מותג רועש או שם של דובר בעל מעמד בכיר ממלאים את אולמות הכנסים. אנשים פונים ל"כוכבים" כדי להיות במגמה וללמוד על טעויותיהם וניצחונותיהם. אבל בסוף הנאום, המשתתפים נותנים לדוברים כאלה ציונים רחוקים מהגבוהים ביותר.
VisualMethod, סטודיו ליצירת מצגות ואינפוגרפיקות, שאל יזמים ועובדי חברות מה הכי מאכזב אותם במצגות בכנסים. התברר שכאשר דוברים מנוסים מתעלמים משקופיות ארגוניות ועוברים ישר לתיאור תהליך או מקרה, האמון אובד. חלק מהנשאלים אף כינו התנהגות כזו של הדוברים יהירה ("לא הציג את עצמו כלל") וחסרת תשומת לב ("דבר אחד בנושא, אבל דבר אחר במילים"). אנו מספרים לכם בפירוט אילו שקופיות חשוב לזכור.
למה זה חשוב
גם אם הצגתם 1000 פעמים, 5 השקופיות האלה הן חובה במצגת שלכם:
- נושא הנאום
- מציג את עצמך
- מבנה הנאום
- סֵדֶר הַיוֹם
- סיכום המצגת ואנשי קשר
אם המצגת שלכם כוללת קטע שאלות ותשובות, צרו שקופית נפרדת עבורה כדי למקד את קהל היעד שלכם או השתמשו בשקופית סיכום מצגת.
ככל שהדוברים צוברים ניסיון בדיבור, הם מתמקדים יותר במהות המצגת, מתוך אמונה שהקהל דואג רק לתוצאות ולחוויה האישית של הדובר. כמובן שזה חיוני, אבל בלי קשר למעמדכם ולתוצאות עבודתכם, חשוב שהקהל יקבל חיזוק לחשיבות של מה שקורה ותחושת מעורבות. שקופיות ארגוניות עוזרות להתחבר לגל שלכם, לשקוע בנושא ולהבין מדוע המצגת שלכם צריכה להשפיע על חייהם המקצועיים של המאזינים. גם אם הנאום שלכם הוא מונולוג, מידע ארגוני יוצר את אפקט האינטראקציה בין הדובר לקהל באולם.
להתמכר לנושא
כל מצגת מתחילה בעמוד שער. בדרך כלל, היא מכילה משהו כללי, אם כי בתחילה השקופית הראשונה נוצרה כדי להסביר את הרלוונטיות של הנושא לקהל. מדוע זה קורה? לקוחותינו, שלעתים קרובות מציגים, מודים שהם מקבלים את הנושא מהמארגן, או שאם הם מנסחים אותו בעצמם, זה קורה מספר חודשים לפני האירוע, ובחוסר זמן, מופיעה סקיצה של הנושא. עם הזמן, היא מופיעה על כל הפוסטרים, הבאנרים והדיוור, וכשמדובר בהכנה, נראה שמאוחר מדי לשנות משהו. VisualMethod מציעה תמיד לנסח את הנושא עם אינדיקציה לתועלת שלו לקהל. גם אם היא שונה במקצת מהנושא שהוכרז. בדרך זו תוכלו ללכוד את תשומת ליבם של האנשים מהשניות הראשונות.
השתמשו בלשון פעילה כדי לנסח את הנושא והיו ספציפיים ככל האפשר. לדוגמה, הניסוח "פיתוח הצעה מסחרית" נשמע חלש יותר מ"3 תבניות הצעות מסחריות שיעזרו לכם למכור שירותי ייעוץ".
מצאו עניין משותף עם המאזין. דובר טוב ישאל את המארגנים לפני המצגת מי יהיה בחדר ומהן תוצאות הסקר בנושאים הרלוונטיים לקהל. שיחה זו אורכת חמש דקות, אך היא עוזרת לחסוך זמן בהכנה, כי תדעו בדיוק למה אנשים מצפים ותבחרו מידע מעניין עבורם. אם אתם נותנים רק מצגת אחת במהלך השנה, תוכלו לחבר את הנושא שלכם לתחומי העניין של הקהל במשפט אחד בלבד.
גם כאשר אין מידע לגבי מי יהיה בקהל, מספיק לשאול 2-3 שאלות הבהרה לגבי עיסוקם של המאזינים לפני תחילת הנאום ולבחור טיעון מדוע המידע שלכם יהיה שימושי עבורם.
תמכו במומחיות שלכם
לאחר שניסחתם את הנושא, לאנשים עולה השאלה הבאה: למה דווקא אתה יכול להיות מומחה ולמה יש לסמוך עליך? תגובה זו מתרחשת באופן אוטומטי, וללא קבלת תשובה, המאזין יכול להקשיב לכל דבר בעניין, אך יהיו לו ספקות שבמקרה הספציפי הזה המידע אמין ומה ששמע שווה ליישם בפועל. לכן אנו ממליצים שגם דוברים "כוכבים" יסבירו מדוע יש להם את הזכות להשמיע מידע כזה או אחר. כיצד לעשות זאת באופן טבעי, מבלי להציג את ה"אני"?
חלק מהפורמטים של אירועים דורשים שהדובר יוצג על ידי המארגן. במקרה זה, חשוב לתת למציג את המידע הנכון ולקשר אותו לנושא המצגת שלכם. לדוגמה, יעצנו לאחד מלקוחותינו בכנס ליזמים לדבר לא רק על עבודתו האחרונה בחברה הגדולה ביותר במדינה מבחינת מספר עובדים, אלא גם על ניסיונו הקודם במשרד קטן. לאחר המצגת, הדובר קיבל הערה שהוא מבין את הבעיות של עסקים קטנים, למרות שבעבר, בקטגוריית "שאלות ותשובות" נשאלה לעתים קרובות השאלה "אוקיי, המתודולוגיה הזו עובדת בעסקים גדולים, אבל מה לגבי קטנים?". כאשר אתם מבינים בבירור מי קהל היעד שלכם, תוכלו לבחור דוגמאות מהפעילויות שלכם שיתאימו לתחומי העניין של המאזינים.
אם אתם מציגים את עצמכם, הקדישו לכך שקופית נפרדת. בדרך זו, תוכלו רק להביע את הקשר בין החוויה שלכם לנושא, ואנשים יקראו את העובדות האחרות בעצמם - ואתם לא תיראו כאילו אתם מתפארים. יש דבר כזה "משולש האמון". כדי לזכות באמון, עליכם לחבר בין שלושה היבטים: החוויה שלכם, הנושא ותחומי העניין של הקהל.
הדרך הראשונה לעשות זאת כרוכה בשימוש בסטריאוטיפ. זה נראה כך:
שמי _______, אני _______ (שם תפקיד): סטריאוטיפ _______________. אם אתה מנהל מסחרי, ההקדמה שלך עשויה להיראות כך:
שמי פטר ברודסקי (שם), אני מנהל מסחרי טיפוסי (שם תפקיד) שמאשר מספר הצעות מסחריות בחודש ומקבל משוב מלקוחות (סטריאוטיפ). בדרך זו, אתה מאשר שיש לך את הזכות לדבר על ניסוח הצעות מסחריות ולהבין מה עושים האנשים בחדר אם אתה מדבר עם אנשים בעלי אותו שם תפקיד.
האפשרות השנייה היא ניסיון קודם. אם הייתם מדברים עם מפתחים שיוצרים, נניח, שירותים לאוטומציה של הפצת הצעות מסחריות, הייתם יכולים לומר את הדברים הבאים:
שמי פטר ברודסקי (שם), ואני מבלה 30% מזמני בכל יום בצוות הפיתוח, כי אני מאמין שהעתיד טמון באוטומציה של תהליכים. אם יש לכם ניסיון בפיתוח, אז אני יכול לומר זאת בצורה חיה עוד יותר: אני מפתח ותמיד הייתי כזה. קוד זורם לי בדם. אבל במקרה הצלחתי לבנות אלגוריתם לעבודה עם הצעות מסחריות ולהגדיל את המכירות ב-999%, ועכשיו אני עובד כמנהל בלוקים. זה גם טוב, כי אני רואה את שני הצדדים של התהליך.
אם אין לכם ניסיון רלוונטי, תוכלו לעבור לשפת הרגשות ולומר מדוע הנושא חשוב לכם. זה יישמע בערך כך: אני עצמי קונה כל יום ואני מוכן לבכות מאושר כשהמוכר שומע מה אני צריך, ולא מנסה למכור לפי תבנית. אבל זו המהות של תבנית של חברה טובה: ללמד את העובדים להשתמש ביתרונות האנושיות והטכנולוגיה של הבנת הלקוח.
לגבי השקופית המתארת את החוויה, ניתן להוסיף בה את המידע הבא:
- תפקיד ושמות של חברות בהן עבדת
- השכלתך או קורסים מיוחדים הקשורים לנושא
- תארים, פרסים והסמכות
- תוצאות כמותיות. לדוגמה, כמה הצעות מסחריות הגשת בחייך.
- לפעמים ראוי להזכיר לקוחות או פרויקטים גדולים.
העיקר: זכרו בזמן שהקהל לא הגיע להקשיב לסיפור חייכם. לכן, מטרת המצגת היא רק להצדיק מדוע חשוב שאנשים ישמעו את דבריכם בנושא זה.
התעניינו בתוכן
כעת, לאחר שהסברתם מדוע הנושא והמומחיות שלכם שווים הקשבה, הקהל רוצה לדעת כיצד תעבירו את הידע, מה יהיה התהליך. ציון תוכן המצגת בשקופית וקביעת סדר היום של הפגישה חשובים כדי למנוע אכזבה לאחר המצגת. כאשר אינכם מתריעים על מבנה המצגת, אנשים בעצמם יוצרים ציפיות והן לעיתים רחוקות תואמות את המציאות. מכאן מגיעות הערות כמו "דיברתי על הדבר הלא נכון" או "חשבתי שזה יהיה טוב יותר". עזרו לקהל שלכם עם הרצונות והציפיות שלו - קבעו את הכללים וספרו להם למה לצפות.
דרך טובה לדבר על סדר היום מבלי לקרוא לשקופית "סדר יום". במקום זאת, ניתן ליצור ציר זמן או אינפוגרפיקה. ציינו כמה זמן ייקח כל חלק: תיאורטי, מעשי, מקרה, שאלות ותשובות, הפסקות, אם ניתנו. אם אתם מתכוונים לשלוח את המצגת, עדיף שהתוכן יהיה בצורת תפריט עם קישורים - בדרך זו תדאגו לקורא ותחסכו את זמנו בדפדוף בין שקופיות.
VisualMethod ממליצה לא רק לציין את תוכן הנאום, אלא לעשות זאת למען התועלת עבור המאזינים. לדוגמה, בשקופית יש נקודה "כיצד לציין גבולות תקציב בהצעה מסחרית". כשאתם מבטאים נקודה זו, הבטיחו: "אחרי הנאום שלי, תדעו כיצד לציין גבולות תקציב בהצעה מסחרית". ודאו שאנשים ימצאו את דבריכם מועילים לעצמם.
כפי שמציין אלכסנדר מיטה בספרו "קולנוע בין גיהנום לגן עדן", 20 הדקות הראשונות של סרט מעוררות עניין בנרטיב כולו. אנשי מקצוע מכנים זאת "אירוע מסית". גישה דומה נמצאת בקלאסיקות תיאטרון. שקופיות הפתיחה שלך הן ההקדמה ויוצרות עניין בנרטיב כולו.
לְסַכֵּם
זכרו את הסיכום בסוף סרט או מחזה: הרגע שבו הקהל מואר ומקבל ידע אוניברסלי. רגע זה במצגת שלכם יהיה שקופית סיכום עם מסקנה קצרה. זה יכול להיות סיכום אחד שנכתב באותיות גדולות אם אתם מדברים על תגלית חדשה באמת, או 3 כללים עיקריים או מסקנות לסיכום המצגת כולה.
למה לסכם בשקופית נפרדת? ראשית, אתם עוזרים להגיע למסקנה ברורה ונכונה המבוססת על תוצאות הנאום שלכם. שנית, אתם מכינים את הקהל לסוף המצגת ונותנים להם את ההזדמנות להכין שאלות.
שלישית, אתם יכולים להוסיף ערך למצגת שלכם. לשם כך, עליכם להתמקד בעובדה שבזכות המצגת שלכם, הקהל למד, הבין והבין משהו. באופן כללי, צרו אפקט של ערך מוסף. לדוגמה, אתם מפרטים את שמותיהם של שלוש תבניות עליהן בנויה הצעה מסחרית, ואומרים: היום למדתם את שלושת המודלים הללו, ובאמצעותם תוכלו להראות ללקוחות שלכם בצורה ברורה יותר את היתרונות של עבודה אתכם ולהאיץ את המכירות.
השקופית האחרונה צריכה להיות קצרה וסופית באמת. אל תיכנסו לנושא עוד יותר אחריה, גם אם זכרתם כמה פרטים. נצלו את הרגע הזה כדי לבסס את מעמדכם כמומחים ולגבש מסקנה סופית. מה שאתם יכולים לעבור אליו בנקודה האחרונה הזו הוא בלוק שאלות ותשובות, אם כי ברוב המקרים עדיף להקדים אותו קצת ולסיים את המצגת לפי ההנחיות שאתם צריכים.
תעזרו לי ליצור אתכם קשר
לכל מצגת יש מטרה. כאשר דובר עולה לבמה, הוא מוכר מוצר, חברה, את המומחיות שלו או פעולה כלשהי לקהל. כיום, נדיר לראות מכירה ישירה באמצעות מצגת, אולי למעט בתוכניות פירמידה מקוונות המוכרות מוצרי קוסמטיקה או כדורי קסם. ברוב המקרים, הדובר אוסף את אנשי הקשר של הקהל. זה לא אומר שהוא מסתובב בחדר עם שאלון, אלא הוא אומר היכן להמשיך את השיחה.
אם אינך מוכן לספק פרטים ישירים ליצירת קשר, ציין את כתובת הדוא"ל של החברה בשקופית הסיום. לדוגמה, אנו משתמשים בכתובת הכללית hello@visualmethod.ru, או אפילו טוב יותר, ספק קישור לרשת חברתית שבה תוכל לתקשר עם הקהל או היכן מופיעים חומרים שימושיים בנושא שלך.
אם אתם יועצים עצמאיים, תוכלו גם לספק כתובת כללית ואישית, או דף מדיה חברתית שדרכו ניתן ליצור אתכם קשר.
כדי להפעיל את הקהל שלכם, בצעו "קריאה לפעולה". בקשו משוב על המצגת שלכם, שתפו קישורים בנושא, או הציעו כיצד ניתן לשפר את המצגת שלכם. כפי שמראה התרגול של VisualMethod, כ-10% מהמאזינים תמיד מגיבים ופעילים מספיק כדי להשאיר תגובה, וכ-30% מוכנים להירשם לחדשות של הקבוצה שלכם.
נ.ב.
על פי המסורת ה"עתיקה", היה צריך להיות אזכור של המשפט "תודה על תשומת הלב!". אמירת "להתראות" היא תמיד קשה ואתם רוצים למלא את ההפסקה המביכה בשקופית בהכרת תודה כזו, אך אנו ממליצים לכם לעצור בשקופית עם אנשי הקשר. "שקופית התודה" נותנת איתות לקהל שהקשר שלכם הסתיים, והמטרה של כל עסק היא להרחיב ולשמור כל הזמן על קשר עם קהל היעד שלו. אנשי הקשר שלכם יתמודדו עם משימה זו טוב יותר.
מקור: www.habr.com
