נטול דבורים. אנחנו מעבירים אנשים לעבודה מרחוק מאז 2016

היי!

אנו מקווים שאתה קורא את הפוסט הזה במהלך שעות העבודה, לאחר שכבר הועברת לעבודה מרחוק על ידי המעסיק שלך.

הצלחנו להעביר עובדים לעבודה מרחוק די מהר מסיבה אחת פשוטה - מאז 2016 יש לחברה את BeeFREE, פרויקט העבודה מרחוק האסטרטגי שלנו, המאפשר לעובד לעבוד מהבית.

מתחת לגזרה - על איך הכל עובד אצלנו, למה תוכניות לניטור שולחנות עבודה של עובדים הן זריקת ברגל, למה בכלל יישמנו את כל זה לפני 4 שנים, וגם כמה עצות למי שעבודה מרחוק זמנית התבררה להם. אירוע פתאומי למדי, כולל שלוש מלכודות נידחות.

וגם סקר קטן.

נטול דבורים

BeeFREE נבנה כפרויקט שישפיע לטובה הן על התרבות הארגונית בכללותה והן על מצבו (ומצב הרוח) של אדם. לא משנה כמה גדולה חברה, היא תמיד מורכבת מאנשים שלכל אחד מהם יש רעיונות משלו לגבי יופי וסביבה, כולל סביבת העבודה, לוח הזמנים, טמפרטורה נוחה לעבודה, (אי) קבילות של חימום דגים במטבח משותף. דברים אחרים.

יש אנשים שאוהבים לעבוד במשרד, לתקשר עם עמיתים באופן אישי ו(כן, כן) לקחת חלק בפגישות. יש אנשים שמסכימים עם אלה שעבורם שטח פתוח הוא אחד ממעגלי הגיהנום, שבהם הוא פשוט קצת יותר רועש מאשר באחרים. אחרים עדיין משוכנעים בתוקף שמכתב אחד כתוב היטב עם שאלה ברורה יכול להשיג הרבה יותר מאשר לכנס שלוש פגישות בזמנים שונים למטרה זו. ולרוב אפילו מהר יותר.

בכלל, ב-2016 הוחלט להשיק את זה כפיילוט, ואז לראות אם זה יתפוס בכלל, או שלא כדאי להגדיל. כפי שהקורא הקשוב כבר הבין, הוא השתרש די בהצלחה וממשיך לעבוד.

אז איך זה עובד ומה צריך כדי שעובד יעבור ל-BeeFREE.

1. שוחח על הכל עם הממונה הישיר שלך, אשר, בהתאם למצב, ייתן את האישור או יגיד לך מדוע זה לא אפשרי. נניח שאם אדם כבר פחות או יותר הראה שהוא מסוגל לעבוד באופן עצמאי ולפתור בעיות, אז בסדר, תן לו לנסות לעשות את זה בבית. אבל אם אדם, להיפך, הופך לדוגמא נוצצת לעובד שצריך כל הזמן לצפות בו, לתקן, לתקן משהו או להזכיר לו שאפשר (וצריך) להסתובב ברשתות חברתיות במשך שלוש שעות בזמנך הפנוי, אז זה כבר סיפור אחר..

   וכמובן, מספר תפקידים פשוט אינם כרוכים בעבודה מרחוק. יהיה קצת קשה לשלוח מתקין כבלים סיבים אופטיים לעבודה מהבית. כמובן, הוא יוכל לספק תמיכה מוסרית לעמיתיו באמצעות ועידת וידאו, אבל זה קצת שונה. או עובדי חנויות תקשורת. באופן כללי זה די ברור - מומחה שעובד היטב על מחשב נייד ומבצע את כל תפקידיו ממחשב יכול לעבוד גם מחוץ למשרד.

2. הודע לקולגות שאתה לא במשרד בימים ספציפיים. BeeFREE הוא דבר גמיש, ולדוגמה, אם במהלך שיחה עם המנהל שלך הוחלט שאתה עובד מהבית 3 ימים, ובמשרד, נניח, בימי שלישי ורביעי (או שני ושישי), אז זה יהיה טוב שהקולגות המיידיים שלך ידעו שהם כתבו לך מיד בדוא"ל או בצ'אט על זה במקום לחפש אותך בכל המשרד.
3. פעם בשבוע, תאם את המשימות הנוכחיות שלך עם המנהל שלך וקבע סדרי עדיפויות. זה נשמע כמו דבר די בנאלי, אבל זה באמת עוזר להגדיר את המבטאים ולהפיג את המתח הניהולי המוזר הזה א-לה "אז, מה בדיוק הבחור הזה עושה, באיזה שלב?" לשם כך, יש רשימת מטלות מיוחדת בחשבון האישי של העובד והמנהל, אבל, כפי שמראה בפועל, העיקר פשוט להסכים. ומי, איפה ואיך רושם משימות והתקדמות זה עניין משני. העיקר שזה צריך להיות פשוט. ולא רק מילולית.

העקרונות העיקריים - עם מרחק כזה, אנו מעריכים תוצאה, לא תהליך. בגדול, הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול לעשות במצב כזה הוא לנסות לשלוט כל הזמן בעובד, להבהיר מה הוא עושה כרגע, האם הוא עסוק בעבודה או משהו אחר. במקרים הפרועים ביותר, מעסיקים מבקשים לפעמים להתקין תוכנה מיוחדת לניטור (קרא: מעקב) על שולחן העבודה של העובד. יש דעה מוזרה שזה מניע את העובד לעשות עסקים תמיד ולא משהו שמסיח את הדעת.

למעשה, זו צריכה להיות מוטיבציה טובה מאוד ללכת לעדכן את קורות החיים ולמצוא עבודה בלי עודפים כאלה מבחינת שליטה.

בעצם, זה הכל. לאחר מכן אנו עובדים כמו קודם, תוך שימוש בדברים הבאים.

הכלים שלנו

מספר משאבים ארגוניים נגישים רק מהרשת הפנימית, ולכן בעיית הגישה אליהם נפתרת באמצעות VDI. כדי להתחיל ליהנות מהיתרונות של עבודה מרחוק, זה מה שאתה צריך.

1. אנו מגישים את הבקשות הדרושות. כנראה השלב היחיד שקשור איכשהו לבירוקרטיה ופורמליות. אבל כשאתה חברה גדולה, קשה לעשות אחרת.
2. לאחר השלמת כל הבקשות הללו, מותקן VDI במחשב הנייד של העובד (אישי או עבודה), בו אנו משתמשים אופק.
3. לאימות המשתמש נעשה שימוש בנתוני החשבון שלו + הזנת אסימון ייחודי (זו באחריות גמלטו, ניתן להתקין את האפליקציה בסמארטפון עם אנדרואיד / iOS).
4. דואר ולוח שנה ארגוניים - Microsoft Outlook.

אגב, זו כל רשימת התוכנות הנדרשות, מבחינת תקשורת והגדרת משימות השארנו הכל לראשי המחלקות ולעובדים עצמם. זה יותר נוח למישהו לתקשר ב-Slack - בבקשה. אין מספיק מדבקות כדי להביע רגשות - תמיד יש טלגרם. אף אחד לא ביטל וואטסאפ וסקייפ.

אחת לשבוע, מחלקות רבות מבצעות בדיקת סטטוס. במצב אפידמיולוגי רגיל, זה היה משא ומתן גדול עם ה-VKS, כי יש לנו עובדים מהמטה במוסקבה, ועובדים מרוחקים, וחבר'ה מהאזור, ואנשים מהאזורים, אז זה היה ב"נוכחות אישית או פורמט Bluejeans". כעת כל הפגישות והמשא ומתן מתקיימים רק מרחוק, Bluejeans או Zoom.

ועוד תוכנה שימושית לעבודה מרחוק נוחה

קורה שהעבודה של החברה שלך קשורה לספק אחד, או שאתה פשוט כבר משתמש במוצרים שלה. או להיפך, מדיניות האבטחה של החברה ממספר סיבות אוסרת על שימוש בתוכנה של חברה מסוימת, מה שאומר שיש צורך בחלופות.

שיחת ועידה בוידאו

זום (חינם עבור עד 100 משתתפים ו-40 דקות לכנס, ולאחר מכן החל מ-$15 לחודש)
ג'ינס כחול (עד 50 משתתפים החל מ-$12 לחודש, ואז יותר)
Hangouts של גוגל נפגשים (בתוך GSuite, החל מ-$5,5 לחודש למשתמש, עד 100 משתתפים, 14 ימי ניסיון חינם)
פגישות סיסקו WebEx
Microsoft Teams (בתוך Office 365)

צ'אטים ומאגרי ידע

רפוי - המוצר כמעט בן 7, ובמהלך הזמן הזה הוא רכש אוסף של אינטגרציות שימושיות (Dropbox, Asana, Google Drive וכו'). מצ'אט עבודה פשוט הפך Slack למשלב בו ניתן ליצור ערוץ לכל מחלקה בחברה, להחליף קבצים, לחבר במהירות את הבוטים הדרושים, ניטור אירועים, התראות לבודקים, באופן כללי, יש מספיק פונקציות.

רעיון - עוזר ליצור בסיסי ידע נוחים (howto, קורס לוחם צעיר להכנסת עובדים חדשים, לוחות זמנים נוחים, משימות עם סטטוסים, וכמובן, הערות).

Asana - אולי קלאסיקה של הז'אנר מבחינת קביעת משימות, מועדים, אחריות, סדרי עדיפויות ועוד. הרבה אינטגרציות שימושיות.

Trello - לאוהבי לוחות ואטלסיאן.

על אנשים

נראה שהכל פשוט, עברתם לעבודה מרחוק ולעבודה מהבית. כמובן, יש הרבה יתרונות - אתה לא מבזבז זמן על הדרך לעבודה (וגם עצבים), אתה חוסך בכרטיסי נסיעה, בנזין ושירותים אחרים. אבל יש גם מספר סכנות שמחכות לאדם שיחליט ללכת בדרך זו. המפורסם ביותר קשור לארגון עצמי לא תקין. למעשה, כל השאר נובע ממנו.

מלכודת מס' 1. תוֹצֶרֶת בַּיִת

אם אתה גר לא לבד, אלא עם בן זוג, ילדים או הורים, או, מה שיותר מסוכן, עם חתול, אז בהתחלה העבודה שלך מרחוק תיתפס על ידם בצורה מאוד חד משמעית - מגניב, אתה בבית, מה אומר שאתה יכול לבקש כל דבר. לך לחנות, תכין תה, החלף חיתול, תנזוף בחתול על מאבק לא שוויוני עם הפיקוס, נקה את הבית, החלף שוב חיתול.

באופן כללי, גם אם תחליטו בעצמכם שאתם עובדים מהבית באותה אחריות וחוסר אנוכיות, אז תצטרכו לשדר בבירור למשפחה שלכם שאתם לא רק בבית ליד המחשב, אתם עובדים.

זה עוזר לבודד את עצמך מקביעה כזו של זמן ברור שבו אי אפשר להסיח את דעתך. כדי שהמשפחה שלך תבין שמגיל 10 עד 18 (לדוגמה) אתה לא צריך להציק לך בשאלות, להסיח את דעתך או לבקש ממך לעשות משהו, מכיוון שאתה "בכל מקרה בבית".

כמובן שכאן צריך להימנע מקיצוניות, ואם פתאום נשארו לך עוד 20 דקות לסיום העבודה, והראייה ההיקפית שלך מדווחת שהילד סוף סוף יצא מהלול והלך לחקור חדר אחר לבד, אז זה עדיף לקום ולפעול. או אם אתה רוצה ללכת ולטייל חצי שעה בפארק סמוך, אתה צריך ללכת לטייל.

מלכודת מס' 2. זמן מתעתע

אולי מתחיל להראות שמאחר ואתם יושבים בבית, המחשב בהישג יד, התוכנה מוגדרת ואתם ממש תמיד במרחק קליק אחד מהעבודה, עכשיו בהחלט יהיה לכם זמן להכל ותוכלו להירגע ולעשות הכל פי שלושה לאט יותר.

אף פעם בכלל. וזה למה.

סביר להניח שיהיו עוד משימות. עם רמה גבוהה של הסתברות, מהירות העבודה הכוללת והרגילה של המחלקה שלך תרד מעט. כי עבודה כחלק מצוות מרוחק שנה ברציפות ועבודה מרחוק במשך שבועיים הם שני דברים שונים מאוד. החיים הכינו כמה אנשים לזה במשך 20 או 30 השנים האחרונות. אבל עבור חלקם, הרפיה פתאומית כזו לא תשפיע בצורה טובה במיוחד על הפרודוקטיביות.

גם אם אתה, כן, אתה מחליף מהר מאוד, באחריות ותמיד בקשר, מסיים את המשימות שלך כפול מהר יותר, תמיד יהיה מי שיאט את העבודה שלך. או שמישהו ביצע תיקונים, או שהאורות כבו, או ששכן עם מקדחה פטיש הבין שהגיע הזמן. ועכשיו כל ועידת וידאו היא מפגש קולקטיבי של פילנתרופיה.

באופן כללי, איננו ממליצים לכם לדחוף את עצמכם למסגרת מאוד קפדנית ולהגיב מיידית לכל הודעה נכנסת, אך קחו בחשבון שהשלב הראשון של העברת צוות שחדש בזה למקום מרוחק יהיה קשור ל- האטה קלה.

מלכודת מס' 3. חוסר שליטה

כפי שכתבנו למעלה, הדבר הגרוע ביותר שמעסיק יכול לעשות הוא להפעיל את השוער ולנסות להיות מודע לכל צעד שלך: באיזה שלב המשימה, למה לא כולם נכללו בעותק של המכתב, כמה זמן השקעת היום במחשב, איזה מותג של מקדחה יש לך שכן, למה יש לך טפט מוזר כזה על שולחן העבודה שלך וכן הלאה.

העיקר כאן הוא לא להתחיל לחשוב שמכיוון שאתה מחוץ למשרד, אז לאף אחד לא אכפת פתאום איפה אתה ומה אתה עושה. שכל המשימות שלך הוצבו בסוג של תיקייה ללא מועדים לניהול, ובכלל שאין צורך לבצע אותן.

השליטה החשובה ביותר לעובד מרחוק היא שליטה עצמית. אף אחד לא יודע יותר טוב ממך באיזו שעה אתה עובד הכי טוב. אולי במקרה שלך זה מגניב יותר ושימושי יותר לשכוח לגמרי מהעבודה ולצפות בתוכניות טלוויזיה לפני 15.00, ומ-16.00 עד חצות הפרודוקטיביות שלך היא מעבר לשבח, ותעשה כמה שיותר ביום שאוהד משרד יכול לעשות בשלושה. מערכת המשרדים עם שטחים פתוחים והתעלמות ממקצבים של אנשים לא מסוגלת להבין זאת.

עבודה מרחוק היא גם הזדמנות למעסיק להסיק עד כמה אתה עובד כשאתה יושב בבית, וגם הזדמנות בשבילך להוכיח במעשיך שאנשים באמת יכולים לעשות דברים מגניבים לא רק מגיל 10 עד 18, ואם אתה לא לא עשית שום דבר לפני הצהריים, זה רק אומר שלא עשית שום דבר לפני הצהריים.

ועוד דבר אחד

במהלך השנים, אנו ב-Beeline בדקנו היטב את BeeFREE, אספנו הרבה משוב הן מהעובדים והן מהמנהלים שלהם, הסקנו מסקנות, ביצענו כמה תיקונים וממשיכים להשתמש בגישה באופן פעיל כעת.

כעת אנו עוזרים באופן פעיל לחברות אחרות להפעיל את BeeFREE. גם מנקודת מבט של חומרה ותוכנה, וגם ייעוץ. לדוגמה, אנו נעזור לך לפרוס במהירות VDI עבור משימות מכל פרופיל, בין אם החבר'ה שלך עובדים עם משימות יומיומיות או שזה יהיה דוגמנות תלת מימד מרחוק. יש לנו פתרונות לשיחות ועידה אודיו ווידאו, אתה יכול לקרוא עוד על BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service בדף זה. בנוסף, חברות עשויות למצוא את שלנו סמינר מקוון, הירשם עבורו מראש אתה יכול לעשות את זה כאן.

והנה סמינר מקוון מפורט על ארגון עבודה מרחוק מאולגה פילאטובה (סגנית נשיא בכיר למשאבי אנוש, פיתוח ארגוני ותמיכה) ואלינה דרגון, (מנהלת פיתוח ארגוני של Beeline, אוצרת פרויקט BeeFREE).

רק משתמשים רשומים יכולים להשתתף בסקר. להתחברבבקשה.

וסקר קצר לחברות בנושא עבודה מרחוק (ניתן לבחור מספר אפשרויות תשובה)

• 11,3%העברתי את העובדים שלי לעבודה מרחוק, הטיסה תקינה, לאחר שהמצב יתנורמל אעזוב את מי שרוצה לעבוד מרחוק6

• 7,6%העביר עובדים לעבודה מרחוק, הופעות מעורבות4

• 1,9%העברתי את העובדים שלי לעבודה מרחוק, לא אהבתי את זה, ואז אחזיר את כולם לשטח פתוח1

• 69,8%אני מאמין שעבודה מרחוק היא העתיד, אנשים יכולים לעבוד כרגיל בבית, ולא בשטחים פתוחים37

• 20,8%אני לא מאמין בעבודה מרחוק כצורת העסקה במשרה מלאה; ללא שליטה, כולם במשרד עובדים יותר גרוע11

53 משתמשים הצביעו. 29 משתמשים נמנעו.

מקור: www.habr.com