Додека коронавирусот ја зафаќа планетата, тоалетот води на берзата и цели земји се ставени во карантин, се повеќе компании се принудени да ги префрлаат вработените на работа од далечина. Ние во RUVDS не бевме исклучок и решивме да го споделиме со Habr нашето искуство во организирањето на далечинскиот работен тек низ целата компанија. Вреди да се спомене веднаш дека статијата нема да содржи совети од капетанот како „ако сте дома, облечете ги панталоните“, само сурова реалност и упатства за акција.
За да избегнеме неподнослива болка како резултат на префрлање на вработените на работа од далечина, го поделивме целиот процес во мали фази.
Фаза 1: Поделете ја компанијата во групи/насоки
Бидејќи имаме мала компанија (до 20 луѓе), ни е полесно во овој поглед, бидејќи нема голем број одделенија, одделенија и помали единици на разделување луѓе. Вкупно, RUVDS може да разликува 5 условни групи/насоки:
- Техничка поддршка;
- Системски администратори;
- Програмери;
- Финансиска услуга (сметководство, плаќања и проток на документи);
- Услуга за управување и маркетинг.
Во нашиот случај, поделбата е условена, бидејќи структурно различни групи на луѓе, како во нашиот менаџмент и маркетинг, имаат потреба од слични права за пристап. Сочувствуваме со оние кои немаат 5, туку многу повеќе групи, од кои секоја бара свое ниво на пристап.
Фаза 2: Одредете ги работните потреби на групите/насоките и поставете пристап
- За да ја задржат својата ефикасност, на момците од техничката поддршка - која ја имаме деноноќно - им треба пристап до нашиот внатрешен систем за билети (OTRS) и способност навремено да одговорат на клиентите, што значи дека треба да препраќаат повици од работа до мобилните броеви на вработените. . На добар начин, локацијата на TP воопшто не е важна, се додека поддршката е компетентна и брза.
За да можете да се поврзете со системот за билети од каде било, тој е заснован на еден од виртуелните сервери и дупликат во друг центар за податоци, нема ништо во канцеларијата. Ако еден сервер падне, вториот се крева во рок од една минута, работниците дури и не забележуваат дека се случила замена. - Системските администратори работат директно со сервери кои не се поврзани со канцеларијата, така што за нив најбезболен е преминот кон работа од дома. Покрај тоа, сите наши сервери се опремени со посебен интерфејс за управување, многу пофункционален од класичниот KVM. Нашиот интерфејс им овозможува на администраторите да работат со серверот дури и од Антарктикот (ова беше искуството ).
- Програмерите отсекогаш можеле да работат од далечина и нивното префрлање на работа од дома воопшто нема да влијае на продуктивноста.
- Плаќањата, сметководството и протокот на документи се можеби најзбунувачки во однос на нивното пренесување од далечина, но и овде има голем број решенија за кои користиме сопствени виртуелни сервери.
Така, плаќањата за кои е потребна проверка од поединци се проверуваат на сервисните виртуелни машини лоцирани во два наши центри за податоци. Плаќањата добиени од правни лица кои бараат поврзување со клиентска банка се собираат и повторно се обработуваат на виртуелна машина лоцирана во еден од центрите за податоци. Проверките се обработуваат онлајн и не зависат од нашата канцеларија, па дури и од центарот за податоци, а враќањата се вршат рачно и повторно на еден од виртуелните сервери.Сметководствените бази на податоци се наоѓаат на сервер во нашиот центар за податоци во Королев на територијата на композитната одбранбена постројка - во поранешен засолниште за бомби - и заради сигурност се дуплираат во центарот за податоци М9 (објект од стратешко значење за цела Русија ). Во одредено време, се случува копирање, што овозможува, во случај на губење на еден од серверите, брзо да се продолжи со работата на одделот за сметководство со минимални трошоци.
- Ние, исто така, го автоматизиравме протокот на документи - во Личната сметка, клиентот може сам да ги преземе изјавите за договор и помирување со печати, ова обично е доволно за поединци. Но, повеќето од нашите клиенти се правни лица на кои им требаат оригинални документи. Во овој случај, одделот за сметководство печати се што ви треба дома и го испраќа по пошта или курир насекаде. Целата дојдовна кореспонденција се собира од обезбедувањето и се испраќа по курирска служба за потпис до одделот за сметководство, а потоа документите се враќаат назад во канцеларијата на испраќачот. Па, едно лице од раководството доаѓа во канцеларија неколку пати неделно, за секој случај. Сепак, каде што се вклучени хартиени документи, посетата на канцеларијата е апсолутно невозможна.
- Најлесен начин да се работи на далечина е за одделенијата за управување и маркетинг кои работат од лаптопи, каде што само треба да извадите сертификат за да пристапите до ресурсите на компанијата и ќе завршите.
Фаза 3: Осигурете се од ризици, информации и железо
Една од главните потешкотии при работа на далечина е истекувањето на податоци, поради што станува болка за многу безбедносни професионалци. Ги применуваме истите правила од далечина како и во канцеларијата - пристапот до чувствителните ресурси се обезбедува преку двофакторна автентикација со помош на сертификат и најава/лозинка. На овој начин можете веднаш да одбиете пристап до одреден вработен со одземање на неговиот сертификат.
Како што велат, подобро е да се биде безбеден отколку да се извинуваме, затоа ги искористивме таквите тешки времиња како причина за непланиран тест за јачина на „хардверот“ на инфраструктурата. Три услуги се одговорни за неговата достапност во DC: дежурни инженери кои се на нивните работни места деноноќно, техничка поддршка и системски администратори.
Сите клучни јазли на нашите центри за податоци се резервирани според шемата N+1 во согласност со стандардите не пониски од Tier III, вклучувајќи ја телекомуникациската опрема и напојувањето. Иако мора да се случи нешто посериозно од општ карантин за да се ограничи снабдувањето со електрична енергија, сепак спроведовме вежби за префрлување на струја во центрите за податоци на дизел генератори. Договорите за снабдување со гориво за нив ќе му овозможат на водечкиот центар за податоци RUCLOUD да работи автономно при долгорочно исклучување од електричната мрежа. Во исто време, извршивме ревизија на сите комплети за поправка, во случај на проблеми со испораката на нови компоненти.
Бидејќи пандемијата на коронавирус веќе е препознаена како виша сила, што овозможува неисполнување на обврските, проверивме која од договорните страни може да го искористи ова и да пропадне во тежок момент.
Врз основа на искуството на Кина и Италија, можеме да кажеме дека дури и раширеното ширење на болеста не влијае директно на интернет провајдерите, особено затоа што секој центар за податоци има најмалку 2 независни комуникациски канали кои се дуплираат еден со друг.
Фаза 4: Пропишете ги правилата за работа од далечина
Правилата му дозволуваат на тимот да не се опушти и да се префрли на работа од далечина без да го изгуби квалитетот на работата. Направивме мала листа за себе:
- Усогласеност со работното време, дури и земајќи го предвид фактот дека работата е фокусирана на резултатот, а не на процесот. Ова е особено важно за техничката поддршка, која мора да биде достапна деноноќно. Работното време е константа во која секој може да комуницира меѓу себе.
- Определете го главното место на комуникација (тимски разговор) за сите важни прашања. Традиционално, ова е работа Slack. За оние кои сакаат Slack, но не сакаат да донираат за него, обидете се со отворен код Mattermost.
- Користете видео повици за сложени задачи и дискусии (Зум нема конкуренција). Сè што е договорено за време на видеоповикот треба да биде снимено и објавено во општиот тимски разговор или во нишката за разговор чии членови се занимаваат со деталите на вашиот повик. Оваа фиксација му овозможува на целиот тим да биде во едно информативно поле.
- Во услови на долгорочна работа на далечина, неопходно е да се одржуваат редовни тимски и видео состаноци еден на еден. На пример, двапати неделно, со преглед на статусот на вашите задачи. Ова е повторно неопходно за да има разбирање кој што прави.
Списокот е колку што е можно обединет, но можете да го земете како основа и да направите прилагодувања и дополнувања врз основа на спецификите на вашата работа.
Како заклучок, би сакал да забележам дека трендот за работа на далечина не е стагнација, туку еволуција во која преживуваат само оние кои активно се прилагодуваат на промените во животната средина. Затоа, оние кои ќе научат да работат без постојана канцелариска контрола, ќе се фокусираат на резултатот, а не на потрошеното време, само ќе имаат корист од моменталната ситуација.
Кои чекори се преземаат за да се префрлите на работа на далечина во вашиот тим или компанија? Можеби имаме што да научиме еден од друг.
Извор: www.habr.com
