่านเว็บแคม ไม่ต้องให้คนดูเยอะ แล้วเปลี่ยนสไลด์ได้ทันที แต่เปล่าเลย :) ปรากฏว่ากิจกรรมออนไลน์ต่างๆ แม้แต่การประชุมเล็กๆ หรือแม้แต่การพบปะสังสรรค์ภายในองค์กร ก็มี "สามเสาหลัก" ของตัวเอง ได้แก่ แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ และเคล็ดลับการใช้ชีวิต วันนี้ เราจะมาพูดคุยกันในบทสนทนากับเดนิส ชูราเอฟ หัวหน้าทีมสนับสนุนด้านเทคนิคของ Veeam ที่บูคาเรสต์ ประเทศโรมาเนีย (แม้ว่าในโลกของการทำงานจากที่บ้าน เรื่องนี้อาจไม่ใช่เรื่องสำคัญนัก)
เดนิส ฤดูกาลนี้คุณและเพื่อนร่วมงานได้เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ VeeamON 2020 ซึ่งเป็นงานใหม่ของ Veeamathon ค่ะ รบกวนเล่ารายละเอียดเพิ่มเติมให้เราฟังหน่อยได้ไหมคะ
วิศวกรฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของเราได้รับเวลาจำกัดในการสาธิตความรู้หรือความสามารถในการแก้ปัญหา (เช่น การแก้ไขปัญหา) หรือการกำหนดค่าต่างๆ นอกกรอบ นี่เป็นการสาธิตสั้นๆ ว่าผลิตภัณฑ์ Veeam ทำอะไรได้อีกบ้าง นอกเหนือจากงานทั่วไป และแสดงให้เห็นถึงความยอดเยี่ยมของทีมงานของเรา
ตอนแรก [ไอเดียของ Veeamathon] ดูสดใสขึ้นหน่อย เพราะไม่มีพรมแดนปิดเพราะไวรัส และพวกเราก็หวังว่าจะได้ไปจัดแสดงที่น่าสนใจแบบนี้ที่งาน แต่สุดท้ายก็ย้ายไปจัดในรูปแบบออนไลน์ ซึ่งก็ออกมาดีทีเดียว
— แล้วคุณดำเนินการอย่างไรครับ เป็นการนำเสนอ การสาธิตออนไลน์ หรือการสาธิตที่บันทึกไว้ครับ
— อย่างที่ผมได้กล่าวไปแล้ว วิศวกรมีส่วนร่วมในโปรเจกต์นี้ โดยทั่วไปฝ่ายสนับสนุนไม่มีปัญหาในการสื่อสารกับลูกค้า ทีมงานของเรามีความรู้ทางเทคนิคดีมากและพูด [ภาษาต่างประเทศ] ได้ดี แต่บางคนก็รู้สึกไม่สบายใจที่จะนำเสนอตัวเองต่อหน้าคนจำนวนมาก และมีคนดูเราเป็นพันๆ คน (และมีการบันทึกไว้และสตรีมซ้ำ)
มีคนเตรียมบันทึกสด ตัดต่อ และเมื่อพอใจกับผลลัพธ์แล้วก็โพสต์ลงทันที ดูเหมือนสตรีม แต่จริงๆ แล้วเป็นการบันทึก อย่างไรก็ตาม วิทยากรก็อยู่ในระหว่างสตรีม และเมื่อมีคนถามคำถามเขาในแชท เขาก็ตอบกลับมา
มีรูปแบบหนึ่งที่ผู้คนนำเสนอ [สุนทรพจน์] แบบสดๆ ยกตัวอย่างเช่น ในกรณีของผม: ประการแรก ผมไม่มีเวลาเตรียมและตัดต่อวิดีโอมากพอ และประการที่สอง ผมค่อนข้างมั่นใจในทักษะการพูดของตัวเอง ผมจึงนำเสนอสุนทรพจน์แบบสดๆ
สองหัวดีกว่าหัวเดียว
— มาลองใช้ Teams เป็นตัวอย่าง (เดนิสพูดถึงเขาแล้ว - ประมาณ เอ็ด) – เพื่อนร่วมงานของฉันจากเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก คือ อิกอร์ อาร์คันเกลสกี (เราทำงานร่วมกันในการจัดทำรายงาน) เขายังพูดสดอีกด้วย
สุดท้ายเราก็ได้ช่วยเหลือกัน ในส่วนของผม คือการแก้ไขปัญหา VMware และ ESXi เขาเป็นเหมือนผู้ช่วยของผม คอยตอบคำถาม ส่วนผมเป็นคนนำการถ่ายทอดสด ส่วนเขากลับกัน เขาพูดถึงการกู้คืนและสำรองข้อมูลใน Teams ขณะที่ผมอยู่ในห้องแชทเพื่อตอบคำถามจากลูกค้าและคนที่ดูการบันทึก
— ปรากฎว่าคุณมีคู่หูแบบนั้น
— ใช่ครับ เรามีเวลานำเสนอแต่ละเรื่องแค่ 20 นาที และส่วนใหญ่การนำเสนอของเรามีผู้เข้าร่วมอย่างน้อยสองคน เราไม่อยากรบกวนผู้บรรยายหลักจากเรื่อง แต่เราก็อยากตอบคำถามให้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนั้นเราจึงเตรียมหัวข้อไว้ล่วงหน้า เรียนรู้รายละเอียด คิดคำถามที่เป็นไปได้ และระหว่างการนำเสนอ ผู้นำเสนอคนที่สองก็พร้อมที่จะตอบคำถามเช่นเดียวกับคนแรก
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ #1: ผู้เข้าร่วมควรมีโอกาสถามคำถาม "ตามกระแส" นั่นคือ เดี๋ยวนี้และเดี๋ยวนี้ เพราะหลายคนมักจะมาประชุมเพื่อหาคำตอบ แต่เมื่อรถไฟขบวนนั้นออกไปแล้ว (การนำเสนอแบบอื่นได้เริ่มต้นขึ้น) ก็ยิ่งยากขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วม พวกเขาต้องเปลี่ยนเรื่อง เขียนที่อื่น แล้วรอคำตอบ ใครจะไปรู้... มันไม่เหมือนการประชุมแบบออฟไลน์ที่คุณสามารถฟังวิทยากรได้ในช่วงพักดื่มกาแฟ บ่อยครั้งที่คำถามจะถูกทิ้งไว้ในตอนท้ายของการนำเสนอ ซึ่งผู้ดำเนินรายการจะอ่านออกเสียง และวิทยากรจะตอบ การทำงานควบคู่กันไป โดยคนหนึ่งนำเสนอ อีกคนหนึ่งตอบคำถามในแชท ก็เป็นทางเลือกที่ดีเช่นกัน
— คุณบอกว่าคุณมีประสบการณ์การแสดงเยอะแล้ว แล้ววิศวกรคนอื่นล่ะ พวกเขาแสดงต่อหน้าผู้ชมจำนวนมากบ่อยไหม
ในส่วนของประสบการณ์นั้น น่าสนใจที่พวกเราหลายคนมีประสบการณ์ เพราะในทีมสนับสนุน เราคุ้นเคยกับการเตรียมการนำเสนอการฝึกอบรมให้กันและกัน กระบวนการฝึกอบรมทั้งหมดของเรามุ่งเน้นไปที่ทีมสนับสนุนที่ค้นหาผู้เชี่ยวชาญหลักที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และดำเนินการฝึกอบรม
หมายเหตุ: คุณสามารถดูได้ว่าทีมสนับสนุนของเราสร้างระบบการฝึกอบรมได้อย่างไร .
ตอนเตรียม Vimathon ก็คล้ายๆ กัน คือมีคนตอบรับ [การเชิญชวนให้เข้าร่วม] เป็นจำนวนมาก และในกลุ่มคนจำนวนมาก ก็มักจะมีคนที่มีไอเดียน่าสนใจอยู่เสมอ ดังนั้น ถ้าเราเลือกคนรับผิดชอบทุกอย่างเพียงคนเดียว แล้วเขาเตรียมหัวข้อให้ คนคนนั้นก็อาจถูกจำกัดด้วยมุมมองของตัวเอง แต่เมื่อเรารวมคนหลายคนเข้าด้วยกัน จะเกิดการระดมความคิดแบบหนึ่ง และไอเดียที่น่าสนใจมากมายก็ผุดขึ้นมา
เราจัดการฝึกอบรมในรูปแบบเดียวกัน: เรามีแนวทางปฏิบัติในการเตรียมบันทึกวิดีโอการนำเสนอ และเราให้การบรรยายแก่เพื่อนร่วมงานในระหว่างการทำงานประจำวันของเรา
ถึงแม้ทั้งฉันและเพื่อนร่วมงานจะไม่มีประสบการณ์การพูดต่อหน้าคนจำนวนมากเลย แต่เมื่อต้องพูดอยู่หน้าจอ (มองไม่เห็นคนนั่งอยู่ตรงหน้า) ก็สามารถจินตนาการว่าตัวเองกำลังพูดต่อหน้าชั้นเรียนหรือกลุ่มคนได้ ซึ่งช่วยให้เราจดจ่อและไม่ประหม่า
ชีวิตแฮ็ก: หากคุณมีจินตนาการที่ดี คุณก็สามารถจินตนาการภาพผู้ฟังได้ บางคนอาจคิดว่าการใช้รูปถ่ายกลุ่มเพื่อนร่วมงาน หรือรูปถ่ายกลุ่มคนที่รู้จักกันดีอาจเป็นประโยชน์
"โปรดทราบ คำถาม!"
— มีคำถามยากๆ อะไรบ้างไหมที่คุณตอบไม่ได้ทันที?
ไม่มีคำถามยากๆ เกี่ยวกับหัวข้อนี้เลย เพราะเรารู้หัวข้อของเราดีพอและสามารถตอบคำถามได้ทุกข้อ แต่ด้วยเหตุผลบางอย่าง คำถามที่เกิดขึ้นกลับไม่เกี่ยวข้องกันเลย (นั่นคือ คุณต้องใช้เวลาคิดอยู่ครู่หนึ่งว่า "ทำไมคนๆ นี้ถึงมาถามคุณแบบนี้?") เราบอกให้คนเหล่านี้รอก่อนแล้วค่อยกลับมาถามหลังจบเซสชัน หรือไม่ก็บอกเขาว่ามีหัวข้ออื่นที่คนนั้นคนนี้กำลังนำเสนออยู่ และคุณสามารถไปถามผู้เชี่ยวชาญที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่าได้หากมีคำถามใดๆ เราได้ให้ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลทั่วไป เอกสารประกอบ และอื่นๆ
ยกตัวอย่างเช่น ด้วยเหตุผลบางอย่าง ระหว่างที่ผมกำลังฝึกอบรมการทำความเข้าใจประสิทธิภาพของดิสก์ VMware มีคนถามเกี่ยวกับไลเซนส์ของ VMware ผมตอบว่า "ทุกคนครับ นี่คือลิงก์ไปยังเอกสาร และคุณสามารถเข้าไปดูการนำเสนอเกี่ยวกับไลเซนส์ได้ ซึ่งพวกเขาจะช่วยคุณได้เช่นกัน"
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ #2: และสำหรับวิทยากร (รวมถึงผู้ฟัง) จำเป็นต้องมีโปรแกรมบันทึกความจำของงาน พร้อมหัวข้อการนำเสนอทั้งหมดและตารางเวลา
— คุณประสบปัญหาอะไรระหว่างการเตรียมการหรือการดำเนินการบ้างไหมคะ? อะไรคือความท้าทายที่สุด?
— นี่เป็นคำถามที่ตอบยากที่สุด :) เราได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเข้าร่วมกิจกรรมนี้ตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ ดังนั้นเราจึงมีเวลาเตรียมตัวมากมาย ทั้งสไลด์ การทดสอบ แล็บ และบันทึกการทดสอบทั้งหมดถูกจัดทำไว้ล่วงหน้าหลายเดือน จริงๆ แล้วเราแค่กระตือรือร้นที่จะดำเนินการทั้งหมดให้เสร็จและดูผลลัพธ์ ดังนั้นจึงไม่มีปัญหาใดๆ เกี่ยวกับวิธีการจัดการหรือระยะเวลาที่เราได้รับ ท้ายที่สุดแล้ว เราก็แค่รอให้ VeeamON เกิดขึ้นจริง เราได้ปรับแต่งและทดสอบทุกอย่างไปแล้วสิบครั้ง และก็ไม่มีปัญหาใดๆ เลย
เกี่ยวกับการ "คัดกรองออก"
— สิ่งสำคัญคืออย่าให้หมดไฟใช่ไหม?
"เท่าที่ผมเข้าใจ มันเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่ตัดสินใจว่าจะไปหรือไม่ [เข้าร่วม] หลังจากที่รู้แน่ชัดว่าเราจะไม่ไปลาสเวกัส พอรู้แน่ชัดว่าใครยังเหลืออยู่ ทุกคนที่ยังอยู่ก็สนใจ [กิจกรรมออนไลน์] นี้แล้ว"
— แล้วมีคนที่ต้องการไปงานออฟไลน์โดยเฉพาะหรือเปล่า?
ผมคิดว่าเป็นแบบนี้มาตลอด เพราะมันเป็นประสบการณ์ใหม่ ได้มีปฏิสัมพันธ์กับผู้คน ได้พบปะพูดคุยกันสดๆ... มันน่าสนใจกว่าการนั่งหน้าคอมพิวเตอร์คุยกับหน้าจอเสียอีก แต่เท่าที่ผมจำได้ มีคนไม่มากที่ถอนตัวออกไป วิทยากรทุกคนที่ผมได้พูดคุยด้วยโดยตรง ต่างก็ยังอยู่ต่อ และผมอธิบายได้ว่าทำไมหลายคนถึงยังอยู่ต่อ ประการแรก ผมรู้สึกผิดหวังที่คุณเตรียม [เนื้อหา] ไว้แล้วและอยากนำมาแสดง และประการที่สอง เราอยากให้ Vimathon ประสบความสำเร็จจริงๆ เพื่อที่เราจะได้จัดอีกครั้งในปีหน้า ทุกอย่างก็เพื่อผลประโยชน์ของเราเอง
— เท่าที่ฉันเข้าใจ การเตรียมการของคุณเริ่มตั้งแต่ฤดูหนาวแล้ว หมายความว่าการเรียกร้องเอกสารก็เริ่มขึ้นตั้งแต่ต้นปีแล้วใช่ไหม?
ใช่ครับ ผมเพิ่งดูวันที่—มันนานมากแล้ว เราเลยมีเวลาเยอะมาก ตอนนั้นผมไปทำงานที่แล็บมาสามรอบ เลยมีเวลาทดสอบทุกอย่างอย่างละเอียด (ผมยังค้นพบอะไรหลายๆ อย่างด้วยตัวเองที่ไม่ได้ใส่ไว้ในงานนำเสนอด้วย น่าสนใจดี)
— มีข้อกำหนดพิเศษ ข้อจำกัด หรือรายละเอียดปลีกย่อยใดๆ เกี่ยวกับรายงานหรือไม่
— ใช่ ฉันสามารถพูดได้ว่ารายงานเหล่านี้ได้รับการคัดเลือกโดยกระบวนการคัดออก เนื่องจากมีคนจำนวนมากที่ต้องการมีส่วนร่วม
เรามีกลุ่ม Veeam Vanguard ที่ค่อนข้างเชี่ยวชาญ นอกจากนี้ยังมีผู้จัดการผลิตภัณฑ์และบุคลากรอื่นๆ ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของบริษัท พวกเขาได้ตรวจสอบหัวข้อและบทคัดย่อของเราเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับขอบเขตงานของ VeeamON
ลองยกตัวอย่างการนำเสนอของผมดูนะครับ ผมมีสองหัวข้อที่แตกต่างกันแทนที่จะเป็นหัวข้อเดียว มันไม่เกี่ยวข้องกันเลย แต่ทั้งสองหัวข้อก็ไม่ได้ถูกพูดถึง ไม่มีใครบอกผมว่า "เน้นแค่หัวข้อเดียว อย่าทำอีก!" ทั้งสองกรณี ผมได้รับคำแก้ตัวน้อยมาก
จริงๆ แล้ว ทุกอย่างก็ขึ้นอยู่กับการจัดการเวลาและการจำกัดเวลา เพราะเนื้อหา 20 นาทีนี่มันมากเกินไป—ตอนแรกผมมีไอเดียเยอะแยะ อยากเล่าทุกอย่างให้หมด แต่มันเป็นไปไม่ได้! เพราะยังไงทุกคนก็ต้องมีเวลาพูดอยู่แล้ว
รีวิวของผมเลยสั้นลงหน่อย สุดท้ายผมเลยเน้นเฉพาะเรื่องมากขึ้น ซึ่งน่าจะดีกว่า เพราะต่อมามีคนมาคอมเมนต์ว่า "นี่แหละคือสิ่งที่ผมกำลังมองหา! นี่แหละที่ผมอยากรู้!" แต่ถ้าผมพูดถึงเรื่องอื่นๆ มากกว่านี้ ผมคงพูดไม่หมด
ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้รับคำแนะนำและความช่วยเหลือในการปรับเปลี่ยนบางอย่าง แต่ในขณะเดียวกัน เราก็มีอิสระในการเตรียมตัวค่อนข้างมาก
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ #3: จังหวะเวลาสำคัญที่สุด กฎหลักคือ หากการนำเสนอมี 20 สไลด์ใน 30 นาที มีความเสี่ยงสูงที่จะใช้เวลานานเกินไปและรบกวนเวลาของผู้อื่น ให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือทีมตัดต่อ จากนั้นจึงค่อยซ้อม ผลลัพธ์ที่ได้จะออกมาถูกใจทั้งผู้ฟังและผู้พูดอย่างที่เห็น
เกี่ยวกับรูปภาพ
เราถึงกับทำสไลด์เองเลยด้วยซ้ำ เราได้รับโอกาสให้ออกแบบเอง (แค่มีพื้นหลังเฉพาะเจาะจงให้เราวาด อย่างเช่น รูปภาพ บิตแมป ฯลฯ) ไม่มีใครมาจำกัดความสามารถของเราเลย ยกตัวอย่างเช่น ฉันไม่ชอบเลย เวลาที่ฉันทำสไลด์ PowerPoint ที่มีธีมเจ๋งๆ แล้วทีมออกแบบเอาไปแก้ไขใหม่ จนสุดท้ายแม้แต่ตัวฉันเองก็ยังไม่เข้าใจ มันอาจจะดูสวยขึ้นก็ได้ แต่วิศวกรคงเข้าใจยาก แต่ในแง่นี้ ไม่มีปัญหาอะไรเลย ทุกอย่างก็ยอดเยี่ยม
— แล้วคุณทำทุกอย่างเกี่ยวกับการออกแบบด้วยตัวเองใช่ไหม?
"เราทำแล้ว แต่เรายังคงตรวจสอบกับ Karinne [Bisset] ซึ่งเป็นหัวหน้าโครงการทั้งหมด เธอให้คำแนะนำที่ดีแก่เรา เพราะเธอมีประสบการณ์ในด้านนี้อยู่แล้วและเคยทำงานกับ VeeamON มาหลายครั้ง เธอจึงช่วยเราปรับปรุงบางอย่าง"
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ #4: แน่นอนว่าเทมเพลตช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก แต่ถ้าคุณกำลังจัดการประชุมภายใน การให้อิสระในการสร้างสรรค์แก่ผู้นำเสนอก็เป็นเรื่องที่ยอมรับได้ หรือถ้าไม่เช่นนั้น ลองนึกภาพการนำเสนอห้าครั้งติดต่อกันด้วยสไลด์เทมเพลตที่เหมือนกันทุกประการ แม้จะสวยงามก็ตาม ในแง่ภาพแล้ว คงไม่น่าสนใจสักเท่าไหร่
— เท่าที่ฉันทราบ คารินน์ทำหน้าที่เป็นนักอุดมการณ์และผู้สร้างแรงบันดาลใจ
"ใช่ เธอเป็นคนจัดการทุกอย่างเลย จริงๆ แล้วเธอทำให้คนสนใจ ดึงดูดพวกเขา รวบรวมรายชื่อ และจัดระบบขึ้นมา เราคงทำไม่ได้ถ้าไม่มีเธอ คารินน์ช่วยเราได้มาก"
— และในที่สุด คุณก็เตรียมการแสดงทั้งหมดสองชุด
— ใช่ครับ ผมนำเสนอหัวข้อที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงสองหัวข้อ และแต่ละหัวข้อก็นำเสนอคนละเวลากัน ผมนำเสนอหัวข้อหนึ่งในช่วง [ช่วงการประชุม] สหรัฐอเมริกา และอีกหัวข้อหนึ่งสำหรับภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (หมายถึงเอเชียและยุโรปนำมาออกอากาศทีหลัง) ส่วนอีกหัวข้อหนึ่งผมนำเสนอในช่วง [ช่วงการประชุม] และนำเสนอสำหรับสหรัฐอเมริกา ดังนั้น ผมจึงมีการนำเสนอสองช่วงเช้าและเย็น ผมถึงกับต้องนอนพักระหว่างช่วงนั้นด้วย
เกี่ยวกับผู้ชม
— คุณได้ทดลองนำเสนอและหัวข้อเหล่านี้กับเพื่อนร่วมงานและรุ่นน้องแล้วหรือยัง?
— ไม่หรอก มันเป็นแค่คอนเซ็ปต์: ผมตั้งใจไม่โชว์อะไรให้ใครดู แล้วผมก็บอกว่า "ทุกคน ช่วยสนับสนุนผมหน่อย!" ผมอยากให้คนมาดู VeeamON มากขึ้น แล้วสุดท้ายพวกเขาก็ขอบคุณผม พวกเขาสนใจผม
คุณรู้ไหมว่ามันเกิดขึ้นได้ยังไงนะ ดูเหมือนจะมีงานน่าสนใจอยู่บ้าง แต่คุณยุ่งและไม่มีเวลา [ไปร่วมงาน] (ซึ่งก็เป็นเรื่องการบริหารเวลาอีกนั่นแหละ) แต่แล้วคนที่ฉันสนใจก็ขอบคุณฉันทีหลัง เพราะพวกเขาได้พักจากกิจวัตรประจำวันแล้วไปทำอย่างอื่นที่น่าสนใจ
— แล้วคุณพากลุ่มเป้าหมายของคุณมาด้วยใช่ไหม?
— เอ่อ ส่วนหนึ่งก็ใช่ครับ ผู้จัดการหลายคน เพื่อนร่วมงานผม และวิศวกรหลายคนดูเรื่องนี้กันหมด ไม่ใช่ทุกคนจะดูออนไลน์ บางคนดูจากที่บันทึกไว้ และพวกเขายังยืนยันด้วยว่าวิดีโอย้อนหลังมีคุณภาพดี มองเห็นได้ชัดเจน และทุกอย่างเรียบร้อยดี พวกเขายังสามารถรับชมการนำเสนอของผมได้ในโอกาสอื่น แม้เวลาจะไม่ได้ยุ่งมากก็ตาม
ชีวิตแฮ็ค สำหรับผู้ที่วางแผนเข้าร่วมงานออนไลน์แบบเรียลไทม์:
ที่นี่ คุณสามารถและควรทำเกือบทุกอย่างที่เคยทำในการประชุมแบบตัวต่อตัว ไม่ว่าจะเป็นการจัดตารางเวลาสำหรับการเข้าร่วม เตรียมตัวและถามคำถาม จดบันทึกและบันทึกภาพหน้าจอ พูดคุยและแบ่งปันประสบการณ์ ยิ่งคุณมีส่วนร่วมมากเท่าไหร่ สมาธิของคุณก็จะยิ่งดีขึ้น และยิ่งเป็นประโยชน์ต่อการมีส่วนร่วมของคุณมากขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ยังมีรางวัลสำหรับคำถามที่ดีที่สุดอีกด้วย :)
— นอกจากเพื่อนร่วมงานของคุณจากเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กแล้ว มีผู้เข้าร่วมเป็นชาวรัสเซียเยอะไหมคะ? มีผู้ฟังที่พูดภาษารัสเซียบ้างไหมคะ?
มีผู้เข้าร่วมงาน แต่กลับมีวิทยากรจากรัสเซียไม่มากนัก และเราต้องการแก้ไขปัญหานี้ในปีหน้า เท่าที่ผมเข้าใจ บางคนพลาดโอกาสเข้าร่วมงานในปีนี้ เพราะอะไรน่ะเหรอ? ก็เพราะอย่างที่ผมได้กล่าวไปแล้วว่า งานนี้จะมุ่งเน้นไปที่แผนกอื่นๆ และไม่ค่อยมีการสนับสนุนเท่าไหร่ และไม่ใช่ทุกคนที่ตระหนักถึงจดหมายฉบับใหญ่เกี่ยวกับ VeeamON ว่าจะมี VeeamON สำหรับการสนับสนุนด้วย และเมื่อเราเริ่มรับผู้เข้าร่วมงาน น่าเสียดายที่บางคนไม่มีเวลาเตรียมเนื้อหา แต่ตอนนี้ หลังจากที่ผู้คนได้เห็นแล้ว มีผู้สนใจมากขึ้น และผมมั่นใจว่าปีหน้า เราจะให้การสนับสนุน (รวมถึงการสนับสนุนจากรัสเซีย) มากขึ้น
— คุณได้รับคำติชมใดๆ บ้างหรือไม่?
— ใช่ครับ วิทยากรแต่ละคนได้รับไฟล์ Excel ที่มีคำตอบจากการนำเสนอของตนเอง พร้อมกับคำติชมส่วนตัว (ไม่ระบุชื่อแน่นอน) จากทุกคนที่ได้ดู และเนื่องจากมีผู้เข้าร่วมหลายร้อยคน ทุกคนจึงได้รับไฟล์ขนาดใหญ่
เท่าที่ผมทราบและถามคนอื่นๆ ทุกคน [ผู้ฟัง] เข้าใจปัญหาทางเทคนิคบางอย่างได้ค่อนข้างดี (เช่น เมื่ออินเทอร์เน็ตของใครคนหนึ่งล่ม หรือมีปัญหาอื่น) และทุกคนก็พอใจกับเนื้อหาเป็นอย่างมาก
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ #5: จัดทำคู่มือการแก้ไขปัญหาสั้นๆ ให้กับผู้เข้าร่วมงาน (FAQs) สำหรับปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างงาน แม้ว่าพวกเขาอาจยังคงส่งเสียงขอความช่วยเหลือเข้ามาในห้องแชท แต่ควรให้คำแนะนำสั้นๆ แก่ทุกคนล่วงหน้า นอกจากนี้ ควรให้การสนับสนุนแก่วิทยากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการสาธิตสด (เพราะมีคนบันทึกวิดีโอไว้ด้วยเหตุนี้) พิจารณาถึงสิ่งที่อาจเกิดข้อผิดพลาดและเมื่อใด และพัฒนาแนวทางแก้ไข ควรมีบุคลากรเฉพาะทางที่รับผิดชอบงานสนับสนุนด้านเทคนิค โดยเริ่มจากการซ้อมก่อน เดนิสได้อธิบายถึงวิธีการทำงานนี้ที่ Veeamathon .
เราได้รับเสียงตอบรับว่า 20 นาทีนั้นสั้นเกินไปที่จะครอบคลุมเนื้อหาที่น่าสนใจ ดังนั้นปีหน้าเราอาจจะต้องทำสองเซสชัน เช่น แบ่งเป็นสองส่วน หรือไม่ก็ลดปริมาณเนื้อหาลงเพื่อให้ทุกคนเข้าใจได้ง่ายขึ้น เพราะเราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี เราจึงรู้อะไรมากมายอยู่แล้ว เราพูดคุยกันเรื่องเทคนิค และบางทีบางคนอาจต้องการคำแนะนำหรือเนื้อหาที่เข้าใจง่ายขึ้น
โดยรวมแล้ว มีพัฒนาการเชิงบวกมากมายที่กระตุ้นให้ผู้จัดงานพิจารณาใช้รูปแบบไฮบริดในปีหน้า ดังนั้น เพื่อนร่วมงานของเราที่ Veeam จึงสามารถเตรียมพร้อมสำหรับการเปิดรับบทความจากหลายทีมในหลายภูมิภาคได้แล้ว
เตรียมเลื่อนของคุณในฤดูร้อนและรถเข็นของคุณในฤดูหนาว
เมื่อเห็นว่ามีบางคนพลาดการลงทะเบียนไป ผมจึงอยากบอกผู้ที่เข้าร่วม Knowledge Sharing ว่า การวางแผนล่วงหน้าสำหรับการประชุมปีหน้าและเตรียมตัวให้ดีนั้นดีกว่า จากนั้นก็ตั้งตารอการประชุมอย่างใจเย็น เครียดน้อยกว่าการรีบเตรียมตัวในสัปดาห์ที่แล้วเยอะเลย
ผมเคยมีหลักการว่าต้องยุ่งตลอดเวลา ต้องมีปฏิทิน และเวลานำเสนองาน ผมเตรียมตัวล่วงหน้านานมาก ดังนั้นปีนี้ผมจึงรู้สึกพึงพอใจมากขึ้นที่รู้ว่าผมเตรียมตัวมาล่วงหน้า เช็คและทำทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว เขาเรียกกันว่ายังไง? ก็แค่ลงมือทำ เพราะปัญหาเดิมๆ ก็คือการทำสไลด์และทุกอย่างอื่นๆ แต่เราสร้างปัญหานี้ขึ้นมาเอง มันเป็นเรื่องของการบริหารเวลาด้วย น่าเสียดายที่ก่อนหน้านี้ผมไม่เคยตระหนักถึงเรื่องนี้เลย ทั้งๆ ที่เคยทำงานด้านนี้มาเยอะ และเพิ่งมาเข้าใจก็ตอนนี้เอง บางทีคำแนะนำนี้อาจช่วยใครบางคนได้
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ #6 จาก Denis: ใครอยากเข้าร่วมการประชุมบ้างไหม? การใช้เวลาอย่างน้อยครึ่งชั่วโมงต่อสัปดาห์ในช่วงสุดสัปดาห์หรือเวลาว่างเพื่อเตรียมการนำเสนอเป็นความคิดที่ดี คุณจะสะสมเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว มันช่วยได้มากจริงๆ
— คำแนะนำที่ดีมากและดูเหมือนจะไม่ยากที่จะนำไปปฏิบัติ ขอบคุณมาก!
— แล้วก็อย่าเครียดไปเลย เพราะย้ำอีกทีว่า ถ้ามีเวลาเตรียมตัวล่วงหน้า ก็สามารถเตรียมตัวได้อย่างใจเย็นและไม่ต้องออกแรง แถมยังดูเป็นมืออาชีพกว่าคนที่เตรียมตัวในนาทีสุดท้ายอีกเยอะ เสียดายที่ผมเพิ่งรู้ตัวตอนนี้ หลังจากจบวิมาธร ตอนนั้นผมมีเวลาเตรียมตัวเยอะมากเลย แล้วหลังจากนั้น ผมก็รู้ตัวว่า—ทำไมผมถึงได้ทำมันได้อย่างมีความสุขและมีความสุขขนาดนี้? เพราะไม่มีใครเร่งรัด ผมมีเวลาเหลือเฟือ แล้วก็ทำอย่างใจเย็น มันเยี่ยมมากจริงๆ
— ฉันได้แต่ปรบมือให้!
— ใช่แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องใช้โอกาสทุกครั้งให้คุ้มค่าที่สุด แล้วทุกอย่างก็จะดีเอง
ที่มา: will.com
