گھریلو سروس ڈیسک کے پروڈکٹ تجزیہ کار دوبارہ رابطے میں ہیں۔ آخری بار ہمارے کلائنٹ کے بارے میں، برانٹ سروس کمپنی، جس نے اپنے کاروبار کی فعال ترقی کے دوران ہمارے پلیٹ فارم کو نافذ کیا۔
اس کے ساتھ ہی برانٹ کی جانب سے درخواستوں کی تعداد میں اضافے کے ساتھ، سروس اشیاء کی تعداد میں بھی اضافہ ہوا ہے - مقداری اور علاقائی طور پر۔ نتیجے کے طور پر، مزید سفر کی ضرورت تھیоطویل فاصلے، اور ایندھن کے اخراجات کے بجٹ میں نمایاں اضافہ ہوا ہے۔ کیسے ڈسپیچ سروس کا آٹومیشن اس کو ان اخراجات سے بچانے میں مدد ملی، میں آپ کو اس پوسٹ میں بتانا چاہتا ہوں۔
لہذا، برانٹ کافی بڑی سروس کمپنی ہے۔ یہ 1 سے زیادہ سہولیات کو برقرار رکھتا ہے - یہ دکانیں، دفاتر، سیلون، فارمیسی ہیں - اور ان میں سے ہر ایک کو وقتاً فوقتاً معمول کی مرمت، ہنگامی مرمت یا وارنٹی سروس کی ضرورت ہوتی ہے۔ اوسطاً، روزانہ 000-100 درخواستیں موصول ہوتی ہیں۔
ڈسپیچ سروس کے آٹومیشن سے پہلے یہ کیسا تھا۔
گاہک کے لیے مخصوص سہولیات کا نیٹ ورک ایک علیحدہ میں ضم منصوبے. ہر پروجیکٹ کے لیے ایک علیحدہ ڈسپیچر تفویض کیا گیا اور سروس ماہرین کا ایک عملہ تشکیل دیا گیا۔ ایک طویل عرصے تک، اس قسم کی سروس سٹرکچر کو برانٹ میں سب سے زیادہ موثر سمجھا جاتا تھا۔
ایک مخصوص پروجیکٹ کے لیے بنائی گئی ٹیم آنے والی درخواستوں کو اس فارمیٹ میں قبول کر سکتی ہے جو گاہک کے لیے آسان ہو، اور سروس کے ماہرین کو ان مخصوص سائٹوں پر درخواستوں پر عمل درآمد کی تمام تفصیلات معلوم تھیں۔ اس نے بحالی کے مسائل کو مؤثر طریقے سے حل کرنا ممکن بنایا، لیکن بہت سارے "دستی" کام کے ساتھ۔
برانٹ ڈسپیچر کو درخواست موصول ہوئی، پھر اشیاء کی فہرست چیک کی: اس ایڈریس پر کس ماہر کو تفویض کیا گیا ہے؟ کیا یہ موجودہ کام کے بوجھ کو دیکھتے ہوئے آخری تاریخ کو پورا کر سکتا ہے؟ اگر نہیں، تو پڑوسی علاقوں سے کون درخواست منتقل کر سکتا ہے؟
دستی طور پر، یہ عمل تیز نہیں ہے اور نہ ہی اسے شفاف کہا جا سکتا ہے - آپ کو اب بھی ان ہی بوجھل میزوں کا حوالہ دینا ہوگا اور ٹھیکیداروں سے چیک کرنا ہوگا کہ آیا وہ درخواست قبول کرنے کے لیے تیار ہیں۔
2019 میں، برانٹ کی سروس سہولیات کی تعداد میں تیزی سے اضافہ ہوا، اور اس نے موجودہ ڈھانچے کی ناکافی کو ظاہر کیا۔ یعنی:
- اشیاء کی علاقائی اوورلیز شروع ہو گئیں۔ ایسا ہوا کہ 2-3 سروس ماہرین مختلف صارفین کی درخواستوں کو پورا کرنے کے لیے ایک علاقائی شہر گئے۔ اسی طرح، 1-2 بھیجنے والوں نے ان ماہرین کا انتظام کیا، جو ایک شہر میں لفظی طور پر پڑوسی عمارتوں میں تھے۔
- سروس کے ماہرین کے ساتھ ساتھ انجینئرز اور ڈسپیچرز، پروجیکٹ مینیجرز اور ماہرین کے عملے کو بڑھانا ضروری تھا۔
- نتیجے کے طور پر، ایندھن اور چکنا کرنے والے سامان کی قیمتوں میں تیزی سے اضافہ ہوا ہے؛
- درخواستوں پر عمل درآمد پر فوری طور پر تجزیاتی ڈیٹا حاصل کرنا ناممکن ہو گیا ہے: اب بہت زیادہ ملازمین اور معلومات ہیں۔
ڈسپیچ سروس کے آٹومیشن کے بعد سب کچھ کیسے ہوا۔
یہ واضح ہو گیا کہ مسائل کو حل کرنے کے لیے ہمیں درج ذیل کام کرنے کی ضرورت ہے:
- تمام آنے والی ایپلی کیشنز کو ایک جگہ پر اکٹھا کریں، نہ کہ ایک ورکنگ پروجیکٹ کے فریم ورک کے اندر
- تمام موصول شدہ درخواستوں کا ایک ہی فارمیٹ میں ترجمہ کریں۔
- کسی درخواست کو پورا کرنے کے لیے ایک معیار متعارف کروائیں، قطع نظر اس کے کہ درخواست کس صارف سے موصول ہوئی ہو۔
اس سے خدمت کے ماہرین کا ایک جغرافیائی طور پر تشکیل شدہ نیٹ ورک بنانا ممکن ہو جائے گا جو کسی مخصوص صارف کی تفصیلات کے حوالے کے بغیر اپنے علاقے میں تمام درخواستوں کو پورا کرنے کے لیے تیار ہوں۔
تنظیم نو تیزی سے اور فراہم کردہ خدمات کے معیار پر سمجھوتہ کیے بغیر کی گئی۔ اس سے ایندھن اور چکنا کرنے والے سامان کے اخراجات کو کم کرنا اور انجینئرز اور ڈسپیچرز کے عملے میں اضافہ سے بچنا ممکن ہوا۔ تمام صارفین کے لیے ایک واحد ڈسپیچ سینٹر بنایا گیا تھا۔ تمام سطحوں پر ملازمین کو علاقائی بنیادوں پر تفویض کیا گیا تھا۔
ہمارے HubEx پلیٹ فارم کا انتظامی پینل ایپلی کیشنز کی خودکار تقسیم کے لیے لچکدار ترتیبات فراہم کرتا ہے۔ ایکسل فائل سے HubEx میں درآمد کی جانے والی اشیاء کی فہرست میں پہلے سے ہی ایک فیلڈ موجود ہے جس میں ذمہ دار شخص کی نشاندہی ہوتی ہے، اس لیے جب اپنے آبجیکٹ کے لیے درخواست کی جاتی ہے، تو سروس سپیشلسٹ اسے بھیجنے والے کی شرکت کے بغیر فوراً وصول کر لیتا ہے۔
بعد کی تقسیم کو سیٹنگز میں سیٹ کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر مقرر کردہ ایگزیکیوٹر کئی گھنٹوں کے اندر درخواست کو "کام کے لیے منظور شدہ" مرحلے میں منتقل نہیں کرتا ہے، تو درخواست کسی اور موزوں ایگزیکیوٹر کے ذریعے "وراثت میں ملی" ہے۔ ترتیبات آپ کو انچارج بیک اپ شخص کو منتخب کرنے کی اجازت دیتی ہیں، یا کسی خاص درخواست کے لیے مرمت کے لیے ضروری مہارت رکھتا ہے۔ یہ ایسا لگتا ہے:
GPS نیویگیشن کی بدولت، آپ ہمیشہ یہ کنٹرول کر سکتے ہیں کہ آیا کوئی ملازم واقعی سائٹ پر تھا، اور وہ ایک مقررہ وقت پر کہاں ہے۔
اور پھر - تمام کمپنی کے ملازمین کے وقت کی اصلاح، اور اہم. تمام مراحل پر کام کے عمل درآمد (یا غیر عملدرآمد) کی شفافیت میں اضافہ۔
پلیٹ فارم کا استعمال کرتے ہوئے، کام کی تکنیکی نگرانی اور سروس کے ماہر کو فوری تکنیکی مدد فراہم کرنا ممکن ہوا۔
اگر کسی ملازم کو درخواست مکمل کرتے وقت مسائل کا سامنا کرنا پڑتا ہے، تو وہ درخواست میں ہی اس کی اطلاع دیتا ہے، اور ڈسپیچر فوری طور پر انجینئر کو درخواست کے حوالے سے مواصلت سے جوڑ دیتا ہے۔ کسی بھی وقت، کسی بھی درخواست پر فیڈ بیک کسی بھی صارف کے سوال پر فوری طور پر دیا جاتا ہے۔ پراجیکٹ مینیجرز، صارف سے درخواست موصول ہونے کے باوجود، درخواست کو کھول سکتے ہیں اور کام سے متعلق تمام متعلقہ معلومات فراہم کر سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر درست ہے جب ہنگامی اور محنت طلب درخواستیں انجام دیں۔
آن لائن ڈسپیچ کے فوائد
اس طرح، ڈسپیچ سروس کے آٹومیشن نے نہ صرف ملازمین کا وقت بچایا بلکہ ایندھن کے اخراجات میں بھی نمایاں کمی کی۔ تجزیاتی نظام تمام ڈیٹا کو جمع کرتا ہے اور تمام ایپلی کیشنز کی صورتحال کی واضح تصویر فراہم کرتا ہے، اس طرح برانٹ کو اپنی خدمات کے معیار کی نگرانی کرنے اور مزید کام کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد ملتی ہے۔
ماخذ: www.habr.com