Pozdrav svima, već sam nekoliko puta naišao na članke o hackathonima: zašto ljudi idu tamo, što radi, a što ne. Možda će ljudima biti zanimljivo čuti o hackathonima s druge strane: sa strane organizatora. Napominjemo da je riječ o Velikoj Britaniji, organizatori iz Rusije možda imaju malo drugačije mišljenje o ovom pitanju.
Malo pozadine: student sam 3. godine Imperial Collegea u Londonu, programer, živim ovdje već 7 godina (kvaliteta ruskog teksta je možda oštećena), osobno sam sudjelovao u 6 hackathona, uključujući i onaj koji ćemo razgovarati o sada. Svim događajima sam prisustvovao osobno, tako da ima malo subjektivnosti. Na dotičnom hackathonu bio sam 2 puta sudionik i 1 puta organizator. Zove se IC Hack, kreirali su ga studenti volonteri i potrošio je 70-80 sati mog slobodnog vremena ove godine. i nekoliko fotografija.
Hackathone obično organiziraju ili tvrtke (veličina same tvrtke ovdje nije bitna) ili sveučilišta. U prvom slučaju osjetno je manje pitanja o organizaciji. Sponzorstva osigurava sama tvrtka, obično se angažira agencija za organizaciju eventa (ponekad su i sami zaposlenici uključeni u organizaciju 100%), žiri se regrutuje od zaposlenika i često se daje tema na koju se predlaže izrada projekt. Sasvim druga stvar su sveučilišni hackathoni koji se također dijele u dvije kategorije. Prvi je od interesa za mala sveučilišta s malo iskustva u provođenju takvih događaja. Organizirani su kroz MLH (Major League Hacking), koji preuzima odgovornost za gotovo cijeli proces.
MLH je taj koji upravlja sponzorstvom, zauzima većinu mjesta u žiriju i podučava studente kako voditi hackathone u procesu. Primjeri takvih događaja uključuju HackCity, Royal Hackaway i druge. Glavna prednost je stabilnost. Svi ovako organizirani hackatoni vrlo su slični jedni drugima, odvijaju se po istom scenariju, imaju slične sponzore i ne zahtijevaju posebnu pripremu od studenata koji provode ove događaje. Nedostaci su očiti: događaji se međusobno ne razlikuju previše, čak ni do nagradnih kategorija. Drugi nedostatak je mali iznos financiranja (na službenoj stranici Royal Hackaway 2018 možete vidjeti da im zlatni sponzor donosi 1500 GBP) i vrlo oskudan izbor “swaga” (besplatnog mercha koji donose sponzorske tvrtke). Iz vlastitog iskustva mogu reći da takvi događaji nisu veliki, prijateljski nastrojeni prema početnicima i za njih se gotovo uvijek mogu nabaviti ulaznice (3 dana sam razmišljao o tome ići ili ne, ali nije prodano ni pola karata ) i vrlo često imaju slične natjecateljske timove (70-80% svih projekata vezano je za web aplikacije). Stoga, “hipsterskim” timovima nije jako teško izdvojiti se iz svoje pozadine.
PS Ulaznice su gotovo uvijek besplatne; prodaja ulaznice za hackathon smatra se lošim oblikom.
Sad kad sam ukratko govorio o alternativama, vratimo se glavnoj temi posta: hackathonima koje organiziraju nezavisni studenti entuzijasti. Za početak, tko su ti studenti i koja je točno korist od organizacije ovakvog događaja? Većina ovih ljudi i sami su česti sudionici hackathona, znaju što ide dobro, a što ne, i žele hackathon s preferencijama i idealno iskustvo za njegove sudionike. Glavna prednost ovdje je iskustvo, uključujući osobno sudjelovanje/pobjedu na drugim hackathonima. Dob i iskustvo kreću se od 1. godine prvostupnika do 3. godine doktorata. I fakulteti su različiti: ima biokemičara, ali većinom su studenti programeri. U našem slučaju službeni tim je brojao 20 ljudi, ali u stvarnosti smo imali još 20-25 volontera koji su pomagali u manjim poslovima koliko je to bilo moguće. Sada još zanimljivije pitanje: kako je moguće organizirati događaj koji se po veličini može usporediti s hackathonima koje održavaju industrijski divovi (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - ovo su neki od onih hackathona kojima sam osobno prisustvovao, i kolosalna organizacijska radilo se tamo)?
Počnimo s prvim očitim problemom: proračunom. Mali spoiler: organiziranje takvih događaja čak i na vlastitom sveučilištu (gdje je stanarina niska/bez najamnine) može lako stajati 50.000 GBP, a pronaći takav iznos je vrlo teško. Glavni izvor tog novca su sponzori. Mogu biti interni (druge sveučilišne zajednice koje se žele oglašavati i regrutirati nove članove) ili korporativni. Proces s internim sponzorima je vrlo jednostavan: poznanici, profesori i tutori koji administriraju te zajednice. Nažalost, njihov budžet je mali iu nekim slučajevima umjesto novca predstavljaju usluge (spremite grickalice u svoj ormarić, posudite 3D printer i sl.). Stoga se možemo samo nadati korporativnom sponzorstvu. Koja je korist za tvrtke? Zašto žele uložiti novac u ovaj događaj? Zapošljavanje novih perspektivnih kadrova. U našem slučaju 420 sudionika, što je rekord za UK. Od toga su 75% studenti Imperial Collegea (trenutačno sveučilište broj 8 na svjetskoj ljestvici).
Mnoge tvrtke nude ljetnu/godišnju praksu za studente i ovo je odlična prilika da pronađete ljude koji već imaju iskustva i želju za radom u ovoj industriji. Kao što je rekao naš predsjednik: zašto agencijama za zapošljavanje preplaćivati 8000 za 2-3 potencijalna kandidata kada nam možete izravno platiti 2000 za 20 novih kandidata? Cijene ovise o veličini hackathona, reputaciji organizatora i mnogim drugim čimbenicima. Naši počinju od 1000 GBP za male startupe i idu do 10.000 GBP za glavnog sponzora. Što sponzori točno dobivaju ovisi u potpunosti o tome koliko su spremni ponuditi: brončani sponzori dobit će logo na stranici, priliku da govore na otvaranju, pristup životopisima svih sudionika i mogućnost da nam pošalju svoju robu za nas podijeliti sudionicima. Svi statusi počevši od srebrnog pružaju mogućnost slanja vaših inženjera na zapošljavanje na licu mjesta, stvaranje vlastite nagradne kategorije i radionice za sudionike kao bonus na sve brončane pogodnosti. Iz osobnog iskustva mogu reći da je jedna od silver level kompanija zaposlila 3 osobe (2 za ljeto i jednu za stalno) odmah tijekom hackathona, a nisam ni brojao koliko su još mogli zaposliti nakon mailinga na kraju. Stvaranje vlastite nagradne kategorije omogućuje vam da pronađete one koji rade projekte slične proizvodima tvrtke. Ili pogledajte tko može odgovoriti na vrlo otvoreno pitanje na najkreativniji način (na primjer, Most Ethical Hack powered by Visa). Ovisi o tvrtki. Svake godine okupimo 15-20 sponzora među kojima su Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg i drugi. Radimo sa svima: od startupa do industrijskih divova, glavno pravilo je profit za naše studente. Ako moramo odbiti sponzora jer naši studenti nisu ostavili najbolje recenzije o praksi/stalnom radu u ovoj tvrtki, onda ćemo najvjerojatnije odbiti.
Kako nalazimo sponzore? Ovo je proces vrijedan kratkog članka, ali evo kratkog algoritma: pronađite regrutera na LinkedInu / pronađite osobu s kontaktom u ovoj tvrtki; dogovoriti s organizacijskim odborom koliko je tvrtka velika, na dobroj reputaciji (nastojimo ne raditi s onima koji su na lošem glasu u studentskim krugovima, bilo da se radi o odnosu prema pripravnicima ili pokušaju uštede na njihovim plaćama) i tko bit će glavna kontaktna točka. Slijedi duga rasprava o tome koliko nam ta tvrtka može ponuditi i šalje joj se komercijalni prijedlog. Imamo vrlo fleksibilan sustav sponzoriranja i stoga se pregovori mogu otegnuti jako dugo: sponzor mora razumjeti što plaća i stoga zadržavamo pravo dodati/ukloniti neke stavke iz ponude ako sponzor vjeruje da će ne donose veliku dobit poduzeću. Nakon pregovora dogovaramo iznos sa sveučilištem, potpisujemo ugovor i pozivamo ih na sastanak organizatora kako bismo razgovarali što točno žele dobiti od događaja i kako se točno žele reklamirati studentima. Postoje slučajevi u kojima su tvrtke platile manje od 3000 GBP, a nakon diplome dobile desetak potencijalnih zaposlenika za puno radno vrijeme.
Zašto nam uopće treba ovaj novac? Jeste li previše pohlepni da tražite 3000 za sponzorstvo? Zapravo, ovo je vrlo skroman iznos prema standardima događaja. Novac je potreban za veliki broj potrebnih (ručak x2, međuobroci, večera x2, pizza, doručak i piće za svih 48 sati) i manje potrebnih (vafli, bubble tea, najam konzola, trosatni najam bara) , karaoke itd.) stvari. Trudimo se da svi događaj pamte samo po dobrim stvarima, stoga svake godine kupujemo tonu ukusne hrane (Nandos, Dominos, Pret a Manger), ogromne količine grickalica i pića te dodajemo novu zabavu. Ove godine sam kuhao kokice za 500 ljudi, prošle godine sam napravio šećernu vunu. Budžet za to, imajući u vidu 420 sudionika, 50 organizatora i 60 sponzora, lako bi mogao premašiti 20.000 GBP.
A tu su i struja, osiguranje, nagrade (vrlo dobre za studentske standarde: PS4 na primjer) za sve članove tima. A ovo je maksimalno 5 ljudi u minuti. Slijedi “swag” od strane sponzora i od nas. Majice kratkih rukava, termo šalice, ruksaci i tona drugih korisnih kućanskih potrepština. S obzirom na razmjere, lako biste mogli potrošiti nekoliko tisuća više. Iako ugošćujemo IC Hack na kampusu, plaćamo najam. Manje od tvrtke treće strane, ali ipak. Plus troškovi kuhara za ručak (sveučilište zabranjuje samostalno održavanje ručka, tko zna zašto), najam projektora (jer je njegova cijena nekoliko puta veća od cijene samog hackathona) i ostali troškovi za koje mnogi ne razmišljaju oko. Većinu nagradnih kategorija smo izmislili mi, a nagrade također biramo i kupujemo (više o tome u sljedećem dijelu). Ovaj put je budžet za nagrade premašio 7000 GBP. Ne mogu reći točan iznos, ali ću reći da su ove godine troškovi lako premašili 60.000 GBP. Evo fotografija pobjednika.
Novac je prikupljen, proračun dogovoren, nagrade i hrana naručeni. Što je sljedeće? Totalni pakao i sodomija, poznata i kao postavljanje pozornice. Sva ova ljepota počinje 2 mjeseca prije hackathona. Mora se premjestiti ogromna količina namještaja, ispuniti procjene rizika, primiti teret, potpisati planovi i tako dalje. Popis je ogroman. Zato pozivamo veliki broj volontera da nam pomognu u organizaciji. A ni oni nisu uvijek dovoljni. Ali to je tema za sljedeći članak.
Ovo je prvi dio moje priče o organizaciji IC Hack. Ako bude dovoljno interesa, objavit ću još 2 dijela o glavnim problemima i kočnicama u organizaciji same stranice i popričati malo o nagradama, kategorijama i iskustvima sponzora, organizatora i sudionika (uključujući BBC javljanje uživo s mjesta događaja). Ako ste zainteresirani za više detalja o IC Hacku, pošaljite mi e-poštu [e-pošta zaštićena], ili ako ste zainteresirani za sponzoriranje najvećeg hackathona u Velikoj Britaniji, onda ste dobrodošli. Vraćam se još jednom u sjedište organizatora.
Izvor: www.habr.com