ในฉบับที่แล้วของ ""เราได้พูดคุยกันถึงบทความสามเรื่องเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการต่างๆ เกี่ยวกับเรื่องนั้น...""""และ""
บทความนี้เป็นการรวบรวมข้อความสั้นๆ จากทั้งสามเรื่อง พร้อมด้วยความคิดเห็นส่วนตัวของผม ภายใต้แรงกดดันจากความไร้ประสิทธิภาพอันแสนสาหัสของทุกคน
ในบริษัทโรงพยาบาลทั่วไปที่ผมเคยทำงานและกำลังทำงานอยู่ ปัญหาทั้งหมดที่พวกเขากำลังพยายามแก้ไขนั้นมีอยู่ครบถ้วนทุกด้าน
เกี่ยวกับวิธีที่เบโซสปิดการใช้งาน PowerPoint
ตามที่เขาบอกเรา สหายเบโซสได้เปลี่ยนกฎเกณฑ์สำหรับการประชุมของบริษัทแล้ว ตอนนี้เพื่อนร่วมงานจะมารวมตัวกัน และประมาณครึ่งชั่วโมงหลังจากเริ่มการประชุม พวกเขาจะอ่านบันทึกที่ผู้พูดเตรียมไว้เงียบๆ
จากนั้น ผู้ที่ไม่มีอะไรจะเพิ่มเติมหรือ "ได้รับข้อมูลแล้ว" (จากเมทริกซ์ RACI) สามารถลุกขึ้นและออกไปได้ ส่วนผู้ที่จะทำงานโดยตรงกับข้อเสนอต่างๆ จะอยู่ต่อและถามคำถาม ให้ข้อเสนอแนะ และกำหนดการประชุมในอนาคต
ในความคิดของผม นี่เป็นความคิดที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่ง เพราะเวลาในการประชุมของบริษัทมักเสียไปกับคำถามและบทสรุปจาก "หัวหน้างาน" ที่พยายามสร้างความประทับใจให้เจ้านาย และยังเสียไปกับเรื่องตลกเกี่ยวกับสงครามศักดิ์สิทธิ์ต่างๆ อีกด้วย
ข้อดีอีกประการหนึ่งของการอ่านเอกสารแบบเงียบๆ คือ ผู้พูดบางคนอาจอ่านช้า (หรือเร็วเกินไป) หรือมีปัญหาด้านการพูดที่ไม่พึงประสงค์ต่างๆ
ผมเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบการประท้วงอย่างรุนแรงเช่นนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ผมหวังว่านี่จะเป็นการปลูกฝังความจริงใจลงในจิตใจของผู้ที่เข้าร่วมการประท้วง
ซีอีโอที่ทำให้คุณใช้ชีวิตเพียง 5 ชั่วโมงต่อวันโดยปราศจากสิ่งรบกวน
ซีอีโอของบริษัทเยอรมันแห่งหนึ่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันเริ่มบังคับให้คนทำงานกะละห้าชั่วโมง และห้ามใช้โทรศัพท์หรือโซเชียลมีเดียระหว่างนั้น คนต่างตกใจ แต่พวกเขากลับมีความสุขและทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เขายังเล่าถึงประสบการณ์ที่คล้ายกันที่เคยเกิดขึ้นมาก่อน โดยเขาเคยเจรจากับนายจ้างขอวันหยุดเพิ่มอีกสองวันต่อสัปดาห์โดยแลกกับเงินเดือนที่ลดลง หลังจากนั้นไม่นาน เมื่อสังเกตเห็นว่าเขาทำงานได้ปริมาณเท่าเดิม เขาจึงเจรจากับนายจ้างเพื่อขอให้ปรับเงินเดือนกลับคืนเป็นเท่าเดิม
ช่วงนี้ ผมอ่านบทความเกี่ยวกับสตาร์ทอัพและบริษัทต่างๆ ที่ใช้แนวทางปฏิบัติคล้ายๆ กันมากขึ้นเรื่อยๆ ผมคิดว่ามันมีส่วนจริงอยู่บ้าง และถ้าเราพิจารณาเวลาทำงานจริงในแต่ละวัน เราคงทำงานไม่เกินหกชั่วโมงหรอก
บางบริษัทมี "วัฒนธรรมการทำงานล่วงเวลา" ที่พนักงานทำงาน 10-12 ชั่วโมง หรือมากกว่านั้น เพื่อแสดงความภักดีต่อบริษัท แต่ยิ่งทำงานล่วงเวลามากเท่าไหร่ ประสิทธิภาพการทำงานเฉลี่ยของพนักงานเหล่านั้นก็ยิ่งลดลงเท่านั้น และบ่อยครั้งที่พนักงานเหล่านี้ก็กลายเป็นคนหมดไฟในที่สุด
ในความคิดของผม การทำงานน้อยลงแต่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นเทรนด์ที่ดีเยี่ยมที่สามารถช่วยให้คุณมีเวลาว่างหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อใช้เวลากับคนที่ห่วงใยคุณจริงๆ (ตัวคุณเองและครอบครัวของคุณ)
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสของ Duists
Doist คือกลุ่มคนที่ทำงานอยู่ที่บริษัท Doist ซึ่งเป็นบริษัทที่สร้างแอปพลิเคชัน Todoist ที่เป็นที่รู้จักกันดี ซีอีโอของบริษัทเขียนไว้ในบทความว่า ""เกี่ยวกับวิธีการนำระบบนี้ไปใช้ มีประเด็นที่น่าสนใจหลายอย่างจากเรื่องนี้"
กำหนด:
- การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คือการส่งข้อความโดยไม่คาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันที ตัวอย่างเช่น อีเมล
- การสื่อสารแบบซิงโครนัสตรงกันข้ามกับการสื่อสารแบบทันที: เมื่อคุณส่งข้อความ ผู้รับจะได้รับข้อความทันทีและตอบกลับได้รวดเร็วเช่นกัน ซึ่งรวมถึงการสื่อสารแบบเรียลไทม์ (การประชุมและการสนทนาแบบตัวต่อตัว) ด้วย
จากบทความใน Harvard Business Review ระบุว่า เวลาที่พนักงานใช้ในการสังสรรค์ในที่ทำงานเพิ่มขึ้น 50% ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา โดยพนักงานใช้เวลามากถึง 80% ในการตอบอีเมลและสังสรรค์กับเพื่อนร่วมงาน
ข้อเสียของการสื่อสารแบบซิงโครนัส:
- สิ่งรบกวนอย่างต่อเนื่อง ดังที่ Maxim Dorofeev ผู้เชี่ยวชาญด้านการผัดวันประกันพรุ่งเขียนและอธิบายไว้ว่า เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดในแอปพลิเคชันส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แต่ในกรณีนี้กลับตรงกันข้าม จำนวนการแจ้งเตือนมากมายในแชทงานของคุณทำให้คุณเสียสมาธิจากงานอยู่ตลอดเวลา บ่อยครั้งที่คุณไม่สามารถมีสมาธิได้
- ผู้คนให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารมากกว่าการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- ทำให้เกิดความเครียดมากขึ้น เพราะสิ่งรบกวนตลอดเวลาทำให้เราไม่สามารถกระจายภาระงานได้อย่างเท่าเทียมกัน และเราถูกบังคับให้ต้องเร่งรีบ
- นำไปสู่การแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วแต่คุณภาพต่ำ
ข้อดีของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส:
- ควบคุมการวางแผนเวลาทำงานของคุณได้เอง
- การสื่อสารที่มีคุณภาพสูง แทนที่จะเป็นการตอบสนองแบบฉับพลัน การสื่อสารจะช้าลงและบังคับให้ผู้คนมีประสิทธิภาพมากขึ้นและตัดสินใจอย่างรอบคอบมากขึ้น
- ลดความเครียด คุณสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ตามตารางเวลาของคุณ
- สภาวะเริ่มต้นคือสภาวะลื่นไหล (เนื่องจากไม่มีสิ่งรบกวน)
- มีการจัดทำเอกสารโดยอัตโนมัติหากมีการใช้เครื่องมือสื่อสารสาธารณะ (เช่น GitHub หรือระบบฟอรัมต่างๆ)
- รองรับความแตกต่างของเขตเวลา (เราสามารถตั้งค่าความหน่วงเวลาในการรอการตอบกลับได้ตามต้องการ)
เป็นไปไม่ได้ที่จะกำจัดการสื่อสารแบบเรียลไทม์ออกไปได้อย่างสมบูรณ์ Duists แนะนำให้สร้างแชทแบบเรียลไทม์ที่สำคัญ (เช่น Telegram หากเซิร์ฟเวอร์ล่ม) การประชุมแบบตัวต่อตัว และการจัดกิจกรรมนอกสถานที่ของทีม
เกิดอะไรขึ้นกับฝุ่นพวกนั้น?:
- การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส 70% ได้แก่ Twist, Github, Paper;
- การสื่อสารแบบซิงค์ข้อมูล 25% ผ่าน Zoom, Appear.in, Google Meet;
- 5% เป็นการประชุมและการสัมมนาแบบออฟไลน์
พวกเขามีข้อแนะนำอะไรบ้างสำหรับการสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส?:
- สื่อสารให้มากเกินไป เขียนรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยคาดการณ์ถึงคำถามที่อาจเกิดขึ้น
- วางแผนการสื่อสารล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น "ฉันต้องการทำงานนี้ให้เสร็จภายใน 2 วัน และจะขอบคุณมากหากคุณให้ข้อเสนอแนะ" แทนที่จะพูดว่า "ฉันคาดหวังว่าจะได้รับข้อเสนอแนะจากคุณภายในหนึ่งชั่วโมง"
- โปรดตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์เอกสารของคุณเสมอ (ดูเหมือนว่าพวกเขาจะมีปัญหาเกี่ยวกับการตั้งค่านี้ และมีคนรอมากกว่าหนึ่งวันกว่าเอกสารจะถูกแชร์)
- ก่อนการประชุม โปรดส่งเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เพื่อให้ทุกคนรับทราบ
- หลังจากเสร็จสิ้นการชุมนุม ทุกสิ่งที่ได้พูดคุยกันในการชุมนุมควรถูกบันทึกไว้ในเอกสารการชุมนุม (กลุ่ม Duists ถึงกับบันทึกการชุมนุมไว้เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าร่วมได้แม้จะไม่ได้เข้าร่วมพร้อมกันก็ตาม)
- ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด;
- ใช้เวลาที่รอคอยอย่างมีประสิทธิภาพ
คำแนะนำสำหรับการสร้างลูกค้าเป้าหมายจาก Duists:
- ส่งเสริมการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร
- ประเมินคนจากผลผลิตของพวกเขา ไม่ใช่จากทักษะทางสังคมหรือจำนวนเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับการทำงาน
- ลืมเรื่องเวลาทำงานไปได้เลย (ใครมาและไปเมื่อไหร่);
- สร้างบรรยากาศแห่งความไว้วางใจ (ตามหลักทวิภาคี ทุกคนต้องรับผิดชอบต่อคำพูดของตน และทีมควรมีความมั่นใจว่า หากคุณสัญญาว่าจะส่งโค้ดในวันพรุ่งนี้ คุณจะทำตามสัญญา)
- เพิ่มความรับผิดชอบส่วนบุคคลในระดับท้องถิ่น;
- กำหนดเวลาตอบกลับที่ยอมรับได้ Duists มีเวลา 24 ชั่วโมง;
- ให้ความสำคัญกับความโปร่งใส หมายความว่าควรมีการหารือประเด็นต่างๆ ภายในบริษัทอย่างเปิดเผยให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
- เพิ่มช่องทางการสื่อสารฉุกเฉินที่รวดเร็ว
มีสองประเด็นที่ทำให้ผมงุนงงเป็นพิเศษ:
- ในส่วนของการละเลยทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ จากประสบการณ์ของผม คนที่เกลียดชังมนุษย์มักจะเขียนโค้ดที่ไม่ดี (เพราะมันขัดกับสัญชาตญาณของพวกเขา) และผมคิดว่าการตรวจสอบโค้ดกับคนประเภทนี้จะทำให้ทีมที่ทำงานร่วมกันได้ดีที่สุดแตกแยกได้
- ในส่วนที่เกี่ยวกับสิ่งที่ Duists เรียกว่า "บรรยากาศแห่งความไว้วางใจ" (หากคุณสัญญาว่าจะส่งงานพรุ่งนี้ ทีมควรเชื่อมั่นว่าคุณจะส่งมอบโค้ดในวันพรุ่งนี้) ในความคิดของผม จุดนี้จะช่วยเสริมความวิตกกังวลที่เรากำจัดไปได้ในช่วงการเปลี่ยนผ่านไปสู่การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
โดยรวมแล้ว ฉันชอบแนวคิดที่พวกดูอิสต์เสนอมา อย่างไรก็ตาม ฉันคิดว่ามันคงเป็นการแลกเปลี่ยนเหล็กแหลมอันหนึ่งกับอีกอันหนึ่ง หมายความว่า ในขณะที่เราได้ประโยชน์จากการเบี่ยงเบนความสนใจอยู่ตลอดเวลา เราก็ยังคงมีปัญหาที่ไม่เคยหายไปอยู่ดี นั่นก็คือ กำหนดเวลาและเสียงกลองของทาสในครัว
แทนการสรุป
แนวคิดเรื่องการรีดไถทรัพยากรจากผู้คนอย่างต่อเนื่องกำลังกลายเป็นเรื่องล้าสมัยไปแล้ว ปัจจุบันบริษัทต่างๆ ต้องการให้ผู้คนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาในการบริโภคมากขึ้นเพื่อสนับสนุนเศรษฐกิจ
โปรดแบ่งปันความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้ในช่องแสดงความคิดเห็น หรือบางทีคุณอาจเคยนำสิ่งที่คล้ายคลึงกันไปใช้ในบริษัทของคุณแล้ว โปรดแชร์ลิงก์ไปยังการทดลองที่แปลกใหม่และน่าสนใจที่คล้ายกันด้วย
มาพูดคุยกันอย่างเป็นกันเองในห้องแชท Telegram กันเถอะ ที่นั่นคุณสามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ได้โดยไม่ถูกรบกวนจากสิ่งใดๆ
ที่มา: will.com
