Një gabim i zakonshëm i biznesmenëve fillestarë është se ata nuk i kushtojnë vëmendje të mjaftueshme mbledhjes dhe analizimit të të dhënave, optimizimit të proceseve të punës dhe monitorimit të treguesve kryesorë. Kjo rezulton në ulje të produktivitetit dhe humbje jo optimale të kohës dhe burimeve. Kur proceset janë të këqija, ju duhet të korrigjoni të njëjtat gabime disa herë. Me rritjen e numrit të klientëve, shërbimi përkeqësohet dhe pa analiza të të dhënave nuk ka kuptim të qartë se çfarë duhet përmirësuar. Si rezultat, vendimet merren sipas dëshirës.
Për të qenë konkurrues, biznesi modern, përveç produkteve dhe shërbimeve cilësore, duhet të ketë procese transparente dhe të mbledhë të dhëna analitike. Pa këtë, është e vështirë të kuptosh gjendjen reale të punëve në biznes dhe të marrësh vendimet e duhura. Prandaj, është e rëndësishme të keni në arsenalin tuaj mjetet e nevojshme që jo vetëm janë të përshtatshme për t'u përdorur, por gjithashtu ju lejojnë të thjeshtoni punën tuaj dhe të krijoni proceset më transparente të mundshme.
Sot ka një numër të madh mjetesh dhe zgjidhjesh. Por shumica e sipërmarrësve nuk i përdorin ato sepse ose nuk e shohin vlerën në to, ose nuk e kuptojnë se si t'i përdorin ato, ose janë të shtrenjta, ose të komplikuara, ose 100500 më shumë. Por ata që e kanë kuptuar, gjetur ose krijuar mjete të tilla për veten e tyre tashmë kanë një avantazh në planin afatmesëm.
Për më shumë se 10 vjet, unë kam krijuar produkte dhe zgjidhje IT që ndihmojnë bizneset të rrisin fitimet përmes automatizimit dhe transformimit dixhital të proceseve. Unë kam ndihmuar në gjetjen e dhjetëra startup-eve dhe kam krijuar dhjetëra mjete online që përdoren nga qindra mijëra njerëz në mbarë botën.
Këtu është një nga shembujt e mirë në praktikën time që tregon përfitimet e transformimit dixhital. Për një firmë të vogël ligjore amerikane, ekipi im dhe unë krijuam një mjet për gjenerimin e dokumenteve ligjore, i cili lejoi avokatët të gjeneronin dokumente më shpejt. Dhe më vonë, pasi zgjeruam funksionalitetin e këtij mjeti, krijuam një shërbim në internet dhe transformuam plotësisht kompaninë. Tani ata u shërbejnë klientëve jo vetëm në qytetin e tyre, por në të gjithë vendin. Gjatë tre viteve, kapitalizimi i kompanisë është rritur disa herë.
Në këtë artikull do të ndaj me ju përvojën reale të krijimit të një sistemi transparent për monitorimin e treguesve kryesorë të biznesit. Do të përpiqem të fut vlerën e përdorimit të zgjidhjeve dixhitale, do të tregoj se nuk është e vështirë dhe jo gjithmonë e shtrenjtë. Pra, le të shkojmë!
Si filloi të gjitha
Nëse dëshironi të keni diçka që nuk e keni pasur kurrë, do të duhet të bëni diçka që nuk e keni bërë kurrë.
Coco Chanel
Gruaja ime ishte e lodhur nga pushimi i lehonisë dhe vendosëm të hapnim një biznes të vogël - një sallë lojërash për fëmijë. Meqenëse unë kam biznesin tim, gruaja ime kujdeset tërësisht për dhomën e lojës dhe unë ndihmoj me çështje strategjike dhe zhvillim.
Detajet e hapjes së një biznesi janë një histori krejtësisht tjetër, por në fazën e mbledhjes së të dhënave dhe analizimit të konkurrentëve, përveçse theksuam problemet specifike të këtij biznesi, ne i kushtuam vëmendje problemeve të proceseve të brendshme me të cilat shumica e konkurrentëve nuk u përballën. .
Për habinë time, në shekullin e XNUMX-të pothuajse askush nuk mbante CRM në asnjë formë; shumë mbanin shënime me shkrim, në fletore. Në të njëjtën kohë, vetë pronarët u ankuan se punonjësit vjedhin, bëjnë gabime gjatë llogaritjes dhe duhet të shpenzojnë shumë kohë duke rillogaritur dhe kontrolluar me shënimet në librin e kontabilitetit, të dhënat për rezervimet dhe depozitat humbasin, klientët largohen për arsye të panjohura. ato.
Duke analizuar të dhënat e mbledhura, kuptuam se nuk duam të përsërisim gabimet e tyre dhe kemi nevojë për një sistem transparent që do t'i reduktojë këto rreziqe në minimum. Fillimisht, filluam të kërkonim zgjidhje të gatshme, por nuk gjetëm zgjidhje që plotësonin plotësisht kërkesat tona. Dhe më pas vendosa të bëj sistemin tim, megjithëse jo ideal, por funksional dhe i lirë (pothuajse falas).
Kur zgjedh një mjet, kam marrë parasysh kriteret e mëposhtme: duhet të jetë i lirë, duhet të jetë fleksibël dhe i arritshëm dhe duhet të jetë i lehtë për t'u përdorur. Unë mund të shkruaja një sistem të plotë, të fuqishëm dhe të shtrenjtë për këtë biznes, por ne kishim pak kohë dhe një buxhet të vogël, plus nuk e kuptonim plotësisht nëse projekti ynë do të funksiononte dhe do të ishte e paarsyeshme të shpenzonim shumë burime këtë sistem. Prandaj, në momentin e testimit të hipotezës, vendosa të filloj me MVP (Minimum Viable Product - Minimum Viable Product) dhe të bëj një version pune në kohën më të shkurtër të mundshme me investim minimal dhe me kalimin e kohës, ta përfundoj ose ta ribëj.
Si rezultat, zgjedhja ime ra në shërbimet e Google (Drive, Sheets, Calendar). Burimi kryesor i informacionit hyrës/dalës është Google Sheets, meqenëse gruaja ime ka përvojë në punën me fletëllogaritëse, ajo mund të bëjë ndryshime vetë nëse është e nevojshme. Mora gjithashtu parasysh faktin se mjeti do të përdoret gjithashtu nga punonjës që mund të mos jenë shumë të mirë në përdorimin e një kompjuteri dhe t'u mësosh atyre se si të futin të dhënat në një tabelë do të jetë shumë më e lehtë sesa t'u mësosh atyre se si të punojnë me disa të specializuar. program si 1C.
Të dhënat e futura në tabela ndryshojnë në kohë reale, domethënë, në çdo kohë mund të shihni situatën e punëve të kompanisë, siguria është e integruar, mund të kufizoni aksesin për persona të caktuar.
Zhvillimi i arkitekturës dhe strukturës së të dhënave
Salla e lojërave për fëmijë ofron disa shërbime bazë.
- Vizitë standarde - kur një klient blen kohën e kaluar në dhomën e lojërave të fëmijëve të tij.
- Vizitë e mbikëqyrur — kur një klient blen kohën e kaluar në dhomën e lojërave të fëmijëve të tij dhe paguan ekstra për mbikëqyrjen. Kjo do të thotë, klienti mund ta lërë fëmijën dhe të shkojë në biznesin e tij, dhe punonjësi i dhomës do të shikojë dhe të luajë me fëmijën gjatë mungesës së prindit.
- Hape ditëlindjen — klienti merr me qira një tavolinë të veçantë për ushqimin dhe për të ulur mysafirët dhe paguan për një vizitë standarde në dhomën e lojës, ndërsa dhoma funksionon si zakonisht.
- Mbyllur ditëlindjen — klienti jep me qira të gjithë ambientin; gjatë periudhës së qirasë dhoma nuk pranon klientë të tjerë.
Është e rëndësishme që pronari të dijë se sa njerëz kanë vizituar dhomën, çfarë moshe kanë qenë, sa kohë kanë shpenzuar, sa para kanë fituar, sa shpenzime ka pasur (shpesh ndodh që administratori duhet të blejë diçka ose të paguajë për diçka, për shembull, dërgesa ose uji), Sa ditëlindje kishte?
Si çdo projekt IT, fillova duke menduar për arkitekturën e sistemit të ardhshëm dhe duke punuar në strukturën e të dhënave. Duke qenë se gruaja është në krye të biznesit, ajo di gjithçka që duhet të shohë, të kontrollojë dhe të sundojë, ndaj ka vepruar si kliente. Së bashku zhvilluam një stuhi idesh dhe hartuam kërkesat për sistemin, në bazë të të cilave mendova për funksionalitetin e sistemit dhe krijuam strukturën e mëposhtme të skedarëve dhe dosjeve në Google Drive:
Dokumenti "Përmbledhje" përmban informacione të përgjithshme për kompaninë: të ardhurat, shpenzimet, analitikën
Dokumenti i Shpenzimeve përmban informacion mbi shpenzimet mujore të kompanisë. Për transparencë më të madhe, të ndara në kategori: shpenzime zyra, taksa, shpenzime personeli, shpenzime reklamash, shpenzime të tjera.
Shpenzimet mujore
Tabela përmbledhëse e shpenzimeve për vitin
Dosja e të ardhurave përmban 12 skedarë Google Sheets, një për çdo muaj. Këto janë dokumentet kryesore të punës që punonjësit plotësojnë çdo ditë. Ato përmbajnë një skedë dhe skeda të detyrueshme të panelit për çdo ditë pune. Skeda e pultit shfaq të gjithë informacionin e nevojshëm për muajin aktual për një kuptim të shpejtë të punëve, dhe gjithashtu ju lejon të vendosni çmimet dhe të shtoni shërbime.
Skeda e panelit
Skeda ditore
Në procesin e zhvillimit të biznesit filluan të shfaqen nevoja shtesë në formën e zbritjeve, abonimeve, shërbimeve shtesë dhe ngjarjeve. Ne gjithashtu i zbatuam të gjitha këto me kalimin e kohës, por ky shembull tregon versionin bazë të sistemit.
Krijimi i funksionalitetit
Pasi kuptova treguesit kryesorë, përpunova arkitekturën dhe shkëmbimin e të dhënave midis subjekteve, fillova zbatimin. Gjëja e parë që bëra ishte krijimi i një dokumenti Google Sheet në dosjen time të të ardhurave. Krijova dy skeda në të: pultin dhe ditën e parë të muajit, në të cilat shtova tabelën e mëposhtme.
Fleta kryesore e punës
Kjo është fleta kryesore e punës me të cilën do të punojë Administratori. Ai vetëm duhet të plotësojë fushat e kërkuara (të shënuara me të kuqe), dhe sistemi automatikisht do të llogarisë të gjithë treguesit e nevojshëm.
Për të reduktuar gabimet e hyrjes dhe komoditetin, fusha "Lloji i vizitës" u zbatua si një listë rënëse e shërbimeve të ofruara, të cilat mund t'i modifikojmë në faqen e panelit të kontrollit. Për ta bërë këtë, ne shtojmë verifikimin e të dhënave në këto qeliza dhe tregojmë gamën nga e cila do të merren të dhënat.
Për të reduktuar gabimin njerëzor në llogaritjet, shtova një llogaritje automatike të orëve që klienti kaloi në dhomë dhe shumën e parave që duhej.
Për ta bërë këtë, Administratori duhet thjesht të shënojë kohën e mbërritjes së klientit (kolona E) dhe kohën e nisjes (kolona F) në formatin HH: MM. Për të llogaritur kohën totale që kalon një klient në dhomën e lojës, unë përdor këtë formulë:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Për të llogaritur automatikisht shumën e parave për përdorimin e shërbimeve, duhej të përdornim një formulë më komplekse, pasi çmimi i një ore mund të ndryshojë në varësi të llojit të shërbimit. Prandaj, më duhej të lidhja të dhënat me tabelën e shërbimeve në faqen e panelit të kontrollit duke përdorur funksionin QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Përveç veprimeve kryesore, shtova funksione shtesë për të eliminuar gabimet e padëshiruara IFERROR ose ISBLANK, si dhe funksionin ROUNDDOWN - për të mos u mërzitur me gjërat e vogla, e rrumbullakova shumën përfundimtare poshtë, drejt klientit.
Përveç të ardhurave kryesore (koha e marrjes me qira), në sallën e lojërave për fëmijë ka të ardhura shtesë në formën e shërbimeve ose shitjes së lodrave, dhe punonjësit bëjnë disa shpenzime të vogla, për shembull, paguajnë ujin e pijshëm ose blejnë karamele për komplimente, e gjithë kjo gjithashtu duhet të merret parasysh.
Prandaj, shtova dy tabela të tjera në të cilat do të regjistrojmë këto të dhëna:
Për ta bërë më të lehtë punën me shenjat, i ngjyrosa dhe shtova formatimin e kushtëzuar në qeliza.
Tabelat kryesore janë gati, tani ju duhet të vendosni treguesit kryesorë në një tabelë të veçantë në mënyrë që të shihni qartë se sa keni fituar në një ditë dhe sa nga këto para janë në arkë dhe sa janë në kartë.
Për të mbledhur paratë sipas llojit të pagesës, përdora përsëri funksionin QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Në fund të ditës së punës, administratori duhet vetëm të kontrollojë dy herë të ardhurat dhe të mos bëjë rillogaritje manuale. Ne nuk e detyrojmë një person të bëjë punë shtesë, dhe pronari mund të shikojë dhe kontrollojë situatën në çdo kohë.
Të gjitha tabelat e nevojshme janë gati, tani thjesht do ta dublikojmë skedën për çdo ditë, do ta numërojmë dhe do të marrim sa vijon.
E shkëlqyeshme! Pothuajse gjithçka është gati, gjithçka që mbetet është të shfaqni të gjithë treguesit kryesorë për muajin në skedën e pultit.
Për të marrë të ardhurat totale për muajin, mund të shkruani formulën e mëposhtme
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1ku D1 është qeliza me të ardhura ditore, dhe '1', '2' e kështu me radhë janë emri i skedës. Pikërisht në të njëjtën mënyrë marr të dhëna për të ardhurat dhe shpenzimet shtesë.
Për qartësi, vendosa të shfaq rentabilitetin total sipas kategorive. Për ta bërë këtë, më duhej të bëja një përzgjedhje dhe grupim kompleks nga të gjitha skedat, dhe më pas të filtroja dhe të hiqja linjat boshe dhe të panevojshme.
Rentabiliteti sipas kategorive
Mjeti kryesor i kontabilitetit të të ardhurave është gati, tani ne thjesht do të dublikojmë skedarin për çdo muaj të vitit.
Pasi krijova një mjet për llogaritjen dhe monitorimin e të ardhurave, vendosa të krijoj një tabelë shpenzimesh në të cilën do të marrim parasysh të gjitha shpenzimet mujore: qiranë, listën e pagave, taksat, blerjen e mallrave dhe shpenzime të tjera.
Në dosjen e vitit aktual, krijova një dokument Google Sheet dhe shtova 13 skeda, një panel dhe dymbëdhjetë muaj në të.
Skeda e panelit
Për qartësi, në skedën e pultit kam përmbledhur të gjithë informacionin e nevojshëm për shpenzimet financiare për vitin.
Dhe në çdo skedë mujore kam krijuar një tabelë në të cilën do të mbajmë gjurmët e të gjitha shpenzimeve të parave të kompanisë sipas kategorive.
Skeda e muajit
Doli të ishte shumë i përshtatshëm, tani mund të shihni dhe kontrolloni të gjitha shpenzimet e kompanisë, dhe nëse është e nevojshme, shikoni historinë dhe madje bëni analitikë.
Meqenëse informacioni mbi të ardhurat dhe shpenzimet gjendet në skedarë të ndryshëm dhe nuk është shumë i përshtatshëm për t'u monitoruar, vendosa të krijoj një skedar në të cilin kam përpiluar të gjithë informacionin përkatës të nevojshëm që pronari të kontrollojë dhe menaxhojë kompaninë. Unë e quajta këtë skedar "Përmbledhje".
Tabela strumbullar
Në këtë skedar kam krijuar një tabelë që merr të dhëna mujore nga tabelat, për këtë kam përdorur funksionin standard:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")ku kaloj ID-në e dokumentit si argument të parë, dhe intervalin e importuar si parametër të dytë.
Pastaj përpilova bilancin vjetor: sa u fitua, sa u shpenzua, cili ishte fitimi, përfitimi. Vizualizoi të dhënat e nevojshme.
Dhe për lehtësi, në mënyrë që pronari i biznesit të mund të shohë të gjitha të dhënat në një vend dhe të mos kalojë nëpër skedarë, unë integrova mundësinë për të zgjedhur çdo muaj të vitit dhe për të shfaqur treguesit kryesorë në kohë reale.
Për ta bërë këtë, kam krijuar një lidhje midis muajit dhe ID-së së dokumentit
Pastaj krijova një listë rënëse duke përdorur "Data -> Vleresimi i të dhënave", specifikova gamën e lidhjes dhe konfigurova importin me një lidhje dinamike në dokument.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Përfundim
Siç mund ta shihni, përmirësimi i proceseve në biznesin tuaj nuk është aq i vështirë sa mund të duket dhe nuk keni nevojë të keni ndonjë super aftësi për ta bërë këtë. Sigurisht, ky sistem ka shumë mangësi dhe ndërsa biznesi rritet do të jetë e pamundur ta përdorësh atë, por për një biznes të vogël ose në fillim kur teston një hipotezë, kjo është një zgjidhje e shkëlqyer.
Kjo sallë lojërash po punon për këtë zgjidhje për të tretin vit, dhe vetëm këtë vit, kur tashmë i kuptojmë qartë të gjitha proceset, njohim klientin tonë dhe tregun. Ne vendosëm të krijojmë një mjet të plotë të menaxhimit të biznesit në internet.
PS
Përdorimi i Google Sheets për të monitoruar biznesin tuaj nuk është shumë i përshtatshëm, veçanërisht nga telefoni juaj. Kështu bëra , i cili shfaq të gjithë treguesit kryesorë të biznesit në kohë reale në një format të përshtatshëm
Burimi: www.habr.com