Dobrý den všem! Dnes bych se rád podělil o malý příklad automatizace procesu vytváření požadavků na ukončení pro nové zaměstnance pomocí produktů Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate a Teams. Při implementaci tohoto procesu nebudete muset kupovat samostatné uživatelské plány PowerApps a Power Automate, postačí předplatné Office365 E1/E3/E5. Na webu SharePoint vytvoříme seznamy a sloupce, PowerApps vám pomůže vytvořit formulář a Power Automate poskytne příležitosti pro přizpůsobení logiky obchodních procesů. Finální proces propojíme s týmem MS Teams. Neztrácejme čas a uvidíme, co se stane.
V první fázi vytvoříme seznamy a detaily. Potřebujeme seznamy:
- Žádosti o odchod zaměstnanců
- Divize
- HR podle oddělení
- Správci
Každý seznam bude v budoucnu hrát svou roli a uvidíme, který z nich. Vytvořte podrobnosti a nakonfigurujte navigační nabídku:
PowerApps
Nyní vytvoříme formulář pro seznam „Požadavky na odchod zaměstnance“ pomocí PowerApps. Ve finální podobě to bude vypadat takto:
V poli „Zaměstnanec“ vybíráte ze seznamu uživatelů Office 365, „Datum ukončení“ je uvedeno v kalendáři, „Divize“ je uvedeno v adresáři oddělení a „HR“ je vybráno z „HR podle oddělení“ adresář:
Je však nutné zajistit, aby seznam HR dostupných k výběru byl filtrován podle oddělení uvedeného na formuláři. K filtrování dat v PowerApps použijeme vzorec. Pro vlastnost „Items“ pole „HR“ napíšeme:
Kromě toho můžete provést malé úpravy výchozí hodnoty pro pole Stav ve formuláři. Pro vlastnost „Výchozí“ pole „Stav“ napíšeme:
Pokud se otevře formulář pro vytvoření prvku, zapíše se do pole „Stav“ hodnota „Nový“, jinak se do pole stavu na formuláři nahradí hodnota ze sloupce SharePoint pro aktuální prvek.
Jedním z problémů PowerApps je nemožnost snadného načítání dat ze skupin SharePointu. Z tohoto důvodu není možné snadno nakonfigurovat viditelnost/dostupnost polí nebo objektů ve formuláři, pokud jste se chtěli spolehnout na to, že uživatel je členem skupiny SharePoint. Ale můžete to obejít. Speciálně pro tento účel jsme předem vytvořili seznam Administrátorů:
Tento seznam obsahuje pole „Zaměstnanec“ s typem „Uživatel nebo skupina“, zobrazené pouze na formuláři, a pole „Jméno“, ve kterém je napsáno jméno vybraného zaměstnance, zobrazené pouze v zobrazení seznamu. Nyní zkusme malý trik v PowerApps. Můžete například nakonfigurovat dostupnost libovolného pole, pokud je aktuální uživatel v seznamu správců. Najděte vlastnost "Display Mode" v poli "Release Date" a napište:
Podle tohoto vzorce, pokud je v seznamu Administrátorů alespoň jeden zaměstnanec, jehož přihlašovací jméno se shoduje s přihlášením aktuálního uživatele, bude pole k dispozici pro úpravy, v opačném případě pro prohlížení. Pro větší spolehlivost redukujeme přihlašování na malá písmena, jinak se mohou stát nejrůznější případy.
Možná jste si všimli, že v záhlaví formuláře je tlačítko „Akce s aplikací“:
Toto tlačítko přejde na jinou obrazovku, kde jsou pro pohodlí shromážděny všechny možné akce v aplikaci:
Po kliknutí na každé tlačítko se otevře další okno akce, například pokud je vybrána akce „Zrušit aplikaci“, otevře se další okno s možností zadat komentář:
Po kliknutí na tlačítko „Potvrdit“ se stav aplikace změní, a to lze provést i bez spuštění toku Power Automate. Použijme funkci „Patch“ pro vlastnost tlačítka „OnSelect“:
Pomocí funkce Patch aktualizujeme položku seznamu objednávek filtrováním podle ID aktuální položky. Změníme hodnotu pole „Stav“ a přejdeme na hlavní obrazovku. U ostatních akčních tlačítek je logika podobná.
Zbývá pouze nakonfigurovat tok schvalování. Udělejme to v nejjednodušší formě.
Power Automate
Náš schvalovací proces se spustí automaticky po vytvoření tiketu. Během vyřizování se stav žádosti změní, obdrží ji vedoucí oddělení a vedoucímu bude zasláno emailové upozornění na novou žádost. Pro určení vůdce máme adresář „Divisions“:
Vytvořte tok Power Automate:
Během provádění tohoto toku obdrží vedoucí oddělení e-mailové oznámení o vytvoření nové aplikace a může kliknout na odkaz a rozhodnout se kliknutím na tlačítko:
Kliknutím na tlačítko „Souhlasím“ nebo „Odmítnout“ se také spustí postup Power Automate, který změní stav aplikace a odešle e-mailové upozornění personalistovi:
Proces je připraven.
týmy
A posledním dotekem je organizace spolupráce s tímto procesem. Chcete-li to provést, připojte proces k příkazu MS Teams:
Nyní mají všichni členové týmu MS Teams přístup k procesu odhlášení nového zaměstnance na samostatné kartě.
Samozřejmě můžete v logice toku poskytnout vícekroková schválení a navíc můžete použít komponentu Schválení k přiřazení úloh Power Automate. Můžete také přizpůsobit sestavy a generovat oznámení, která se budou odesílat chatbotovi Microsoft Teams. Ale o tom v dalších článcích. Děkuji za pozornost a přeji všem hezký den!
Zdroj: www.habr.com